Freie Mitarbeiter und Unternehmen

Freie Mitarbeiter bieten Unternehmen eine Möglichkeit, kurzfristige Arbeitskraft zu erhalten. Diese flexible Zusammenarbeit stellt Unternehmen jedoch auch vor Herausforderungen, die es zu lösen gilt. Im RECHNUNG.de Ratgeber erfahren Sie, was Sie als Unternehmer oder als freier Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit und dem Aufsetzen von sogenannten Freie-Mitarbeiter-Verträgen beachten sollten.
freie-Mitarbeiter-Unternehmen

Inhaltsübersicht

Freie Mitarbeiter (Freelancer) sind Experten, die ihre Arbeitskraft selbstständig an Auftraggeber vermitteln. Für Unternehmen hat dies den Vorteil, dass sie Personalengpässe auf flexible Art und Weise ausgleichen können, ohne einen neuen Angestellten einzustellen. Ebenfalls spart es Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, da hierfür der Freelancer selbst aufkommt.

Was sollten Unternehmen bei einer Zusammenarbeit beachten?

Für Unternehmen sind freie Mitarbeiter wertvolle Ergänzungen. Sie arbeiten flexibel und bieten oft einen besonders hohen Erfahrungsschatz in ihrem Fachgebiet. Auch in der Verwaltung sorgt eine Zusammenarbeit meist für deutlich weniger administrativen Aufwand. Dennoch sollten Unternehmen einige Aspekte beachten, wenn externe Mitarbeiter beschäftigt werden sollen.

Scheinselbstständigkeit

Für den Arbeitgeber bzw. Auftraggeber stellt die Scheinselbstständigkeit eines freien Mitarbeiters das größte Risiko in der Zusammenarbeit dar. Das ist der Fall, wenn der Freelancer dauerhaft für einen Auftraggeber tätig ist und dessen Aufträge mindestens 5/6 seines Umsatzes ausmachen. Ein fester Arbeitsort, wie das Unternehmensbüro, und festgelegte Arbeitszeiten können ebenfalls Indizien für eine Scheinselbstständigkeit sein. Sollte diese von einem Betriebsprüfer festgestellt werden, kann das dazu führen, dass Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend vom Arbeitgeber nachgezahlt werden müssen. Mehr dazu hier.

Verfügbarkeit

Während Angestellte das Recht auf bezahlten Urlaub und einen Kündigungsschutz haben, ist die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern liberaler organisiert. Dabei kann es passieren, dass ein Freelancer erst kürzlich einen Vertrag über die Zusammenarbeit mit einem anderen Auftraggeber geschlossen hat und daher nicht verfügbar ist. Es ist also empfehlenswert, Aufträge möglichst frühzeitig zu beschließen, um dem freien Mitarbeiter genügend Planungszeit zu bieten und eine Verfügbarkeit zu garantieren.

Entlohnung

Die Form der Bezahlung kann bei freien Mitarbeitern variieren. So rechnen einige Experten auf Stundenbasis ab, während andere ihr Honorar auf der Basis von Projektpreisen ermitteln. Unternehmen sollten grundsätzlich darauf achten, dass die verhandelten Preise ihr Budget nicht überschreiten. So kann auch für eine Abrechnung auf Stundenbasis eine Budgetdeckelung erfolgen.

Freie Mitarbeiter fest binden

Der Fachkräftemangel hat auf viele deutsche Unternehmen verheerende Auswirkungen und zeichnet sich darin aus, dass wirkliche Berufs-Experten immer seltener werden. Stellt sich die Zusammenarbeit mit einem freien Mitarbeiter als erfolgreich dar, kann sich der Versuch lohnen, einen freien Experten fest anzustellen.

Girl in a jacket

Beachten Sie den Verwerter-Anteil der Künstlersozialversicherung (KSK) bei der Zusammenarbeit mit freiberuflichen Kreativen. Dieser liegt bei 5% der Rechnungssumme und wird auf alle Kreativleistungen von Designern, Textern, Fotografen und anderen künstlerischen / kreativen Freiberuflern fällig. Ob der Auftragnehmer Mitglied in der KSK ist, spielt dabei keine Rolle.

Was sollten freie Mitarbeiter beachten?

Die freie Mitarbeit in einem Unternehmen bietet zwar viele Freiheiten, kommt jedoch oft mit wirklichen Herausforderungen daher. Aus diesem Grund müssen auch Auftragnehmer gewisse Aspekte beim Zusammenarbeiten auf freier Basis beachten.

Scheinselbstständigkeit

Sollte eine Scheinselbstständigkeit festgestellt werden, drohen auch für freie Mitarbeiter ernsthafte Konsequenzen. Dazu zählen unter anderem folgende:

– Der Verlust der Selbstständigkeit. – Der Verlust der IHK-Mitgliedschaft, viele Behördengänge und die Abmeldung des Gewerbes. – Rückerstattung der geltend gemachten Vorsteuer an das Finanzamt.

Weniger Stabilität

Da freie Mitarbeiter nicht über einen Kündigungsschutz verfügen, können sie flexibel unter Vertrag genommen werden. Diese Flexibilität sorgt auch dafür, dass Auftragsengpässe und eine instabile Beschäftigungslage Themen sind, mit denen man sich arrangieren können sollte. Ein finanzielles Polster von mehreren Monatsgehältern ist daher immer empfehlenswert, um nachhaltig selbstständig arbeiten zu können.

Kundenakquise

Die Kundenakquise stellt für viele Freelancer, je nach Branche, ein akutes Problem dar. Während viele freiberufliche IT-Fachkräfte in den letzten Jahren stark ausgelastet waren und dementsprechend hohe Stundensätze verlangen konnten, waren andere Branchen nicht ganz so gut ausgelastet. Die Selbstvermarktung und Kundenakquise ist für die meisten Freelancer daher eine ganz eigene Disziplin. Welche Aspekte es dabei zu beachten gilt, lesen Sie in unserer Ratgeber-Sektion Aufträge gewinnen.

Großzügige Honorarberechnung

Im Gegensatz zu Angestellten, müssen Selbstständige selbst vorsorgen und sollten ihr Honorar dementsprechend großzügig kalkulieren. Woran Sie sich dabei orientieren sollten, lesen Sie in unserem Ratgeber zur Angebotskalkulation. Grundsätzlich gilt es dabei, sich nicht unter Wert zu verkaufen und Polster für Krankheitstage, Computer-Equipment, Urlaub und spontane Investitionen einzukalkulieren.

Der freie-Mitarbeiter-Vertrag

Um eine einwandfreie Zusammenarbeit zu gewährleisten, sollte der Vertragsschließung besondere Beachtung geschenkt werden. Über einen sogenannten Freie-Mitarbeiter-Vertrag kann eine freie Mitarbeit vertraglich geregelt werden. Dieser kann entweder als Dienst- oder Werkvertrag geschlossen werden und regelt die Zusammenarbeit mit dem externen Mitarbeiter.

Regelung zur Leistungserbringung

Um die Risiken einer Scheinselbstständigkeit aus dem Weg zu räumen, sollte die Leistungserbringung und Vorgaben zum Arbeitsort und zur Arbeitszeit darin geregelt sein. Grundsätzlich gilt, dass eine klare Angabe des Arbeitsorts (z.B. das Firmenbüro) und festgelegte Arbeitszeiten (z.B. 9:00 bis 17:00 Uhr) auf eine Scheinselbstständigkeit hindeuten können. Es empfiehlt sich daher, in einem Vertrag mit einem freien Mitarbeiter ausdrücklich zu erwähnen, dass dieser seinen Arbeitsort und seine Arbeitszeiten selbst festlegen kann.

Girl in a jacket

Freelancer sollten darauf achten, dass sie sich nicht zu sehr an wiederkehrende Aufträge binden. Sonst wird riskiert, dass attraktivere Aufträge anderer Auftraggeber ggf. abgelehnt werden müssen. Passagen wie „Der Auftragnehmer ist berechtigt, Aufträge des Auftraggebers jederzeit und ohne Angaben von Gründen abzulehnen“ stellen dies klar und bieten auch einen erweiterten Schutz gegenüber einer Scheinselbstständigkeit.

NDA und Non-Compete-Klausel

Die meisten Unternehmen haben Betriebsgeheimnisse, die sie nicht mit Dritten teilen möchten. Viele Unternehmen fügen daher Verschwiegenheitserklärungen (NDA) oder Konkurrenzschutzverbote (Non-Compete-Klauseln) mit in Freie-Mitarbeiter-Verträgen ein.

Vergütung

Die Vergütung ist ein zentraler Bestandteil eines Vertrags mit Freelancern. Dabei gilt es das vorher ausgehandelte Stundenhonorar oder den Projektpreis in den Vertrag zu integrieren. Vertraglich festgehaltene Zahlungsziele sind ein zusätzlicher Schutz gegen verspätete Zahlungen.

Haftungsregelung

In vielen Branchen ist es sinnvoll, einen Haftungsausschluss für den Auftraggeber in dem Vertrag mit Freelancern zu integrieren. Dieser sollte klar definieren, unter welchen Umständen dieser von der Haftung befreit wird.

Vertragsdauer

Falls ein Vertrag zeitlich begrenzt werden soll, muss eine Vertragsdauer eingefügt werden. Grundsätzlich gilt es dabei zu regeln, wann der Auftragnehmer seine Arbeit aufnimmt und wann diese beendet wird. Gibt es Projektbausteine, nach denen separat abgerechnet werden soll? Dann gilt es diese ebenfalls zu integrieren.

Wie Sie einen rechtlich korrekten Dienstvertrag mit einem Mitarbeiter erstellen können, erfahren Sie hier.

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