Handelsrechnung

Was ist die Handelsrechnung?

Mit der Handelsrechnung erfolgt der Nachweis des Handelskaufs von Waren und sonstigen Gütern. Bei einem Kaufvertrag handelt es sich immer dann um einen solchen Handelskauf, wenn dieser für wenigstens eine der beteiligten Parteien ein Handelsgeschäft darstellt. In den §§ 373–382 HGB ist genau geregelt, wann ein solches Handelsgeschäft vorliegt.

Die englische Bezeichnung für die Handelsrechnung lautet commercial invoice. Die Ausstellung erfolgt immer durch den Verkäufer. Er macht hierin alle wesentlichen Angaben zum Beispiel zur Bezeichnung der Waren, deren Menge oder Kaufpreis. Weitere Angaben können die Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten betreffen. Wer sich die Erstellung der Handelsrechnung erleichtern möchte, kann dafür auf verschiedene Muster zurückgreifen.

Wo kommt die Handelsrechnung zum Einsatz?

Die Handelsrechnung ist erforderlich, wenn eine Lieferung an einen Nicht-EU-Staat gewünscht ist. Bei Lieferungen innerhalb der EU ist die Handelsrechnung als Dokument nicht gefordert, was den Handel deutlich vereinfacht. Ihre Bedeutung hat diese Rechnung damit für internationale Verkaufstransaktionen, die nicht innerhalb einer Freihandelszone, einer Zollunion oder einer Wirtschaftsunion stattfinden.

Der Handelsrechnung kommt ihre Bedeutung zu für die Zolleinfuhr und die dort erforderlichen Überprüfungen sowie für die Vertragsabwicklung bzw. bei Lieferungen an den Außengrenzen. Nützlich ist diese Rechnung auch dann, wenn es bei der Abwicklung der Transaktion zu Schwierigkeiten kommen sollte. In diesem Dokument sind viele Angaben enthalten, die bei der Klärung von Konflikten hilfreich sein können.

Vereinfacht gesagt, kommt die Handelsrechnung immer dann zum Einsatz, wenn Ihr Unternehmen in ein Land außerhalb der EU versenden möchte. Zudem ist eine Mindestgrenze für den Warenwert zu berücksichtigen. Diese liegt bei 330 Euro. Das bedeutet auch, dass eine Ware überhaupt einen Wert haben muss, damit die Handelsrechnung relevant ist.

Was muss bei der Handelsrechnung enthalten sein?

Zur Handelsrechnung gehören eine Reihe von Pflichtangaben. Wir haben diese in einer Liste für Sie zusammengefasst, die Sie in der Praxis als eine Art Checkliste zur Überprüfung der Angaben in Ihrer eigenen Handelsrechnung verwenden können. Die Eintragungen haben wir zum Zwecke der einfacheren Auffindbarkeit alphabetisch geordnet:

• EORI-Nummer
• Handelsregisternummer
• Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (falls notwendig)
• Kennzeichnung “Handelsrechnung” oder “invoice”
• Lieferdatum oder Leistungsdatum
• Name und Adresse des Kunden (vollständig)
• Name und Adresse des liefernden Unternehmens (vollständig)
• Entgelt nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Warenbeschreibung (-auflistung) mit handelsüblicher Kennzeichnung und Angabe der Menge
• Zolltarifnummer

Tatsächlich reichen auch diese umfangreichen Angaben nicht in jedem Fall aus. Zusätzliche Angaben wie zum Beispiel eine Eides- und Schwurklausel können erforderlich sein. Das hängt vom Bestimmungsland ab. Möglich ist auch, dass Sie Herstellererklärungen hinzufügen müssen. Weiterhin verlangen einige Staaten bei der Einfuhr eine Legalisierung der Handelsabrechnung. Diese Anforderungen sind so spezifisch, dass Sie sich dazu von der zuständigen Industrie- und Handelskammer beraten lassen sollten.

Was ist die Zolltarifnummer?

Die Zolltarifnummer dient als zentrales Ordnungsmerkmal im internationalen Handel. Viele andere Bezeichnungen sind ebenfalls gebräuchlich. So spricht zum Beispiel das Statistische Bundesamt von einer Warennummer. Weitere Bezeichnungen lauten Codenummer, Nomenklaturnummer oder HS-Position. International sind weitere Bezeichnungen zu finden wie zum Beispiel Product Code oder Customs Tariff Code. In allen diesen Fällen handelt es sich immer um die gleiche Zolltarifnummer.

Für die Erfassung von Waren im Zolltarif benötigen die Unternehmen in der Praxis zwei verschieden lange Zolltarifnummern, was davon abhängt, ob es sich um eine Einfuhr oder eine Ausfuhr handelt:

• Ausfuhranmeldung: 8-stellige Nummer
• Einfuhranmeldung: 11-stellige Nummer

Die ersten sechs Stellen dieser Nummer sind Teil des sogenannten harmonisierten Systems, für dessen Verwaltung die Weltzollorganisation zuständig ist. Dieses System findet weltweit in über 200 Staaten Anwendung. Für die Verwendung in der EU erfolgt eine Erweiterung um zwei Stellen zur kombinierten Nomenklatur (KN).

Mit der neunten und zehnten Stelle der Zolltarifnummer verschlüsselt die EU gemeinschaftliche Maßnahmen wie etwa Antidumpingregelungen. Sie repräsentieren den Integrierten Tarif der Europäischen Union (TARIC).

Mit der elften Stelle lassen sich schließlich Umsatzsteuersätze und andere Angaben für nationale Zwecke verschlüsseln. Dazu gehören auch nationale Beschränkungen und Verbote.

Was ist die EORI-Nummer?

EORI steht für Economic Operators´ Registration and Identification number. Hierbei handelt es sich also um eine Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten. Diese Nummer ist nicht mit der oben beschriebenen 11-stelligen Codenummer zu verwechseln ebenso wenig wie mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Steuernummer oder der Verbrauchsteuernummer. Sie dient nicht der Beschreibung von Waren, sondern der Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten gegenüber den Zollbehörden innerhalb der EU.

Ein solcher Wirtschaftsbeteiligter kann jeder sein, der mit seinen Tätigkeiten von zollrechtlichen Vorschriften betroffen ist (Art. 5 Nr. 5 UZK). Jeder beantragt seine EORI-Nummer in dem EU-Staat, in dem er ansässig ist. Drittländische Wirtschaftsbeteiligte, die als Ausführer oder Einführer auftreten möchten, benötigen hingegen keine EORI-Nummer.

Wirtschaftsbeteiligte mit einer EORI-Nummer sind verpflichtet, diese bei schriftlichen bzw. elektronischen Zollanmeldungen anzugeben. Das betrifft den Anmelder und dessen Vertreter, den Empfänger und den Versender sowie den Inhaber des Versandverfahrens.

Vereinfacht lässt sich sagen, dass jeder Gewerbetreibende in der EU eine EORI-Nummer benötigt und angeben muss, der Waren im- und exportieren möchte. Diese Regelung gilt bereits seit dem 01.11.2009. Wer also zum Beispiel als Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Waren importieren möchte, muss bei der Zollabfertigung seine EORI-Nummer angeben.

Jeder Wirtschaftsbeteiligte erhält dabei nur eine einzige EORI-Nummer. Auf diese Weise haben die Zollbehörden der verschiedenen Länder der EU die Möglichkeit, die Warenströme leichter nachvollziehen und kontrollieren zu können.