In unserem Ratgeber „Was tun, wenn die Zahlung ausbleibt?“ haben wir zusammengefasst, wie Unternehmer mit akutem Zahlungsverzug umgehen sollten. Dabei wurde deutlich, wie aufwändig und teuer rechtliche Schritte sein können. Daher sollten Sie Ihre Ressourcen auf die Vermeidung von Zahlungsausfällen fokussieren.
Wie lassen sich Zahlungsausfälle vorbeugen?
Einen Großteil aller Zahlungsausfälle können Unternehmer bereits im Vorfeld verhindern. In erster Linie entstehen diese durch finanzielle Probleme oder Unzufriedenheit. Folgende Schritte gilt es im Vorfeld einer Zusammenarbeit mit einem Kunden zu beachten:
1. Bonitätsauskunft
Zu einer professionellen Zusammenarbeit gehört, sich nach der Zahlungsfähigkeit des Kunden zu erkundigen, bevor Leistungen ausgetauscht werden. Die Handelskammer Hamburg empfiehlt dazu in erster Linie eine Einsicht in das Handelsregister und in das Schuldnerverzeichnis des Amtsgerichts. Diese Auskünfte sind kostenfrei und lassen sich auch ohne Einverständnis des Geschäftspartners durchführen. Geht es um besonders große Projekte, macht auch eine Bonitätsauskunft bei der Schufa Sinn. Dazu sollten Sie Ihren Kunden bitten, eine Selbstauskunft vorzuzeigen.
2. Vorkasse oder direkte Zahlungen
Mithilfe von Sofortzahlungen und Vorkasse lassen sich Zahlungsausfälle vermeiden. Diese können branchenübergreifend angeboten werden und stellen sicher, dass Sie Ihre Zahlung erhalten. Mit Skonti und anderen Rabatten können Sie diese Zahlungsmöglichkeiten für Ihre Kunden attraktiver machen.
Für Dienstleister ist die Vereinbarung eines Vorschusses üblich. So können Sie sichergehen, dass zumindest ein Teil der vereinbarten Summe pünktlich überwiesen wird.
3. Rechnungen zeitnah stellen
Rechnungen sollten unmittelbar nach dem Erbringen einer Dienstleistung gestellt werden, um eine möglichst direkte Zahlung des Kunden zu erzielen. Das rechtliche Zahlungsziel von 30 Tagen können Sie mit passenden AGBs oder einer kurzen Bestätigung des Kunden verkürzen. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen bietet dem Kunden mehr als genug Zeit, um eine Überweisung durchzuführen. Dafür lassen sich Versäumnisse aber deutlich früher adressieren.
4. Bauchgefühl beachten
Das Bauchgefühl des Menschen entscheidet oft über dessen Erfolg oder Misserfolg. Falls Ihnen ein Kunde dubios vorkommt oder Sie finanzielle Schwierigkeiten erahnen, sollten Sie dies ernst nehmen. In solchen Fällen macht es oft Sinn, eine Zusammenarbeit zu vermeiden oder zumindest die Zahlung auf Rechnung zu verweigern.
5. Kundenzufriedenheit sicherstellen
Die wenigsten Zahlungsausfälle passieren böswillig. Meistens handelt es sich um eine Mischung aus Unzufriedenheit des Kunden und finanziellen Problemen. Sich zu vergewissern, dass der Kunde wirklich zufrieden ist, ist deshalb besonders wichtig, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Suchen Sie daher den Dialog und stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen Ihres Kunden kennen. Sollte mal etwas schief gelaufen sein, können Sie einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich zwar negativ auf Ihren Kontoauszug aus, erhöht aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Geld auch tatsächlich erhalten.
Was ist, wenn es doch einmal ernst wird?
Eine lückenlose Vorarbeit gilt als wichtigste Tugend, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Ein Mahnbescheid ist so mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich. Zudem hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck und zeigen Ihrem Kunden, dass Sie es ernst meinen.
1. Ein rechtlich korrekter Vertrag
Ein Vertrag sollte die Grundlage einer professionellen Geschäftsbeziehung darstellen. Dabei gilt es auf die Details zu achten. Oft ist es sinnvoll, die eigenen AGBs und Musterverträge im Voraus einmal mit einem Anwalt durchzusprechen. So stellen Sie sicher, dass diese im Notfall auch gerichtlich verwendbar sind. Außerdem schaffen Sie einen seriöseren Eindruck bei Ihrem Kunden.
2. Dokumentation aller Geschäftsvorgänge
Neben einem Vertrag sollten Sie alle Geschäftsprozesse sowie die Kommunikation mit Ihrem Kunden lückenlos dokumentieren. Dazu gehören auch Nachweise erbrachter Leistungen, Garantiefälle, Revisionen und Absprachen. Vor Gericht sind diese Dokumentationen ein entscheidender Faktor. Falls Sie ausgiebig nachweisen können, dass Ihr Schuldner tatsächlich in der Schuld steht, haben Sie entscheidende Vorteile.
3. Den Dialog suchen
Die wenigsten Zahlungsausfälle sind unüberwindbar. Um einen Gerichtsprozess zu vermeiden, sollten Sie mit Ihrem Kunden kommunizieren. Fragen Sie, warum die letzte Rechnung nicht bezahlt wurde. Liegt es an finanziellen Problemen? War der Kunde eventuell unzufrieden mit der erbrachten Leistung? In diesem Punkt ergibt es besonders viel Sinn, lösungsorientiert zu agieren. Oft lassen sich potenzielle Zahlungsausfälle mit einem kleinen Rabatt oder einer Ratenzahlung beheben.
4. Professioneller Mahnprozess
In vielen Fällen werden Kunden dann zahlungswillig, wenn sie sehen, dass Sie es ernst meinen. Sollten Sie also mit einem säumigen Schuldner zu tun haben, ist ein professioneller Mahnprozess oft ein passender Schritt. Dieser deutet an, dass Sie im Notfall auch vor Gericht ziehen. Wichtig ist auch hier eine lückenlose Dokumentation, um Mahnungen im Gericht beweiskräftig vorzeigen zu können.
Fazit: Zahlungsausfälle garantiert vermeiden
Verschiedene Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um Zahlungsausfälle Ihrer Kunden effektiv zu vermeiden. In unserem Blogbeitrag „Welche Möglichkeiten des Mahnwesens gibt es?“ haben wir zusammengefasst, wie Sie Mahnungen effektiv durchsetzen.
Um sicherzustellen, dass Sie nicht von Zahlungsausfällen betroffen sind, steht das Full-Service-Factoring von RECHNUNG.de als Alternative bereit. Dieses ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsvorfinanzierung mit integriertem Ausfallschutz. In der Praxis bedeutet dies: Sie müssen mit Rechnungen zukünftig kein Risiko mehr eingehen.
Hier können Sie Ihre Rechnung noch heute vorfinanzieren lassen, um eine Auszahlung innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Rechnung durch den Rechnungsempfänger zu erhalten.
Nicht sicher, ob Factoring das Richtige für Sie ist? Keine Sorge! Probieren Sie es einfach aus! Ihre erste Rechnung können Sie kostenfrei bei uns vorfinanzieren.
