Mit der Anzahl an Kunden steigt auch das Risiko von Zahlungsausfällen. Wie Zahlungserinnerungen und Mahnungen effizient und wann eingesetzt werden können, sollte daher jeden Unternehmer interessieren. Im RECHNUNG.de Ratgeber erfahren Sie, was Sie beim Schreiben von Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Co. beachten müssen. Außerdem geben wir einen Überblick darüber, wie ein geordnetes Mahnwesen aussehen sollte.
Insbesondere Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist eine fristgerechte Zahlung ihrer Forderungen besonders wichtig. Um dies zu erreichen, sollte man auf ein strukturiertes Mahnwesen setzen, welches im Falle einer Zahlungsverzögerung greift. Dies besteht für viele Unternehmen aus mehreren Zahlungserinnerungen und Mahnungen, bis ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.
Strukturiertes Mahnwesen als Schutz gegen Zahlungsausfall
Ein Schuldner ist grundsätzlich dann im Verzug, wenn er die festgelegte Zahlungsfrist einer Rechnung nicht einhält. Wie diese festgelegt wird, ist reine Verhandlungssache. Während einige Unternehmen auf zügige Zahlungen innerhalb weniger Wochen bestehen, ist es in manchen Branchen auch üblich, Zahlungsziele von mehreren Monaten festzulegen. Wurde keine Zahlungsfrist festgelegt, gilt laut §286 BGB, dass ein Kunde 30 Tage nach dem Erhalt einer Rechnung in Verzug gerät.
Im Gegensatz zu Unternehmern, müssen Verbraucher ausdrücklich auf diese Zahlungsfrist hingewiesen werden.
Das Mahnwesen beginnt also dann, wenn eine Rechnung überfällig ist. Dies kann über selbst versendete Mahnungen oder direkt über ein gerichtliches Mahnverfahren erfolgen. Viele Unternehmer bevorzugen aber ein gestuftes Verfahren, um ihre Kunden möglichst effizient zu einer Zahlung zu bewegen und um nicht auf den Kosten der Rechtsverfolgung sitzen zu bleiben.
Ablauf eines gestuften Mahnprozesses
Sobald das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten ist, kann der Rechnungsstellende ein Mahnverfahren einleiten. In den meisten Fällen werden Zahlungsziele aber schlicht weg vergessen und nicht mutwillig missachtet.
1. Den Dialog suchen
Oft ist es ratsam, am Fälligkeitsdatum der Rechnung einmal telefonisch beim Kunden nachzufragen, ob die Rechnung bereits beglichen wurde. Vielleicht gab es ein buchhalterisches oder kommunikatives Problem, welches einer Zahlung im Weg stand? Eventuell wurde das Rechnungsdatum einfach falsch interpretiert? Es gibt viele Gründe, warum die Zahlungen eines Kunden ausbleiben können. Unser Tipp: Beginnen Sie Ihren Mahnprozess mit einer freundlichen Nachfrage. Diese sorgt in vielen Fällen schon für eine direkte Zahlung.
2. Zahlungserinnerungen
Wurde die Rechnung dennoch nicht bezahlt, sollte eine förmliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung folgen. Diese kann einige Tage nach der telefonischen Nachfrage auf postalischem oder digitalem Weg übermittelt werden. Hier ist es besonders wichtig, dem Kunden klar zu vermitteln, dass eine umgehende Zahlung die letzte Chance ist, einen Mahnungsaufschlag zu vermeiden. Daher sollte eine Zahlungserinnerung ein letztes Zahlungsziel von wenigen Tagen beinhalten.
3. Die erste Mahnung
Die erste Mahnung sollte noch einmal über die Forderung informieren und zur unmittelbaren Zahlung auffordern. Ab der zweiten Zahlungsaufforderung dürfen Mahngebühren veranschlagt werden. Diese dürfen jedoch nur den real entstandenen Kosten entsprechen. In der Praxis spricht man also nur von geringen Eurobeträgen, die für die Zustellkosten, das Briefpapier und den Brief angefallen sind.
4. Die zweite Mahnung
Stellt sich ein Kunde immer noch quer und verweigert eine Zahlung, lässt sich eine zweite Mahnung ausstellen. Falls keine dritte Mahnung mehr folgen wird, gilt es dabei den Kunden in Kenntnis zu setzen, dass ab sofort rechtliche Schritte unternommen werden.
5. Die dritte Mahnung
Grundsätzlich ist kein Unternehmer dazu verpflichtet selbst Mahnungen oder Zahlungserinnerungen auszustellen. Alle Zahlungsaufforderungen nach der Fälligkeit einer Rechnung sind reine Kulanz. Wir empfehlen daher spätestens ab der dritten Mahnung rechtliche Schritte einzuleiten.
6. Gerichtliches Mahnverfahren oder Weitergabe an ein Inkasso-Büro
Wenn ein Kunde auch nach mehreren Zahlungsaufforderungen nicht zahlt, führt kein Weg an ernsthaften Konsequenzen vorbei. Wir empfehlen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder Inkasso in Anspruch zu nehmen.
Unter welchen Bedingungen darf gemahnt werden?
Eine Voraussetzung für Mahnprozesse ist, dass die Rechnung über alle rechtlichen Anforderungen verfügt. Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Rechnung korrekt ist? Dann finden Sie hier unseren Leitfaden zur Rechnungserstellung. Außerdem können Sie für die nächste Rechnung unseren kostenfreien Factoring als lohnender Schutz gegen Zahlungsausfälle
Die Sorgen um ein gestuftes Mahnverfahren nimmt Ihnen RECHNUNG.de ab. Mit RECHNUNG.de können Sie Ihre Forderungen ab einer Gebühr von 0,5% des Rechnungsbetrags vorfinanzieren lassen. Sie erhalten Ihr Geld innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Forderung durch den Rechnungsempfänger und das Risiko, dass Ihr Auftraggeber nicht oder zu spät zahlt, übernimmt RECHNUNG.de.
