Nach getaner Arbeit sind sie das täglich Brot eines jeden Unternehmers: Rechnungen. Doch besonders zu Beginn der Selbstständigkeit bestehen oft große Unsicherheiten bzgl. der rechtlichen Bestandteile einer Rechnung. Diese Angaben muss eine rechtskonforme Rechnung enthalten:
Das muss immer auf einer Rechnung stehen
Wenn Sie als Unternehmer eine Leistung für ein Unternehmen erbringen, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine korrekte Rechnung ausstellen. Bei einem Verstoß ist eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro fällig. Darüber hinaus sollten Sie jede erhaltene Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Enthält sie Fehler, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Diese Angaben dürfen auf keiner Rechnung fehlen:
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Sowohl der Name als auch die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens müssen auf der Rechnung angegeben sein.
Leistungsdatum
Bei diesem Datum handelt es sich um den Zeitpunkt, an dem die Leistung erbracht wurde. Die Angabe des Monats genügt.
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Außer bei Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttoentgelt von weniger als 250 Euro muss auch die Anschrift des Rechnungsempfängers auf der Rechnung stehen. Diese ist nicht zwangsläufig mit der Lieferadresse identisch. Falls beispielsweise ein Dritter die Lieferung in Empfang nimmt, muss auf dem Lieferschein eine andere Adresse stehen als auf der Rechnung.
Individuelle Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss eine Nummer haben, die sie eindeutig identifiziert. Bei der Vergabe der Nummer hat der Rechnungssteller einen gewissen Spielraum. Die Nummern müssen nämlich nicht lückenlos vergeben werden, sodass die Verwendung eigener Nummernkreise beispielsweise für bestimmte zeitliche oder räumliche Einheiten (etwa Lieferbezirke oder Monate) möglich ist. Dennoch darf jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Es müssen nicht beide Nummern auf der Rechnung stehen. Sicherer ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie ändert sich normalerweise nie und gilt auch bei Rechnungen an Kunden im EU-Ausland.
Beschreibung der Leistung
Aus der Leistungsbeschreibung muss eindeutig hervorgehen, um welche Leistung es sich handelt. Im Zweifel sollten Sie die Leistung lieber etwas zu genau beschreiben. Vor allem bei Dienstleistungen kann das Finanzamt Einwände erheben, wenn aus der Beschreibung nicht eindeutig hervorgeht, welche Leistung konkret erbracht wurde.
Ausstellungsdatum
Das ist das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Es ist nicht immer identisch mit dem Leistungsdatum. Unabhängig davon, ob die Rechnung am Leistungsdatum ausgestellt wurde oder nicht, müssen Sie beide Daten gesondert angeben.
Entgelt und Steuersatz
Es genügt nicht, einfach eine Bruttosumme anzuführen. Sie müssen Steuersatz, Steuerbetrag sowie Netto- und Bruttosumme separat auflisten – und zwar für jeden einzelnen Rechnungsposten. Falls Sie vorab eine Minderung des Entgelts vereinbart haben, beispielsweise ein Skonto oder einen Rabatt, muss dies ebenfalls auf der Rechnung vermerkt werden.
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