Zeiterfassungssysteme für Selbstständige

Sie sind Selbstständig oder Inhaber eines kleinen Unternehmens? Dann stehen die Chancen gut, dass Sie nach einem zeitbasierten Vergütungsmodell arbeiten. Ganz egal, ob Sie nach Aufwand oder für Ihre Ergebnisse bezahlt werden, eine vernünftige Arbeitszeiterfassung ist für jeden Selbstständigen interessant. Welche Zeiterfassungsapps besonders empfehlenswert sind und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie im Rechnung.de Ratgeber.
Zeiterfassung für selbstständige

Inhaltsübersicht

Zeiterfassungsapps sind unglaublich vielseitig. Von einem komplexen System mit integrierter Rechnungsstellung, bis hin zu einfachen Systemen, die ganz unbemerkt im Hintergrund laufen, gibt es viele verschiedene Optionen. Für Selbstständige oder kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sind die Anforderungen aber ganz anders als für große Betriebe.

Welche Zeiterfassungssysteme lohnen sich für Selbstständige?

Die wenigsten Selbstständigen benötigen umfangreiche Softwarelösungen zur Zeiterfassung. Allerdings können simple Apps viel Klarheit über das eigene Arbeitsverhalten bieten. Der Fokus für Selbstständige sollte bei der Zeiterfassung darin liegen, Arbeitszeiten transparent zu erfassen, um die Kunden auf Wunsch zugänglich zu machen. 

Integrierte Rechnungsstellung oder Datenexporte sind für die meisten Selbstständigen nicht erforderlich. Denn ohne viele Mitarbeiter kann die Arbeitszeit auch problemlos manuell auf abgerechnet werden. Datenexporte machen dagegen in der Regel erst für Unternehmen mit mehreren Abteilungen Sinn, die die Arbeitszeiten genauer analysieren möchten. 

Daher konzentrieren wir uns in diesem Beitrag auf die besten und einfachsten Zeiterfassungsapps für Selbstständige. Funktionen, die über die reine Zeiterfassung und -Darstellung hinaus gehen, lassen wir erstmal außen vor. 

Die 5 besten Zeiterfassungsapps für Selbstständige im Überblick

Bei der Wahl der Zeiterfassungssoftware sollte man in erster Linie auf die eigenen Anforderungen achten. Welche Funktionen sind einem besonders wichtig? Worauf kann man auch verzichten? Und wie viel Geld möchte man investieren? 

Auch die Funktionalität und Bedienbarkeit sind wichtige Faktoren. Während einige Software-Lösungen ganz simpel aufgebaut sind, bieten andere ein komplexes User-Interface mit zahlreichen Möglichkeiten. 

Toggl Track

Toggl Track ist eine flexible Zeiterfassungssoftware für Selbstständige und kleine Teams. Das Grundgerüst bildet dabei ein Kalender, der mit einer Stoppuhr-artigen Zeiterfassung ergänzt wird. Die erfasste Zeit kann man anschließend mit wenigen Klicks kategorisieren. Außerdem lässt sich über die Anzahl der abrechnungsbaren Leistungen die Profitabilität ermitteln. 

Bei Bedarf lässt sich Toggl auch halbautomatisch im Hintergrund nutzen. So kann man bestimmte Apps kategorisieren und vorher angelegten Kundenprojekten zuordnen. Dabei zeichnet Toggl die Arbeitszeit auf Wunsch automatisch auf und visualisiert diese auf verständliche Art und Weise. 

Unserer Meinung nach ist es die ideale Lösung für Selbstständige, die eine simple Zeiterfassungssoftware nutzen möchten. 

Preis: Ab 0,00 € verfügbar! 

Link: Hier geht’s zu Toggl Track

Clockodo

Clockodo ist eine der wenigen cloudbasierten Zeiterfassungsapps aus Deutschland. Dies ist besonders wichtig, da eine Datenspeicherung auf Servern im Ausland nicht datenschutzkonform ist. Clockodo wurde mit einem Fokus auf kleine Teams entwickelt und stellt über ein Dashboard die Arbeitszeiten der Mitarbeiter transparent dar.

Über die digitale Clockodo-Stempeluhr lässt sich die Arbeitszeit direkt aufzeichnen und kategorisieren. Ansprechend finden wir, dass man auch den erzielten Umsatz durch einzelne Aufgaben direkt einfügen kann und damit eine Übersicht der eigenen Profitabilität erhält. Die Berichterstattung gilt als eine der besten auf dem Markt und bietet kleinen Unternehmen Übersicht über die Pausenzeiten, den Urlaubsanspruch und Krankheitstage der Mitarbeiter. 

Natürlich kann man Arbeitszeiten auch im Nachhinein ohne viel Aufwand erfassen. Für Solo-Selbstständige ist Clockodo in unseren Augen allerdings etwas zu umfangreich. 

Preis: 6,50 € pro Nutzer pro Monat / 3,50 € ab dem 11. Mitarbeiter

Link: Hier geht’s zu Clockodo

Timing

Für Selbstständige ohne Mitarbeiter ist Timing eine der besten Softwarelösungen auf dem Markt. Dabei handelt es sich um eine reine Mac-App, die eine vollautomatisierte Zeiterfassung ermöglicht. Das Beste dabei: Timing erkennt, welche Apps und Webseiten genutzt werden und kann diese automatisch einordnen. So versteht die Software zum Beispiel, dass Zeit auf Netflix oder Facebook nicht zur Arbeitszeit gezählt werden sollte. 

Allerdings lassen sich die „produktiven“ und „unproduktiven“ Webseiten und Apps auch manuell zuordnen, wenn man beruflich viel Zeit auf Facebook und Co. verbringen muss. Arbeitszeiten, die noch nicht automatisch kategorisiert wurden, kann man mit Timing manuell per Drag-and-Drop einordnen. 

Timing erkennt ebenfalls Abwesenheiten und trägt diese automatisch ein. So erhalten Selbstständige alle Möglichkeiten, um Ihren Arbeitsalltag produktiver zu gestalten. 

Preis: Ab 6,00 € pro Nutzer pro Monat

Link: Hier geht’s zu Timing

Clockify

Clockify gilt als eine besonders flexible Zeiterfassungssoftware. Das sieht man unter anderem daran, dass sowohl Solo-Selbstständige als auch große Unternehmen damit arbeiten können. Dabei ist ein manueller Timer die Basis für sämtliche Aufzeichnungen. Falls man den Timer vergessen hat, kann man Arbeitszeiten allerdings auch im Nachhinein eintragen.

Ebenfalls erhältlich ist eine Browser-Erweiterung, die unproduktive Zeiten erfasst und eine Produktivitätserinnerung versendet. Über das Timesheet und das Dashboard kann man anschließend die Arbeitszeit nachverfolgen und hat die Möglichkeit, nachträgliche Anpassungen vorzunehmen. 

Obwohl Clockify auch für ganze Teams verfügbar ist, empfehlen wir es nur an Solo-Selbstständige. Denn da die Server in den USA liegen, ist es nicht datenschutzkonform, darauf Mitarbeiterdaten zu speichern. Für Selbstständige, die das nicht stört, ist Clockify eine exzellente Option. 

Preis: 0,00 € für die reine Zeiterfassung

Link: Hier geht’s zu Clockify

TimeTrack

Wer nach einer europäischen Zeiterfassungssoftware sucht, sollte einen genaueren Blick auf TimeTrack werfen. Die Software kommt aus Österreich und bietet kleinen Unternehmen eine spezialisierte Zeiterfassung an. Für Selbstständige und Freelancer gibt es eine separate Variante, die den Fokus auf das Projektmanagement legt. 

Insgesamt glänzt TimeTrack mit einer kinderleichten Zeiterfassung per Stempeluhr, die durch manuelle Eingaben ergänzt werden kann. Kleine Unternehmen profitieren von einer transparenten Abwesenheitsverwaltung und der Möglichkeit, jedem Mitarbeiter einen Stundenzettel über die TimeTrack-App zur Verfügung zu stellen. 

Die Funktionen zur Projektabrechnung können bei Bedarf hinzugebucht werden. Wir sind uns allerdings sicher, dass dies für die meisten Nutzer nicht sehr relevant sein wird.

Besonders ansprechend: TimeTrack garantiert, dass die Software die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz erfüllt. 

Preis: Ab 4,00 € pro Nutzer pro Monat

Link: Hier geht’s zu TimeTrack

Fazit: Welche Zeiterfassungsapp ist am besten?

Es gibt unzählige gute Softwarelösungen für die Zeiterfassung. Dabei haben viele individuelle Vorteile. Wir finden, dass die von uns vorgestellten Zeiterfassungsapps am besten für Selbstständige geeignet sind, da sie sehr niedrige Anschaffungskosten mit hohen Funktionalitäten kombinieren. 

In unseren Augen sind Toggl und Clockify die klaren Favoriten, da Sie die Grundfunktionen der Zeiterfassung kostenfrei zur Verfügung stellen. Wer damit nicht auskommt, kann für wenig Geld Erweiterungen dazubuchen und die eigene Zeiterfassung auf das nächste Level bringen. 

Wichtig ist in erster Linie, dass Zeiterfassungsapps diszipliniert bedient werden. Denn nur so kann man davon profitieren. 

Girl in a jacket

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