Leitfaden Zeitmanagement

Eine strukturierte Arbeitseinteilung und ein effektives Zeitmanagement sind im Berufsalltag besonders wichtig. Selbstständige arbeiten häufig über das eigene Maß hinaus und riskieren Stress-Erkrankungen. Eine Möglichkeit, ein effektives Zeitmanagement in Ihrem Alltag zu etablieren, erfahren Sie im RECHNUNG.de Ratgeber.
A young girl standing in the office near a transparent Board with stickers and talking on the phone.

Inhaltsübersicht

Wie wir schon in unserem Ratgeber über die Vorteile eines guten Zeitmanagements angemerkt haben, ist dies eine Kernkomponente des eigenen Managements. Gut ausgeführt sorgt Zeitmanagement für ein klareres Denken, weniger Stress und eine höhere Produktivität. Viele Selbstständige scheitern jedoch an der Umsetzung.

1. Die Ursachen aufdecken und eliminieren

Wenn Sie das Gefühl haben, zu wenig Zeit für Ihre Tagesaufgaben zu haben, kann es hilfreich sein, über die Ursachen nachzudenken. Oft wird Zeitdruck dadurch verursacht, dass Zeit auf der Strecke bleibt und für unwichtige Tätigkeiten verschwendet wird. Das können kleine Ablenkungen während der Arbeit oder größere Tätigkeiten sein, die den ganzen Tagesablauf durcheinander bringen können. In einer digitalen Welt voller potenzieller Ablenkungen bleiben kleinere Störungen oft unbemerkt.

Um nach einer Störung zurück zur Konzentration zu finden, dauert es durchschnittlich 15 Minuten. Nicht selten summieren sich mehrere kleine Ablenkungen im Laufe eines Tages, was wiederum Einfluss auf unsere Produktivität nimmt.

Girl in a jacket

Unser Tipp: Beobachten Sie Ihre Arbeitsweise einmal ganz genau und notieren Sie sich, welche Personen, Verhaltensweisen, Umstände oder Reize Sie in Ihrem Ablauf unterbrechen. Auch wenn es schwer fällt, Gewohnheiten zu brechen, so sollten Sie es dennoch versuchen und sämtliche Störfaktoren aus Ihrem Alltag entfernen. Vergessen Sie nicht – Oft ist es einfacher, neue Strategien zu entwickeln, als Gewohnheiten abzulegen.

2. Prioritäten setzen

– Priorität A: Wichtig und Dringend – Priorität B: Wichtig, aber nicht dringend – Priorität C: Dringend, aber nicht wichtig – Priorität D: Weder wichtig, noch dringend

Prioritäten sind die Basis eines effizienten und produktiven Zeitmanagements. Gerade als Selbstständiger erreichen Sie schnell einen Punkt, an dem Sie nicht mehr alle Aufgaben in Ihrem Unternehmen erledigen können. Finden Sie daher die Tätigkeiten, die Sie besonders gut ausüben können. Bei einer Überlastung hilft es oft, alle nicht essentiellen Aufgaben konsequent auszulagern. Sollten Sie keine Mitarbeiter beschäftigen, bietet sich das Outsourcen an andere Selbstständige an.

Für die Priorisierung der restlichen Tätigkeiten ist das Eisenhower-Modell am attraktivsten. Dort werden alle offenen Aufgaben und Tätigkeiten in einen von vier Wichtigkeitsgraden eingeordnet.

A-Aufgaben

A-Aufgaben tragen am meisten zur Zielerreichung bei. Diese haben volle Priorität und müssen in der Zeiteinteilung ganz klar nach vorne gestellt werden.

B-Aufgaben

B-Aufgaben sind oft strategische Aufgaben, die nicht unbedingt sofort erledigt werden müssen. Da diese aber trotzdem wichtige Geschäftsentscheidungen darstellen, sollte man sie nicht delegieren. Hier genügt eine spätere Abarbeitung.

C-Aufgaben

C-Aufgaben sind Routine-Arbeiten, die auch problemlos von jemand anderem übernommen werden können. Hier wird es wieder deutlich, dass Sie nicht im Unternehmen, sondern am Unternehmen arbeiten sollten, um möglichst effektiv zu sein.

D-Aufgaben

D-Aufgaben sind nicht wirklich relevant. Hierbei handelt es sich um kleine Tätigkeiten, die sich oft von selbst erledigen. Sollte man etwas Freiraum zur Verfügung haben, können Sie D-Aufgaben auch kurzfristig zwischenschieben. Achten Sie aber darauf, dass diese keine wirkliche Priorität in Ihrer Tagesplanung erhalten.

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Unser Tipp: Ich-Zeit sind A-Aufgaben. Lassen Sie sich nicht verführen, Ihre privaten Termine nach hinten zu stellen. Freizeit ist genauso wichtig für die eigene Produktivität, wie das eigentliche Erledigen von Aufgaben.

3. Eine Wochenplanung durchführen

Um Stress zu minimieren und die eigene Zeit bestmöglich einzuteilen, sollten Sie sich frühzeitig an Ihre Zeitplanung setzen. Da eine Planung im Monatstakt oft aufgrund spontaner Termine nicht möglich ist, sollte zumindest eine Wochenplanung durchgeführt werden. Dabei ist es hilfreich, wenn Sie alle wichtigen Termine bereits abgesprochen haben und auch Ihre privaten Termine berücksichtigen.

Planen Sie Ihre Ruhetage ebenfalls ein und nutzen Sie diese nicht, um Aufgaben aus der Arbeitswoche nachzuholen. Unternehmer, die Ihre Freizeit schätzen, sind insgesamt entspannter und können in der Arbeitswoche produktiver arbeiten. Die Wochenplanung sollte jedoch nicht allzu detailliert erfolgen, um Platz für spontane Termine zu lassen. Wir empfehlen Ihnen eine grobe Liste mit allen anstehenden Aufgaben. Detailliert sollten Sie erst in der Tagesplanung planen.

4. Einzelne Tage planen

Idealerweise planen Sie Ihren Tagesablauf einen Tag im Voraus, um sich eine gewisse Perspektive zu verschaffen. Wir empfehlen dafür die ALPEN-Methode von Lothar J. Seiwert. Diese besteht aus fünf Schritten und hat einen entscheidenden Vorteil im Vergleich zu anderen Zeitmanagement-Methoden – ausreichend Flexibilität.

A – Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren

Hierbei wird eine einfache To-Do-Liste für den nächsten Tag erstellt. Um den Überblick zu behalten, wird dabei erst einmal nicht auf die Reihenfolge geachtet. Sollte etwas aus dem Vortag übrig geblieben sein, wird dies ebenfalls hier eingefügt.

L – Länge definieren

Im zweiten Arbeitsschritt werden die voraussichtlichen Zeitspannen für einzelne Aufgaben eingeschätzt. Hier empfiehlt es sich realistisch zu sein und lieber zu viel Zeit zu kalkulieren als zu wenig. Dabei ist wichtig, dass feste Termine mit der genauen Uhrzeit notiert werden.

P – Pufferzeiten einplanen

Häufig kommen unerwartete, wichtige Termine in die Tagesplanung. Damit diese nicht das Konzept durcheinanderbringen und für unnötigen Stress sorgen, sollten ausreichende Pufferzeiten eingeplant werden. Lothar J. Seiwert empfiehlt dabei:

– Maximal 60% der Zeit konkret zu verplanen – 40% der Zeit als Zeitpuffer einzuplanen, um Zeitverzögerungen und spontane Termine ebenfalls abarbeiten zu können

E – Entscheidungen treffen

Hier kommen die im Schritt 2 angelegten Priorisierungen zum Tragen. Legen Sie in diesem Schritt Ihren Tagesplan fest. Ohne das Delegieren, Auslassen oder Abkürzen gewisser Aufgaben kommen Selbstständige oft nicht zum Ziel.

N – Nachkontrolle

Die Nachkontrolle findet für den bereits absolvierten Tag statt. Schauen Sie dabei, ob die Zeiteinteilung gut geklappt hat. Passen Sie die Planung zukünftiger Tage ggf. an Ihre individuellen Vorlieben an.

5. Auf Kurs bleiben

Nehmen Sie sich regelmäßig die nötige Zeit, um Ihr Zeitmanagement zu reflektieren. Werden Sie dadurch wirklich produktiver? Klare Ziele, Meilensteine und Deadlines können Ihnen helfen, festzustellen, ob Ihr Zeitmanagement gut funktioniert. Sollten Sie feststellen, dass Sie immer noch Potenzial verschenken, lohnt es sich, einen Experten zu konsultieren. Oft liegen die Probleme dann nämlich nicht im Zeitmanagement, sondern in mentalen Barrieren, die einem effektiven Workflow im Weg stehen.

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