Für Rechnungsbeträge bis 250 € gelten in Deutschland geringere Anforderungen als für „normale“ Rechnungen. Die sogenannten Kleinbetragsrechnungen dienen dazu, die Rechnungserstellung bei geringen Rechnungsbeträgen zu vereinfachen. Welche Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen bestehen und was diese von normalen Rechnungen unterscheidet, erfahren Sie im RECHNUNG.de Ratgeber.
Welche Rechnungen sind Kleinbetragsrechnungen?
Häufig wird der Begriff „Kleinbetragsrechnung“ mit dem Begriff „Kleinunternehmer“ in Verbindung gebracht. Dabei haben diese absolut nichts miteinander zu tun. Kleinbetragsrechnungen können sowohl von Regelunternehmern als auch von Kleinunternehmern für alle Rechnungsbeträge bis 250 € ausgestellt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Leistung an eine Privatperson (B2C) oder an ein anderes Unternehmen (B2B) handelt.
Mehrere Rechnungen über dieselbe Dienstleistung dürfen allerdings nicht mit den vereinfachten Anforderungen der Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden, wenn diese zusammen einen Betrag von 250 € überschreiten.
Was müssen Kleinbetragsrechnungen beinhalten?
Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 € müssen grundsätzlich nur fünf Angaben beinhalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der geleisteten Dienstleistung
- Bruttopreis
- Anzuwendender Steuersatz oder der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung
Wichtig ist, dass auch Kleinbetragsrechnungen den genauen Mehrwertsteuersatz aufführen. Ein einfacher Hinweis, dass Mehrwertsteuer berechnet wurde, ist nicht ausreichend. Werden mehrere Mehrwertsteuersätze fällig, müssen Rechnungen zudem die Bruttoendsummen pro Mehrwertsteuersatz aufführen. In einer solchen Situation muss die Rechnung auch über eine Bruttogesamtsumme verfügen.
Eine Pflicht zur vereinfachten Rechnungsstellung besteht allerdings nicht. Ein Unternehmen kann also grundsätzlich auch bei Beträgen unter 250 € Rechnungen mit vollständigen Rechnungsangaben erstellen. Sind diese Angaben allerdings fehlerhaft, gefährdet dies den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.
Kleinbetragsrechnungen können nur bei inländischen Geschäften zum Einsatz kommen. Bei grenzüberschreitenden Leistungen und Lieferungen innerhalb der EU oder in Drittländern gelten andere Rechnungsanforderungen.
Was darf weggelassen werden?
Ein großer Teil der in § 14 Absatz 4 UStG festgelegten Anforderungen an „normale“ Rechnungen trifft auf Rechnungen bis 250 € nicht zu. Folgende Angaben können guten Gewissens ausbleiben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Leistungs- und Lieferzeitraum
- Nettoentgelt und separate Berechnung der anfallenden Steuer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
Was müssen Rechnungsempfänger beachten?
Kleinbetragsrechnungen bieten sowohl dem Lieferanten als auch dem Rechnungsempfänger eine Erleichterung. Allerdings können im Alltag Situationen entstehen, in denen man bei betrieblichen Einkäufen nach einer „normalen“ Rechnung fragen muss. Das kann zum Beispiel bei größeren Anschaffungen im Baumarkt oder beim Tanken mehrerer Dienstfahrzeuge der Fall sein. Viele Kassierer wissen nicht, dass nur Rechnungen bis 250 € vereinfachte Angaben beinhalten dürfen und stellen daher lediglich einen einfachen Kassenbeleg aus. In solchen Situationen müssen betriebliche Einkäufer daher auf eine vollständige, formale Rechnung bestehen, um von ihrem Vorsteuerabzug Gebrauch machen zu können.
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn eine Kleinbetragsrechnung mit zusätzlichen Angaben, wie dem Namen und der Anschrift des Käufers, versehen wird. Wenn versehentlich ein falscher Name oder eine fehlerhafte Anschrift aufgeführt wird, kann dies ein Grund für das Finanzamt sein, den Vorsteuerabzug zu verweigern. Die Belege von betrieblichen Einkäufen sollten daher grundsätzlich und unabhängig von der Rechnungssumme auf ihre Richtigkeit geprüft werden.
Kleinbetragsrechnungen unterliegen, genau wie normale Rechnungen, der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Gerade bei gedruckten Belegen ist daher eine Digitalisierung ratsam. Bei digitalen Rechnungen müssen zudem die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) beachtet werden.
Wann sollten Unternehmer Kleinbetragsrechnungen erstellen?
Ob Unternehmer von den vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen Gebrauch machen sollten, hängt von der Zeitersparnis ab, die sie dadurch erhalten. Da in vielen Branchen regelmäßig höhere Rechnungen ausgestellt werden, liegen den meisten Unternehmen korrekte Rechnungsvorlagen vor. In der Regel macht es dann nicht mehr Arbeit, diese Vorlagen vollständig auszufüllen.
In Offline-Geschäften können die vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen allerdings sehr praktisch sein. Dadurch genügen auch Geschäftskunden bis zu einer Rechnungssumme von 250 € in der Regel einfache Kassenzettel, um ihre Vorsteuer geltend zu machen.
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