Was ist eine Gutschrift?
Den Begriff Gutschrift verwenden wir in der Praxis in verschiedenen Zusammenhängen. Daher lassen sich mehrere Arten von Gutschriften unterscheiden. Zum einen bezeichnet die Gutschrift die Abrechnungsgutschrift, wie sie im § 14 UStG definiert ist. Zum anderen bezeichnen wir damit häufig eine Stornorechnung.
Im rechtlichen Sinne handelt es sich bei der Gutschrift um eine Art umgekehrte Rechnung. Wesentliches Merkmal ist, dass der Kunde oder der Leistungsempfänger und nicht der Leistungserbringer sie ausstellt. Bei der Rechnung ist es genau umgekehrt.
Bei der Gutschrift erhält also jemand eine Zahlung, ohne dass er dafür zuvor eine Rechnung ausgestellt hat. Es ergibt sich daher folgender Zusammenhang:
- Leistungserbringer stellt Abrechnungsdokument aus -> Rechnung
- Leistungsempfänger stellt Abrechnungsdokument aus -> Gutschrift
Im Falle der Rechnung stellt zum Beispiel ein Online-Shop einem Kunden das Dokument für die Abrechnung einer gelieferten Ware aus. Diese hat der Kunde zuvor im Shop bestellt. Bei der Gutschrift hingegen könnte zum Beispiel ein Handelsvertreter von seiner durch ihn vertretenen Firma eine Gutschrift für erbrachte Leistungen erhalten. Das wäre eine Möglichkeit, die Provision zu bezahlen, ohne dass der Handelsvertreter eine Rechnung ausstellt.
Zur weiteren begrifflichen Klärung: Der Oberbegriff für Gutschriften und Rechnungen lautet Faktura. Mit Faktura bezeichnen wir im Rechnungswesen alle Dokumente, die dem Beleg einer Abrechnung dienen. Bei dieser Abrechnung wiederum handelt es sich um den eigentlichen Abschluss des Geschäfts und der lässt sich mit einer Gutschrift ebenso herstellen wie mit einer Rechnung.
Abrechnungsgutschrift
Die Regelungen zur Abrechnungsgutschrift finden Sie im § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG. Die Abrechnungsgutschrift ist die klassische Wahl für die Provisionsabrechnung im Vertrieb bzw. für die Umsetzung eines Gutschriftverfahrens. Zum Einsatz kommt sie gerade im Rahmen langjähriger Geschäftsbeziehungen, wenn beide Parteien sich ausreichend gut kennen. Das ist zum Beispiel auch bei freien Journalisten häufig die bevorzugte Methode der Abrechnung.
Der Grund für die Nutzung eines solchen Gutschriftenverfahrens ist einfach zu verstehen. Die beteiligten Parteien sparen damit Zeit, was gerade bei vielen kleinen Rechnungsvorgängen zum Tragen kommt. Gutschriften lassen sich schneller und unkomplizierter erstellen als Rechnungen. Häufig sind entsprechende Systeme vorhanden, in denen sich die erbrachten Leistungen auf einfache Weise hochladen lassen. Die Quittierung erfolgt dann in Form einer Gutschrift, womit sich der bürokratische Aufwand für den Empfänger der Gutschrift verringert.
Damit ergibt sich auch der Vorteil der schnelleren Zahlung. Das ist zum Beispiel für Freelancer häufig ein wichtiges Argument. Haben sie erst einmal eine Leistung erbracht, möchten sie möglichst schnell den Zahlungseingang verbuchen können. Dieses Modell nutzen etwa Freelancer in der IT für ihre Arbeit im Zusammenhang mit Großkunden.
Die Gutschrift ist immer dann wirksam, sobald sie den Leistungserbringer erreicht und dieser nicht widerspricht. Das ist im § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG definiert.
Rechnungskorrektur / Stornorechnung
Eine weitere häufig anzutreffende Form der Gutschrift ist die Stornorechnung oder Rechnungskorrektur. Tatsächlich meinen wir umgangssprachlich diese Stornorechnung, wenn wir von einer Gutschrift sprechen.
Die Stornorechnung hat ihre Anwendung, wenn die teilweise oder vollständige Korrektur einer Rechnung gewünscht ist. Die Stornorechnung dient also der Stornierung einer anderen Rechnung. Ein typischer Fall für die Ausstellung einer solchen Stornorechnung ist eine Adressänderung beim Kunden. Hat Ihr Unternehmen noch die alte Adresse auf der Rechnung verwendet, ist eine Korrektur erforderlich.
Zu beachten ist dabei, dass Sie die Stornorechnung immer gemeinsam mit einer neuen Rechnung erstellen. Sie benötigen einmal eine Rechnung für die Stornierung der falsch ausgestellten Rechnung und dann eine neue und korrigierte Rechnung, die in diesem Beispiel die richtige Adresse des Kunden aufführt.
Bankgutschrift
Die Bankgutschrift ist ein weiteres Beispiel für eine Gutschrift. Hier ist der Fall jedoch einfacher gelagert: Wann immer Geld auf Ihrem Konto eingeht, erhalten Sie dafür eine Bankgutschrift. Das kann zum Beispiel die Einzahlung eines Kunden sein. Diese Gutschrift stellt die Bank auf Ihrem Konto aus. Damit erhalten Sie gegenüber dem Kreditinstitut einen Anspruch auf Auszahlung des eingezahlten Betrags.
Mit der Bankgutschrift ist also die Summe aller Zahlungseingänge auf einem Konto gemeint. Damit ist die Bankgutschrift das Gegenstück zur Lastschrift.
Was muss eine Gutschrift enthalten?
Ebenso wie Rechnungen müssen auch Gutschriften eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Bedeutsam ist hierbei, dass die Gutschriften den Rechnungen gesetzlich gleichgestellt sind. Die für Rechnungen geltenden Pflichtangaben sind daher auch bei der Gutschrift zu berücksichtigen:
- Angabe, dass es sich um eine Gutschrift handelt
- Leistungsempfänger und Leistungserbringer mit Namen und Anschrift
- Datum
- Steuernummer
- Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
- Steuerbetrag und angewendeter Steuersatz
- Eventuell auf die Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werkleistungen hinweisen
Die entsprechenden Regelungen finden Sie im § 14 Abs. 4 UStG.
Was müssen Kleinunternehmer beachten?
Kleinunternehmer müssen bei der Erstellung von Gutschriften eine Besonderheit beachten. Der § 19 Abs. 1 UStG ermöglicht es Kleinunternehmern auf die Berechnung von Umsatzsteuern auf die eigenen Umsätze zu verzichten. Diese sind entsprechend auf den Rechnungen nicht ausgewiesen. Die Möglichkeit dazu räumt das Finanzamt abhängig von der Umsatzhöhe ein.
Nun besteht jedoch in der Praxis die Möglichkeit, dass Ihnen ein anderes Unternehmen eine Gutschrift ausstellt und auf dieser die Umsatzsteuer ausweist. Wie im vorherigen Abschnitt gezeigt, gelten für die Gutschrift die gleichen Pflichtangaben wie für die Rechnung und daher ist auch der entsprechende Steuerbetrag auszuweisen.
Da Kleinunternehmer nicht berechtigt sind, von ihren Kunden eine Umsatzsteuer einzuziehen, müssen sie einer solchen Gutschrift widersprechen. Das normale Vorgehen besteht darin, den Geschäftspartner darum zu bitten, ein neues Dokument ohne Umsatzsteuer auszustellen. Auf diese Weise kann auch der Kleinunternehmer eine Gutschrift erhalten.
