Wann verjährt eine Rechnung?

Wer regelmäßig für andere Leistungen erbringt, schreibt dafür Rechnungen und erwartet deren Begleichung. Nicht aus dem Blick geraten dürfen dabei die Regelungen zu den Verjährungsfristen. Bleibt eine Rechnung zu lange offen, verfällt die Forderung irgendwann. In diesem Ratgeber erfahren Sie, bis wann die Rechnungen noch zu bezahlen sind und was Sie bezüglich der Verjährungsfristen beachten sollten.
Taschenrechner und Dokumente

Inhaltsübersicht

Wann verjährt eine Rechnung?

Eine Leistung zu erbringen, reicht alleine nicht aus, wenn Sie dafür auch eine Bezahlung erhalten wollen. Sie müssen eine Rechnung schreiben und dann beachten, dass diese irgendwann verjährt. Wichtige gesetzliche Änderungen haben sich in diesem Bereich letztmals mit der Schuldrechtsreform von 2002 ergeben. Seitdem gilt eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, bis dahin waren es noch 30 Jahre.

Selbstständige und Unternehmer müssen die Verjährungsfrist daher immer im Blick haben und ihre Rechnungen im Idealfall erstellen, bevor der kritische Stichtag erreicht ist. Da die Verjährungsfrist immer am Ende eines Jahres endet, müssen Sie also vor dem 31.12. prüfen, ob Sie noch offene Rechnungen von vor drei Jahren haben und ob Sie überhaupt eine Rechnung geschrieben haben.

Ausschlaggebend ist hierbei immer das Datum der Rechnungsstellung und nicht, wann diese Rechnung zugegangen ist. Allerdings ist das Schreiben der Rechnung alleine nicht ausreichend. Es ist auch sicherzustellen, dass dabei tatsächlich eine Forderung entsteht. Wichtig ist weiterhin, dass keine formalen oder inhaltlichen Fehler vorliegen. Es ist also ratsam, die Rechnung genau zu prüfen, bevor diese an den Schuldner geht.

Rechnung mit dem Handy erstellen

Wie sehen die rechtlichen Regelungen im Einzelnen aus?

In § 194 ff. BGB finden Sie die relevanten rechtlichen Bestimmungen für die Verjährung von Zahlungsansprüchen. So ist zum Beispiel im § 195 BGB eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren festgelegt. Bei Rechten an einem Grundstück beträgt die Verjährungsfrist zehn Jahre (§ 196 BGB) und es ist für verschiedene weitere Fälle mit dem § 197 BGB auch noch eine dreißigjährige Verjährungsfrist vorgesehen wie zum Beispiel bei bestimmten Schadenersatzansprüchen.

Im § 199 Absatz 1 BGB ist geregelt, wann die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt. Das ist jeweils am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Der Stichtag ist damit also der 31. Dezember. Bei allen anderen Verjährungsfristen, die nicht regelmäßig sind, beginnt die Frist mit der Entstehung des jeweiligen Anspruchs (§ 200 BGB).

Mit § 199 Abs. 1 Nr. 2 BGB besteht die weitere Anforderung, dass der Gläubiger von den Anspruch begründenden Umständen zumindest theoretisch auch wissen muss. Es ist also nicht unbedingt notwendig, dass der Inhaber der Forderung tatsächlich davon Kenntnis hat. Es genügt, dass er zumindest Kenntnis davon hätte haben müssen.

Was kann ich gegen die Verjährung tun?

Nach § 214 BGB Abs. 1 hat der Schuldner das Recht, die Leistung zu verweigern, wenn die Verjährung eingetreten ist. Sie haben als Gläubiger also ein Interesse daran, es nicht dazu kommen zu lassen.

Wenn Sie gegen die Verjährung Ihrer Rechnungen vorgehen möchten, können Sie diese verlängern. Dazu ist es erforderlich, dass Sie Mahnungen schreiben, falls Ihre Schuldner die Rechnungen nicht von sich aus begleichen. In diesem Zusammenhang gilt es jedoch einiges zu beachten. Denn die Mahnung an sich hat erst einmal keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist und deren Dauer.

Erst bei einer Klage oder der Einleitung eines Mahnverfahrens oder aber bei schriftlicher Anerkennung der Schuld durch den Schuldner ist es möglich, die Verjährungsfrist zu stoppen. Ein einfacher Mahnbescheid hingegen kann die Verjährung nur bis zu maximal sechs Monate hemmen (§ 203 ff. BGB).

Zahlt der Kunde einen Teil der offenen Forderung, beginnt die Verjährungsfrist wieder neu zu laufen. Diese gilt dann für den verbliebenen Rest des Rechnungsbetrags. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass die Fristen insgesamt länger als drei Jahre laufen.

Hinweis: Eine Zahlungsverpflichtung erlischt nicht automatisch, nur weil die Verjährungsfrist verstrichen ist. Der Schuldner muss dazu auch eine einseitige Erklärung abgeben, dass er von seinem Recht auf Einrede der Verjährung Gebrauch machen möchte, wie es in § 214 Abs. 1 BGB festgelegt ist.

Wie kann ich einer Verjährung vorbeugen?

Für Unternehmer ist es sinnvoll, mit dem sich nähernden Stichtag des 31. Dezembers ihre Unterlagen durchzugehen und zu prüfen, ob noch offene Rechnungen vorliegen. In diesem Fall sollten Sie entsprechende Mahnungen schreiben. Weiterhin sollten Sie vor diesem Stichtag Rechnungen erstellen, wenn das für erbrachte Leistungen bisher noch nicht erfolgt ist. Vergessen Sie das und schreiben Sie eine Rechnung für eine Leistung aus dem Jahr 2022 beispielsweise erst am 1. Januar 2023, verlängert sich die Verjährungsfrist damit praktisch gesehen fast auf vier Jahre.

Mit der Zustellung eines Mahnbescheids besteht die Möglichkeit der Hemmung einer Verjährung bis zu sechs Monate. Es ist wichtig, binnen dieser Frist den Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Die verjährungshemmende Wirkung des Mahnbescheids entfällt sonst nämlich.

Den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids können Sie online stellen. Es erfolgt eine automatische Ermittlung des zuständigen Gerichts. Dieses schickt dann den Mahnbescheid an den Schuldner raus. Hier gelangen Sie zu diesem Verfahren für den Online-Mahnantrag. In Deutschland kommt nur noch dieses zentrale und automatisierte Mahnverfahren zum Einsatz. Es ist mit wenig Aufwand verbunden und es ist nicht erforderlich, den Anspruch zu begründen.

Ablauf der Prüfung auf Verjährung

Es stellt sich im konkreten Fall die Frage, ob die Verjährung eingetreten ist und welche Fristen dafür gelten. Um das feststellen zu können, empfiehlt sich die Einhaltung eines bestimmten Prüfungsablaufs. Den haben wir hier für Sie kurz skizziert:

  • Schritt 1 – Prüfung auf Sonderverjährungsfristen: Neben der regelmäßigen Verjährungsfrist sind weitere Fristen, etwa für Ansprüche auf dingliche Rechtsänderungen an Grundstücken, zu berücksichtigen. In einem ersten Schritt sollten Sie prüfen, ob eine solche Sonderverjährungsfrist vorliegt.
  • Schritt 2 – Prüfung auf Ablaufhemmung: Hemmungen liegen zum Beispiel durch Verhandlungen (§ 203 BGB), die Rechtsverfolgung (§ 204 BGB) oder höhere Gewalt (§ 206 BGB) vor.
  • Schritt 3 – Prüfung auf Neubeginn der Verjährung: Ein solcher Neubeginn erfolgt jeweils nach einer Unterbrechung der Verjährungsfrist, etwa durch eine gerichtliche oder behördliche Vollstreckungshandlung oder dadurch, dass der Schuldner zum Beispiel durch eine Zinszahlung den Anspruch anerkennt.
  • Schritt 4 – Prüfung auf Sonderregelung: Liegt keine Sonderregelung vor, gilt die dreijährige regelmäßige Verjährungsfrist des § 195 BGB.
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