Day: July 26, 2022

Containerhafen

Handelsrechnung

Was ist die Handelsrechnung?

Mit der Handelsrechnung erfolgt der Nachweis des Handelskaufs von Waren und sonstigen Gütern. Bei einem Kaufvertrag handelt es sich immer dann um einen solchen Handelskauf, wenn dieser für wenigstens eine der beteiligten Parteien ein Handelsgeschäft darstellt. In den §§ 373–382 HGB ist genau geregelt, wann ein solches Handelsgeschäft vorliegt.

Die englische Bezeichnung für die Handelsrechnung lautet commercial invoice. Die Ausstellung erfolgt immer durch den Verkäufer. Er macht hierin alle wesentlichen Angaben zum Beispiel zur Bezeichnung der Waren, deren Menge oder Kaufpreis. Weitere Angaben können die Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten betreffen. Wer sich die Erstellung der Handelsrechnung erleichtern möchte, kann dafür auf verschiedene Muster zurückgreifen.

Wo kommt die Handelsrechnung zum Einsatz?

Die Handelsrechnung ist erforderlich, wenn eine Lieferung an einen Nicht-EU-Staat gewünscht ist. Bei Lieferungen innerhalb der EU ist die Handelsrechnung als Dokument nicht gefordert, was den Handel deutlich vereinfacht. Ihre Bedeutung hat diese Rechnung damit für internationale Verkaufstransaktionen, die nicht innerhalb einer Freihandelszone, einer Zollunion oder einer Wirtschaftsunion stattfinden.

Der Handelsrechnung kommt ihre Bedeutung zu für die Zolleinfuhr und die dort erforderlichen Überprüfungen sowie für die Vertragsabwicklung bzw. bei Lieferungen an den Außengrenzen. Nützlich ist diese Rechnung auch dann, wenn es bei der Abwicklung der Transaktion zu Schwierigkeiten kommen sollte. In diesem Dokument sind viele Angaben enthalten, die bei der Klärung von Konflikten hilfreich sein können.

Vereinfacht gesagt, kommt die Handelsrechnung immer dann zum Einsatz, wenn Ihr Unternehmen in ein Land außerhalb der EU versenden möchte. Zudem ist eine Mindestgrenze für den Warenwert zu berücksichtigen. Diese liegt bei 330 Euro. Das bedeutet auch, dass eine Ware überhaupt einen Wert haben muss, damit die Handelsrechnung relevant ist.

Was muss bei der Handelsrechnung enthalten sein?

Zur Handelsrechnung gehören eine Reihe von Pflichtangaben. Wir haben diese in einer Liste für Sie zusammengefasst, die Sie in der Praxis als eine Art Checkliste zur Überprüfung der Angaben in Ihrer eigenen Handelsrechnung verwenden können. Die Eintragungen haben wir zum Zwecke der einfacheren Auffindbarkeit alphabetisch geordnet:

  • EORI-Nummer
  • Handelsregisternummer
  • Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (falls notwendig)
  • Kennzeichnung “Handelsrechnung” oder “invoice”
  • Lieferdatum oder Leistungsdatum
  • Name und Adresse des Kunden (vollständig)
  • Name und Adresse des liefernden Unternehmens (vollständig)
  • Entgelt nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Warenbeschreibung (-auflistung) mit handelsüblicher Kennzeichnung und Angabe der Menge
  • Zolltarifnummer

Tatsächlich reichen auch diese umfangreichen Angaben nicht in jedem Fall aus. Zusätzliche Angaben wie zum Beispiel eine Eides- und Schwurklausel können erforderlich sein. Das hängt vom Bestimmungsland ab. Möglich ist auch, dass Sie Herstellererklärungen hinzufügen müssen. Weiterhin verlangen einige Staaten bei der Einfuhr eine Legalisierung der Handelsabrechnung. Diese Anforderungen sind so spezifisch, dass Sie sich dazu von der zuständigen Industrie- und Handelskammer beraten lassen sollten.

Was ist die Zolltarifnummer?

Die Zolltarifnummer dient als zentrales Ordnungsmerkmal im internationalen Handel. Viele andere Bezeichnungen sind ebenfalls gebräuchlich. So spricht zum Beispiel das Statistische Bundesamt von einer Warennummer. Weitere Bezeichnungen lauten Codenummer, Nomenklaturnummer oder HS-Position. International sind weitere Bezeichnungen zu finden wie zum Beispiel Product Code oder Customs Tariff Code. In allen diesen Fällen handelt es sich immer um die gleiche Zolltarifnummer.

Für die Erfassung von Waren im Zolltarif benötigen die Unternehmen in der Praxis zwei verschieden lange Zolltarifnummern, was davon abhängt, ob es sich um eine Einfuhr oder eine Ausfuhr handelt:

  • Ausfuhranmeldung: 8-stellige Nummer
  • Einfuhranmeldung: 11-stellige Nummer

Die ersten sechs Stellen dieser Nummer sind Teil des sogenannten harmonisierten Systems, für dessen Verwaltung die Weltzollorganisation zuständig ist. Dieses System findet weltweit in über 200 Staaten Anwendung. Für die Verwendung in der EU erfolgt eine Erweiterung um zwei Stellen zur kombinierten Nomenklatur (KN).

Mit der neunten und zehnten Stelle der Zolltarifnummer verschlüsselt die EU gemeinschaftliche Maßnahmen wie etwa Antidumpingregelungen. Sie repräsentieren den Integrierten Tarif der Europäischen Union (TARIC).

Mit der elften Stelle lassen sich schließlich Umsatzsteuersätze und andere Angaben für nationale Zwecke verschlüsseln. Dazu gehören auch nationale Beschränkungen und Verbote.

Was ist die EORI-Nummer?

EORI steht für Economic Operators´ Registration and Identification number. Hierbei handelt es sich also um eine Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten. Diese Nummer ist nicht mit der oben beschriebenen 11-stelligen Codenummer zu verwechseln ebenso wenig wie mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Steuernummer oder der Verbrauchsteuernummer. Sie dient nicht der Beschreibung von Waren, sondern der Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten gegenüber den Zollbehörden innerhalb der EU.

Ein solcher Wirtschaftsbeteiligter kann jeder sein, der mit seinen Tätigkeiten von zollrechtlichen Vorschriften betroffen ist (Art. 5 Nr. 5 UZK). Jeder beantragt seine EORI-Nummer in dem EU-Staat, in dem er ansässig ist. Drittländische Wirtschaftsbeteiligte, die als Ausführer oder Einführer auftreten möchten, benötigen hingegen keine EORI-Nummer.

Wirtschaftsbeteiligte mit einer EORI-Nummer sind verpflichtet, diese bei schriftlichen bzw. elektronischen Zollanmeldungen anzugeben. Das betrifft den Anmelder und dessen Vertreter, den Empfänger und den Versender sowie den Inhaber des Versandverfahrens.

Vereinfacht lässt sich sagen, dass jeder Gewerbetreibende in der EU eine EORI-Nummer benötigt und angeben muss, der Waren im- und exportieren möchte. Diese Regelung gilt bereits seit dem 01.11.2009. Wer also zum Beispiel als Unternehmen aus einem Nicht-EU-Land Waren importieren möchte, muss bei der Zollabfertigung seine EORI-Nummer angeben.

Jeder Wirtschaftsbeteiligte erhält dabei nur eine einzige EORI-Nummer. Auf diese Weise haben die Zollbehörden der verschiedenen Länder der EU die Möglichkeit, die Warenströme leichter nachvollziehen und kontrollieren zu können.

Person an einem Laptop

Was ist der Jahresüberschuss?

Um den Jahresüberschuss zu berechnen, werden die Aufwendungen von den Erträgen abgezogen. Wenn die Berechnung ein positives Ergebnis anzeigt, hat das Unternehmen einen Überschuss erwirtschaftet, der auch Reingewinn genannt wird.

Sind im betreffenden Geschäftsjahr die Ausgaben höher ausgefallen als die Einnahmen, weist die Gesellschaft einen Jahresfehlbetrag aus. Der Fehlbetrag wird auch als Reinverlust bezeichnet.

Die Ergebnisse stellen die Grundlage für Investitionen und Ausschüttungen an die Anteilseigner dar. Außerdem verwendet das Finanzamt den Jahresüberschuss als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Körperschaftsteuer.

Wie wird der Jahresüberschuss ermittelt?

Grundlage zur Berechnung des Jahresüberschusses sind die Bilanz bei Kapitalgesellschaften (§ 266 HGB) und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) bei Kaufleuten und Betrieben, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind (§ 275 HGB). Gemäß den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) kann die GuV nach einer von diesen beiden Methoden ermittelt werden:

  1. Umsatzkostenverfahren (§ 275 Abs. 2 HGB)
  2. Gesamtkostenverfahren (§ 275 Abs. 3 HGB)

Beide Verfahren kommen zu demselben Ergebnis. Wenn ein Unternehmen das Umsatzkostenverfahren anwendet, findet sich der Jahresüberschuss in Posten 16 der GuV. Bei der Anwendung des Gesamtkostenverfahrens entspricht Posten 17 der GuV dem Reingewinn.

Die folgenden Positionen werden nicht bei der Berechnung des Gewinns am Ende eines Geschäftsjahres berücksichtigt:

Jahresüberschuss nach dem Umsatzkostenverfahren

Das Umsatzkostenverfahren berechnet die Kosten bezogen auf den Umsatz in einem Geschäftsjahr. Zur Ermittlung des Gewinns werden die Herstellungskosten und sonstigen Ausgaben herangezogen, die zur Produktion der Ware anfallen. Die einzelnen Erträge und Aufwendungen werden erst dann ausgewiesen, wenn die Produkte verkauft sind. Das bedeutet, dass der Lagerbestand, halb fertige Erzeugnisse und selbst erstellte Sachanlagen nicht berücksichtigt werden. Außerdem werden nur die Kosten der mit der Produktion beschäftigten Unternehmensbereiche in die Rechnung aufgenommen. Dazu gehören diese Kostenarten:

  • Herstellungskosten
  • Vertriebskosten
  • Verwaltungskosten
  • sonstige betriebliche Aufwendungen

Die Kosten werden von dem Umsatzerlös abgezogen und sonstige betriebliche Erträge hinzugerechnet, um den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag zu ermitteln.

Jahresüberschuss nach dem Gesamtkostenverfahren

Um Gegensatz zum Umsatzkostenverfahren ermittelt das Gesamtkostenverfahren den Jahresüberschuss in Bezug auf die produzierte Menge. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ware zum Stichtag schon verkauft ist oder nicht. Die Aufwendungen beziehen sich nicht auf die verschiedenen Bereiche des Unternehmens, sondern auf die unterschiedlichen Aufwandsarten:

  • Materialaufwand
  • Personalaufwand
  • Abschreibungen
  • sonstige betriebliche Aufwendungen
  • Zinsen
  • Steuern

Auch hier werden die Kosten von den Umsatzerlösen abgezogen. Anschließend werden folgende Erträge hinzugerechnet:

  • Lagerbestand aus fertigen Erzeugnissen
  • unfertige Erzeugnisse
  • aktivierte Eigenleistungen
  • sonstige betriebliche Erträge
  • Erträge aus Beteiligungen
  • erhaltene Zinsen und Erträge aus Wertpapieren und Geldanlagen
  • Steuererstattungen und die Auflösung von Steuerrückstellungen

Der Jahresüberschuss in der Bilanz

Bei der Gewinn-und-Verlust-Rechnung eines Unternehmens handelt es sich um ein Unterkonto der Bilanz. Damit stellt das Ergebnis eine Bilanzposition im Eigenkapital dar. Ein Jahresüberschuss erhöht das Eigenkapital, während ein Jahresfehlbetrag zu einem geringeren Eigenkapital führt. Falls eine Kapitalgesellschaft mit der Höhe des Eigenkapitals nicht zufrieden ist, kann die Geschäftsleitung stille Reserven auflösen oder Vermögensgegenstände verkaufen. Diese Maßnahmen ergreifen Unternehmen, um die Eigenkapitalquote zu erhöhen. Die Quote ist ein wichtiger Indikator für die Bonität einer Firma. Banken, Kreditgeber und Geschäftspartner machen geschäftliche Verbindungen und die Konditionen für Kredite oder Lieferantendarlehen unter anderem von der Eigenkapitalquote abhängig.

Was sagt der Jahresüberschuss aus?

Der Jahresüberschuss zeigt den Gewinn eines Unternehmens nach Steuern an. Bei einer Aktiengesellschaft handelt es sich damit um den Wertzuwachs des Unternehmens. Zur Berechnung werden die Aufwendungen von den Erträgen abgezogen. Bei einem positiven Ergebnis hat die Firma im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Gewinn erwirtschaftet. Wenn die Berechnung einen Jahresfehlbetrag ergibt, handelt es sich um einen Verlust.

Diese Zahlen sind wichtig für die zukünftige Finanzplanung und für weitreichende Entscheidungen der Geschäftsleitung. Außerdem nutzen Finanzexperten und Wertpapieranalysten den Jahresüberschuss für einen Vergleich verschiedener Unternehmen. Für einheitliche Vergleichszahlen rechnen die Analysten in einigen Fällen Steuern, Abschreibungen und Zinsen aus dem Ergebnis heraus.

Wie wird der Jahresüberschuss verwendet?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen einen Jahresüberschuss verwenden können:

  • Thesaurierung, also Wiederanlage innerhalb des Unternehmens
  • Externe Investitionen und Zukäufe
  • Ausschüttung an Gesellschafter oder Aktionäre
  • Erhöhung der Rücklagen
  • Gewinnvortrag für das nächste Geschäftsjahr

Einzelunternehmer und Personengesellschaften können den Überschuss nach den Bedingungen des Gesellschaftervertrages aus dem Unternehmen entnehmen oder zur Selbstfinanzierung der Firma nutzen.

Aktiengesellschaften hingegen müssen die gesetzlichen Regelungen gemäß § 158 Abs. 1 des Aktiengesetzes (AktG) bei der Verwendung des Reingewinns beachten. So muss die Gesellschaft prüfen, ob sie gesetzlich verpflichtet ist, 5 % des um einen Verlustvortrag verringerten Jahresüberschusses in die gesetzlichen Rücklagen einzustellen. Das ist so lange der Fall, bis die gesetzlichen Rücklagen zusammen mit den Kapitalrücklagen mindestens 10 % des Grundkapitals ausmachen. In der Satzung der Aktiengesellschaft kann auch ein höherer Prozentsatz des Grundkapitals als Rücklage vereinbart werden.

Was ist der Unterschied zwischen Jahresüberschuss und Bilanzgewinn?

Häufig werden die Begriffe Jahresüberschuss und Bilanzgewinn gleichbedeutend verwendet. Es handelt sich jedoch um verschiedene Kennzahlen eines Unternehmens. Der Bilanzgewinn einer Aktiengesellschaft errechnet sich aus dem Jahresüberschuss, zu dem verschiedene Positionen hinzugerechnet beziehungsweise von dem bestimmte Beträge abgezogen werden:

  • Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag
  • – Einstellungen in Gewinnrücklagen
  • – Verlustvortrag aus dem vorherigen Geschäftsjahr
  • + Entnahmen aus der Kapitalrücklage und den Gewinnrücklagen
  • + Gewinnvortrag aus dem Vorjahr
  • = Bilanzgewinn

Sollte die Rechnung ein negatives Ergebnis anzeigen, handelt es sich um einen Bilanzverlust.

Wenn es sich um einen Bilanzgewinn handelt und die gesetzlichen, satzungsgemäßen und freiwilligen Rücklagen bedient wurden, kann ein weiterer Teil als Dividende an die Aktionäre ausgezahlt werden. Die Aktiengesellschaft kann maximal eine Dividende in Höhe des kompletten Bilanzgewinns an die Anteilseigner ausschütten. Über die genaue Verwendung entscheidet die Hauptversammlung. Allerdings dürfen Vorstand und Aufsichtsrat bis zu 50 % des Jahresüberschusses ohne Zustimmung der Hauptversammlung in andere Rücklagen als die gesetzlich geforderten einstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Gewinnvortrag und Jahresüberschuss?

Auch bei dem Gewinnvortrag und dem Jahresüberschuss handelt es sich um unterschiedliche Geschäftszahlen. Ein Unternehmen ermittelt zunächst nach Deckung aller Kosten und Bildung der erforderlichen Rücklagen den Jahresüberschuss und den Bilanzgewinn. Wenn nicht der gesamte Bilanzgewinn an die Aktionäre ausgeschüttet wird, bleibt ein Restbetrag übrig. Dieser Betrag kann als Gewinnvortrag in das nächste Geschäftsjahr übertragen werden. Der Gewinnvortrag wird damit ein Teil des Eigenkapitals des Unternehmens. In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung des Folgejahres findet sich der Gewinnvortrag in Posten 29.

Die Berechnung des Gewinnvortrags erfolgt nach dieser Formel:

  • Bilanzgewinn oder Bilanzverlust
  • – ausgeschüttete Dividende
  • – sonstige Aufwendungen
  • = Gewinnvortrag

Auch bei dieser Berechnung kann sich ein negativer Betrag ergeben. In diesem Fall verzeichnet das Unternehmen einen Verlustvortrag, der ebenfalls auf das nächste Geschäftsjahr übertragen werden kann.