Rechnungen schreiben und direkt vorfinanzieren mit unserem kostenfreien Rechnungsgenerator

Erfahren Sie, wie Sie mit dem Rechnungsgenerator von Rechnung.de in wenigen Klicks rechtskonforme Rechnungen erstellen.

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Was sind die Pflichtangaben für eine Rechnung?

Wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen möchten, müssen Sie einige Pflichtangaben beachten. Deren Nichtbeachtung kann zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Zu den Pflichtangaben für Rechnungen zählen:

  • Vollständige Namen und Anschriften des Rechnungsstellers und -Empfängers

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers

  • Fortlaufende Rechnungsnummer

  • Menge und Art der gelieferten Artikel oder erbrachten Leistungen

  • Zeitraum der Lieferung oder Leistungserbringung

  • Netto-Kosten der Waren oder Dienstleistungen, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen

  • Jede vereinbarte Minderung des Entgelts, beispielsweise ein Skonto oder ein Rabatt

  • Anzuwendender Steuersatz und der sich daraus ergebende Umsatzsteuerbetrag

Zusätzliche Rechnungsangaben

Wenden Sie die Kleinunternehmerregelung an, müssen Sie dies ebenfalls vermerken. Das können Sie bspw. so formulieren „Gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ oder „Als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ Außerdem sollten Sie natürlich eine Bankverbindung und ein Zahlungsziel angeben. Vergessen Sie das Zahlungsziel anzugeben, gilt automatisch das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen.

Ausnahme bei Kleinstbetragsrechnungen

Für Rechnungen bis maximal 250 Euro gelten weniger strenge Mindestangaben. Diese können als „Kleinstbetragsrechnungen“ erstellt werden, welche trotz weniger Angaben zum vollen Vorsteuerabzug berechtigen.

Kleinstbetragsrechnungen benötigen nur folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers

  • Rechnungsdatum

  • Menge und Art der gelieferten Artikel oder erbrachten Dienstleistung

  • Angabe der Höhe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags

  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

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Besonderheiten für die Rechnungsstellung in das Ausland

Wenn Sie eine Rechnung an Firmen oder Privatpersonen im Ausland versenden möchten, sollten Sie einige Aspekte beachten. Denn neben unterschiedlichen Rechnungsangaben, gibt es auch steuerliche Unterschiede zu Inlandsrechnungen. Entscheidend ist dabei, wo der steuerliche Leistungsort liegt.

Rechnungsstellung in das EU-Ausland

Innerhalb der EU gelten einheitliche Mehrwertsteuerregelungen. Grundsätzlich sind sämtliche Rechnungen an ausländische Privatpersonen in Deutschland steuerpflichtig. Sie setzen also den normalen Steuersatz für Ihre Leistung an oder verweisen auf die Kleinunternehmerregelung. Bei Rechnungen an europäische Unternehmen verschiebt sich der steuerliche Leistungsort in das Land des Leistungsempfängers. Daher berechnen Sie keine Mehrwertsteuer und verweisen auf das „Reverse-Charge-Verfahren“ Die Voraussetzung dafür ist, dass sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (VAT-ID) verfügen.

Rechnungsstellung in Drittländer

Die Rechnungsstellung in Drittländer ist etwas komplizierter, da es keine einheitlichen Regelungen gibt. In der Regel gilt auch hier wieder, dass der steuerliche Leistungsort im Inland bleibt, wenn der Rechnungsempfänger eine Privatperson ist.

Bei Unternehmen verlagert sich der Leistungsort zum Leistungsempfänger, sodass eventuell vor Ort Umsatzsteuer fällig wird. Ob Steuern anfallen, hängt allerdings vom jeweiligen Land ab. Sie sollten die Rechnung also in jedem Fall ohne deutsche Umsatzsteuer ausstellen und dann anschließend überprüfen, ob die Leistung im Empfängerland steuerpflichtig ist.

Was gibt es sonst noch bei der Rechnungsstellung zu beachten?

Bei der Rechnungsstellung gibt es einige weitere Aspekte, die Sie beachten sollten. Seien Sie dabei besonders sorgfältig, denn bei Nichtbeachtung drohen hohe Strafen.

Fristen:
Für Selbstständige und Freiberufler ist die pünktliche Rechnungsstellung besonders wichtig. Denn ohne diese, riskieren sie die Vergütungen für ihre erbrachten Leistungen. Für die Rechnungsstellung an andere Unternehmen gilt eine Frist von sechs Monaten. Alle Rechnungen für jegliche Leistungen, müssen innerhalb dieser Frist ausgestellt werden.

Darüber hinaus gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen. Werden diese Fristen nicht beachtet, drohen Strafen von bis zu 50.000 Euro.

Elektronische Rechnung:

Heutzutage sind Rechnungen in Papierform bei der Erbringung von Dienstleistungen die Seltenheit. Stattdessen erstellen Selbstständige vermehrt elektronische Rechnungen, die dann per E-Mail-Anhang an den Empfänger versendet oder zum Download zur Verfügung gestellt werden. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Empfänger einer elektronischen Rechnung vorher zustimmt.

Wird die Rechnung einfach bezahlt oder verwendet der Empfänger seine E-Mail-Adresse in der Korrespondenz mit Ihnen, können Sie von einer stillschweigenden Zustimmung ausgehen. Wichtig: Sie können auf die Verwendung der elektronischen Rechnung auch in Ihren AGBs hinweisen.

Steuersatz:

Für Ihre Rechnung gilt ein Steuersatz von entweder 19 % oder 7 %, die Sie auf die Netto-Summe aufschlagen müssen. Wenn Sie sich unsicher sind, welcher Steuersatz für Sie gilt, sollten Sie sich mit dieser Liste vergewissern. Sie müssen keine Umsatzsteuer abführen, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.

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Wie fertigt man eine Rechnungskorrektur an?

Wie Sie sehen, gibt es bei der Rechnungsstellung einige Aspekte zu beachten. Falls doch mal etwas schiefgeht, sollten Sie allerdings nicht in Panik geraten. Die Anforderungen an Rechnungskorrekturen und Rechnungsstornierungen sind relativ unkompliziert. Eine Rechnung müssen Sie bspw. korrigieren, wenn Sie Pflichtangaben vergessen oder inhaltliche Fehler gemacht haben.

Wichtig ist, dass Sie für bereits verbuchte Rechnungen nicht einfach eine neue Rechnung erstellen, die den Fehler korrigiert. Stattdessen haben Sie zwei Optionen:

Rechnungsstornierung und Ausstellung einer berichtigten Rechnung

Eine verbuchte Rechnung können Sie über eine Rechnungsstornierung relativ unkompliziert korrigieren. Fertigen Sie dazu eine Storno-Rechnung an, die die fehlerhafte Rechnung ausdrücklich für ungültig erklärt. Diese wird dann unter einer separaten Rechnungsnummer und Rechnungsdatum verbucht. Dabei muss auch die Storno-Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllen.

Ist die fehlerhafte Rechnung storniert, können Sie problemlos eine berichtigte Rechnung ausstellen. Diese sollte aber ebenfalls einen Vermerk auf die Rechnungskorrektur beinhalten. Die stornierte Rechnung legen Sie anschließend in Ihrer Buchhaltung unter „storniert“ ab. Da sowohl die fehlerhafte ursprüngliche Rechnung als auch die Storno-Rechnung über eine einzigartige Rechnungsnummer verfügen, bleibt die Situation für das Finanzamt transparent.

Rechnungskorrektur mit einem Berichtigungsdokument

Ein Berichtigungsdokument ist eine sehr unkomplizierte Möglichkeit, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. So sparen Sie sich nämlich die Storno-Rechnung und das Ausstellen einer komplett neuen Rechnung. Ein Berichtigungsdokument sollte auf die fehlerhafte Rechnung verweisen und dann den jeweiligen Fehler korrigieren. Die Rechnungskorrektur muss anschließend zusammen mit der fehlerhaften Rechnung verbucht werden. Wichtig: Eine Rechnungskorrektur ist nur bei noch nicht verbuchten Rechnungen möglich. Bei verbuchten Rechnungen führt nichts an einer Rechnungsstornierung vorbei.