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Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 des Umsatzsteuergesetztes) ist eine Vereinfachungsregelung, die Unternehmern mit geringen Umsätzen die Option bietet, steuerrechtlich größtenteils wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Ein Kleinunternehmer muss die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Dadurch sind seine Produkte für den Endkunden, der nur die Bruttopreise vergleicht, günstiger.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kleinunternehmern großer bürokratischer Aufwand erspart bleibt. Sie führen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auf, müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen und die ansonsten verpflichtende monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt ebenfalls. In diesem Fall sind sie aber auch vom Vorsteuerabzug von Rechnungen anderer Unternehmen ausgeschlossen. Sie können die Mehrwertsteuer, die sie beim Kauf von Produkten anderer Unternehmen bezahlen, nicht steuerlich geltend machen und vom Finanzamt zurückfordern.

Bedingungen für die Anerkennung als Kleinunternehmen

Aus steuerlicher Sicht können

– Einzelunternehmer – Freiberufler – Teams in den Rechtsformen GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) – Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) – und weitere Unternehmensformen

die Kleinunternehmerregelung anfordern, sofern sie

– im ersten Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erwarten. – im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten.

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Tipp: Kleinunternehmerregelung bereits vor Geschäftsbetrieb anfragen

Wenn die Umsätze die Grenze von 22.000 Euro zu übersteigen drohen, kann es sinnvoll sein, die Kleinunternehmerregelung vor dem eigentlichen Start in die Geschäftsphase zu beantragen – beispielsweise vor einem längeren Urlaub. Denn werden in den ersten Monaten keine Umsätze erzielt, bleibt für die profitablen Monate ein größerer Spielraum bis zum Erreichen des Maximalumsatzes.

WICHTIG: Die Umsatzgrenze ist 2020 gestiegen. Bisher galt, dass der Umsatz im Vorjahr 17.500 € nicht überschritten hat. Weiterhin gilt jedoch, dass im laufenden Jahr der Umsatz voraussichtlich nicht über 50.000 € liegt.

Die Summen beziehen sich jeweils immer auf ein vollständiges Kalenderjahr. Falls der Nutzer die selbstständige Tätigkeit im Laufe des Kalenderjahres aufgenommen hat, muss er den voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen. Bei diesen Umsatzgrenzen handelt es sich um Brutto-Beträge, die Umsatzsteuer ist hier also bereits enthalten. Diese müssen Kleinunternehmer in diesem Fall also weder ausrechnen noch auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.

Vier Beispiele zur Kleinunternehmerregelung

Für das bessere Verständnis verdeutlichen die folgenden vier Beispiele, in welchen Fällen die Kleinunternehmerreglung gültig ist, und wann der Unternehmer, abhängig von seinem Jahresumsatz, in die Regelbesteuerung eingestuft wird.

Fall 1: Existenzgründung als Kleinunternehmer

Ein Existenzgründer verkauft Waren über einen Internet-Shop. Für das erste Jahr erwartet er einen Umsatz von etwa 11.000 Euro. In diesem Fall gilt die Kleinunternehmerregelung, denn die geschätzte Summe hat die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überstiegen. Auch besteht die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und stattdessen die Regelbesteuerung zu wählen. An diese Entscheidung ist er allerdings fünf Jahre gebunden und ein Wechsel zurück ist nur dann möglich, wenn auch nach dieser Zeit die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten wird.

Oftmals fällt eine solche Gründung allerdings nicht auf den Jahresanfang, sondern ein beliebiges anderes Datum. In diesem Fall rechnet der Gründer den erwarteten Umsatz auf das Jahr hoch. Angefangene Monate zählen hierbei als volle Kalendermonate.

Fall 2: Erwartungen werden übertroffen

Falls die Umsätze die erwartete Summe (11.000 Euro) übertreffen und am Jahresende 23.000 Euro zusammenkommen, bleibt der Kleinunternehmer-Status trotzdem erhalten. Wichtig ist nur, dass die zu geringe Schätzung plausibel ist, also nicht wissentlich heruntergerechnet wurde.

Fall 3: In zwei aufeinanderfolgenden Jahren Umsatzgrenzen eingehalten

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das Jahr 2020 erwartet er einen Umsatz von 44.000 Euro. In diesem Fall wird der Gründer für beide Jahre als Kleinunternehmer eingestuft, denn 2019 blieb der Umsatz unter der Grenze von 22.000 Euro, und im Folgejahr liegt die Prognose unter der Umsatzgrenze von 50.000 Euro. Erst ab dem Jahr 2021 verliert der Gründer den Status des Kleinunternehmers, da er im Vorjahr mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet hat (nämlich 44.000 Euro).

Fall 4: Status als Kleinunternehmer wird aberkannt

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das darauffolgende Jahr werden aber bereits Umsätze in Höhe von 60.000 Euro erwartet. In diesem Fall wird der Grenzwert im zweiten Geschäftsjahr vermutlich überschritten. Daher wird der Gründer bereits im Kalenderjahr 2020 umsatzsteuerpflichtig. Die Überschreitung der Umsatzgrenze hat keine weiteren Folgen.

Korrekte Rechnungsstellung bei bestehender Kleinunternehmerregelung

Sofern für einen Unternehmer mit geringen Umsätzen die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, muss er bei der Rechnungsstellung einige Pflichtangaben und Verbote beachten. Solange der Status gültig ist, darf er auf seinen Rechnungen weder einen Umsatzsteuersatz noch seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben. Ferner darf er Netto- und Bruttopreise nicht getrennt ausweisen. Des Weiteren muss eine solche Rechnung einen Passus enthalten, der auf die Umsatzsteuer-Freiheit hinweist. Zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.”

Häufige Fehler vermeiden

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung birgt einige Fallstricke. Wir zeigen Ihnen, welche häufigen Fehler Kleinunternehmer begehen können und wie man sie vermeiden kann.

Sich für Kleinunternehmer-Status entscheiden, obwohl es sich nicht lohnt

Kontraproduktiv ist die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung dann, wenn die Geschäfte vor allem mit umsatzsteuerpflichtigen Firmenkunden zustande kommen. Diese bekommen die Mehrwehrsteuer vom Finanzamt erstattet und entscheiden sich bei gleichen Endpreisen tendenziell eher für einen Konkurrenten, der diese ausweist.

Wenig sinnvoll ist der Kleinunternehmer-Status auch für Geschäftstätige, die viele Investitionen tätigen müssen oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn als Kleinunternehmer haben sie kein Recht auf Vorsteuerabzug. Bei kleineren Anschaffungen fällt das noch nicht groß ins Gewicht, bei größeren Anschaffungen jedoch schon. Einem Unternehmer erstattet das Finanzamt bei einem solchen Kauf 19 Prozent Mehrwertsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Ein als Kleinunternehmer registrierter Käufer muss hingegen den vollen Preis zahlen. Bei der geplanten Anschaffung eines Computers, dessen Kaufpreis nicht selten vierstellig ist, ist der Kleinunternehmer-Status daher nicht sinnvoll. Bei einer Anschaffung für 1000 Euro spart er sich bei einer Umsatzsteuer von 19 Prozent 190 Euro.

Die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen anwenden

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen angewendet werden kann. Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro ist jedoch immer an eine Person und nicht an ein oder mehrere Unternehmen gebunden. Bleiben die einzelnen Unternehmen unterhalb der Grenze, überschreiten aber in der Summe die Umsatzgrenze, muss die jeweilige Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) handelt.

Auf der Rechnung den Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung vergessen

Kleinunternehmer sind von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen lediglich darauf hinweisen, dass sie von der Deklarationspflicht befreit sind (siehe Box oben). Vergisst der Kleinunternehmer jedoch diese Angabe, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, denn der Rechnungsempfänger wird die Rechnung in der Regel beanstanden. Schnelle Abhilfe in diesen Fällen schafft eine Rechnungskorrektur.

Ausweisen der Mehrwertsteuer

Weist ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer Rechnungsposten fälschlicherweise mit 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer aus, muss er diese Beträge an das Finanzamt abführen. Außerdem muss er den Empfänger der Rechnung über das Missgeschick und das Finanzamt über den Korrekturwunsch informieren. Falls das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet hat, bekommt der Rechnungssteller den von ihm bezahlten Mehrwertsteuerbetrag zurück. Deutlich komplizierter wird es, wenn der Rechnungsempfänger diese Vorsteuer bereits beim Finanzamt geltend gemacht hat. Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beim Finanzamt beantragen. Der Rechnungsempfänger hat die Vorsteuer hingegen zurückzuzahlen, noch bevor das Finanzamt den Betrag erstattet.

Den potenziellen Umsatz falsch einschätzen

Eine richtige Vorhersage des Umsatzes ist nicht immer einfach – weder für Neugründer noch für erfahrene Unternehmer. Sollten sich die Umsätze im Gründungsjahr über die erlaubten 22.000 Euro summieren, kommt es darauf an, ob die Mehreinnahmen überraschend eingetreten sind. Im Zweifel muss der Unternehmer dem Finanzamt glaubhaft erklären, warum mit den Mehreinnahmen nicht zu rechnen war. Für das betreffende Geschäftsjahr bleibt der Kleinunternehmer-Status erhalten, im Folgejahr wird dann die Umsatzsteuer fällig und das selbst, wenn die Einkünfte unterhalb der 22.000 Euro liegen sollten. Weist das Finanzamt hingegen nach, dass der Umsatz mutwillig kleingerechnet wurde, wird der Unternehmer rückwirkend umsatzsteuerpflichtig und die Differenz ist dementsprechend nachzuzahlen.

Nach einem Jahr in den Status wechseln

Ein Unternehmer, der im ersten Jahr auf den Kleinunternehmer-Status willentlich verzichtet hat, möchte aufgrund unerwartet kleiner Umsätze im Folgejahr in diesen wechseln. Dies ist allerdings nicht möglich. Wer sich gegen den Status als Kleinunternehmer entscheidet, muss fünf Jahre warten, bis er sie wieder beanspruchen darf und von der Regelung profitieren kann.

Das Auslaufen der Kleinunternehmerregelung verpassen

Generell müssen Unternehmer selbst errechnen, ob sie noch für die Kleinunternehmerregelung infrage kommen oder regulär besteuert werden müssen. Eine Mitteilung seitens des Finanzamts findet nicht statt. Deshalb ist es sinnvoll, kurz vor Ablauf des Jahresendes die Umsatz-Summe zu prüfen. Liegt diese über 22.000 Euro, muss im Folgejahr die Umsatzsteuer erhoben werden. Vergisst der Unternehmer, diese zu erheben, ist er dem Finanzamt den Differenzbetrag schuldig. Die Umsatzsteuer muss also abgeführt werden, ohne jemals vom Geschäftspartner verlangt worden zu sein. In diesem Fall ist die Korrektur aller falsch ausgewiesenen Rechnungen notwendig. Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden bezahlen die Differenz in der Regel, da sie diese wieder von der Steuer absetzen können. Bei falschen Rechnungen an Privatkunden und umsatzsteuerbefreite Unternehmen bleiben Selbstständige oftmals auf offenen Beträgen sitzen.

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Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungsbeträge bis 250 € gelten in Deutschland geringere Anforderungen als für „normale“ Rechnungen. Die sogenannten Kleinbetragsrechnungen dienen dazu, die Rechnungserstellung bei geringen Rechnungsbeträgen zu vereinfachen. Welche Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen bestehen und was diese von normalen Rechnungen unterscheidet, erfahren Sie im RECHNUNG.de Ratgeber.

Welche Rechnungen sind Kleinbetragsrechnungen?

Häufig wird der Begriff „Kleinbetragsrechnung“ mit dem Begriff „Kleinunternehmer“ in Verbindung gebracht. Dabei haben diese absolut nichts miteinander zu tun. Kleinbetragsrechnungen können sowohl von Regelunternehmern als auch von Kleinunternehmern für alle Rechnungsbeträge bis 250 € ausgestellt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Leistung an eine Privatperson (B2C) oder an ein anderes Unternehmen (B2B) handelt.

Mehrere Rechnungen über dieselbe Dienstleistung dürfen allerdings nicht mit den vereinfachten Anforderungen der Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden, wenn diese zusammen einen Betrag von 250 € überschreiten.

Was müssen Kleinbetragsrechnungen beinhalten?

Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 € müssen grundsätzlich nur fünf Angaben beinhalten:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  2. Ausstellungsdatum der Rechnung
  3. Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der geleisteten Dienstleistung
  4. Bruttopreis
  5. Anzuwendender Steuersatz oder der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Wichtig ist, dass auch Kleinbetragsrechnungen den genauen Mehrwertsteuersatz aufführen. Ein einfacher Hinweis, dass Mehrwertsteuer berechnet wurde, ist nicht ausreichend. Werden mehrere Mehrwertsteuersätze fällig, müssen Rechnungen zudem die Bruttoendsummen pro Mehrwertsteuersatz aufführen. In einer solchen Situation muss die Rechnung auch über eine Bruttogesamtsumme verfügen.

Eine Pflicht zur vereinfachten Rechnungsstellung besteht allerdings nicht. Ein Unternehmen kann also grundsätzlich auch bei Beträgen unter 250 € Rechnungen mit vollständigen Rechnungsangaben erstellen. Sind diese Angaben allerdings fehlerhaft, gefährdet dies den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.

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Kleinbetragsrechnungen können nur bei inländischen Geschäften zum Einsatz kommen. Bei grenzüberschreitenden Leistungen und Lieferungen innerhalb der EU oder in Drittländern gelten andere Rechnungsanforderungen.

Was darf weggelassen werden?

Ein großer Teil der in § 14 Absatz 4 UStG festgelegten Anforderungen an „normale“ Rechnungen trifft auf Rechnungen bis 250 € nicht zu. Folgende Angaben können guten Gewissens ausbleiben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Leistungs- und Lieferzeitraum
  • Nettoentgelt und separate Berechnung der anfallenden Steuer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer

Was müssen Rechnungsempfänger beachten?

Kleinbetragsrechnungen bieten sowohl dem Lieferanten als auch dem Rechnungsempfänger eine Erleichterung. Allerdings können im Alltag Situationen entstehen, in denen man bei betrieblichen Einkäufen nach einer „normalen“ Rechnung fragen muss. Das kann zum Beispiel bei größeren Anschaffungen im Baumarkt oder beim Tanken mehrerer Dienstfahrzeuge der Fall sein. Viele Kassierer wissen nicht, dass nur Rechnungen bis 250 € vereinfachte Angaben beinhalten dürfen und stellen daher lediglich einen einfachen Kassenbeleg aus. In solchen Situationen müssen betriebliche Einkäufer daher auf eine vollständige, formale Rechnung bestehen, um von ihrem Vorsteuerabzug Gebrauch machen zu können.

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Besondere Vorsicht ist geboten, wenn eine Kleinbetragsrechnung mit zusätzlichen Angaben, wie dem Namen und der Anschrift des Käufers, versehen wird. Wenn versehentlich ein falscher Name oder eine fehlerhafte Anschrift aufgeführt wird, kann dies ein Grund für das Finanzamt sein, den Vorsteuerabzug zu verweigern. Die Belege von betrieblichen Einkäufen sollten daher grundsätzlich und unabhängig von der Rechnungssumme auf ihre Richtigkeit geprüft werden.

Kleinbetragsrechnungen unterliegen, genau wie normale Rechnungen, der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Gerade bei gedruckten Belegen ist daher eine Digitalisierung ratsam. Bei digitalen Rechnungen müssen zudem die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) beachtet werden.

Wann sollten Unternehmer Kleinbetragsrechnungen erstellen?

Ob Unternehmer von den vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen Gebrauch machen sollten, hängt von der Zeitersparnis ab, die sie dadurch erhalten. Da in vielen Branchen regelmäßig höhere Rechnungen ausgestellt werden, liegen den meisten Unternehmen korrekte Rechnungsvorlagen vor. In der Regel macht es dann nicht mehr Arbeit, diese Vorlagen vollständig auszufüllen.

In Offline-Geschäften können die vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen allerdings sehr praktisch sein. Dadurch genügen auch Geschäftskunden bis zu einer Rechnungssumme von 250 € in der Regel einfache Kassenzettel, um ihre Vorsteuer geltend zu machen.

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Fehlerhafte Rechnungen korrigieren

Wie wir im Beitrag über Rechnungsstornierungen bereits angemerkt haben, stehen prinzipiell zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Fehler in Rechnungen auszubessern: Die Korrektur und die Stornierung. Die Rechnungskorrektur mithilfe eines Berichtigungsdokument kann lediglich bei noch nicht verbuchten Rechnungen erfolgen.

Wann müssen Rechnungen berichtigt werden?

Rechnungen müssen die in § 14 Abs. 4 UStG definierten Pflichtangaben für Rechnungen erfüllen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet. Zudem kann auch der Betriebsausgaben-Abzug gefährdet sein, wenn Zweifel an der Glaubwürdigkeit einer Abrechnung bestehen. In der Praxis bedeutet dies, dass der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer geltend machen kann und ggf. die Ausgabe vollständig aus den Betriebsausgaben gestrichen wird.

Unternehmer müssen Rechnungen also dann berichtigen, wenn diese nicht die gesetzlichen Pflichtangaben erfüllen. Rechtschreib- oder Grammatikfehler müssen nicht berichtigt werden, da diese sich nicht negativ auf den Rechnungsempfänger auswirken. Oft vorkommende Fehler sind beispielsweise folgende:

  • Eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer
  • Falsch ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge
  • Eine fehlende Steuernummer
  • Ein fehlendes Leistungsdatum
  • Unregelmäßigkeiten in der Rechnungskalkulation

Worauf kommt es bei einem Berichtigungsdokument an?

Ein Berichtigungsdokument ist eine unkomplizierte Möglichkeit, Fehler in bereits erstellten Rechnungen zu korrigieren. Dies ist besonders attraktiv, da es den Zeitaufwand für eine Korrektur deutlich verringert. Das Erstellen einer komplett neuen Rechnung und eine anschließende Rechnungsstornierung muss so nämlich nicht erfolgen.

Im Fokus des Berichtigungsdokumentes muss der Zusammenhang zu der fehlerhaften Rechnung stehen. Das sollte über einen Verweis auf die entsprechende Rechnungsnummer und das ursprüngliche Rechnungsdatum erfolgen. Außerdem gilt es, den Fehler der Originalrechnung entsprechend zu berichtigen. Handelt es sich um einen Fehler im Rechnungsdatum, sollte das fehlerhafte Datum zusammen mit dem korrigierten Datum genannt werden. Bei Fehlern in der Rechnungsnummer ist diese Vorgehensweise identisch.

Zudem gehören das aktuelle Datum und die Anschriften des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers auf die Korrektur. Ansonsten gibt es keine klar definierten formalen Anforderungen an das Dokument. Dies kann Korrekturen in Listenform oder auch Korrekturen in einer ausführlichen schriftlichen Erklärung beinhalten.

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Wurde eine Rechnung bereits verbucht, führt nichts an einer ordnungsgemäßen Rechnungsstornierung vorbei. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsstornierungen.

Sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer müssen die Berichtigungsdokumente anschließend zusammen mit dem Original buchhalterisch ablegen. So wird sichergestellt, dass das fehlerhafte Original nicht versehentlich ohne Berichtigung verbucht wird.

Handschriftliche Korrektur einer Rechnung

Handelt es sich um eine Rechnung im Papierformat, besteht auch die Möglichkeit einer handschriftlichen Korrektur. So können Unternehmer eine Rechnungsnummer bei einem Kundentermin berichtigen, ohne ein separates Berichtigungsdokument zu erstellen. Wichtig ist, dass entsprechende Fehler korrigiert werden und die Rechnung anschließend erneut unterschrieben wird. Diese sollte dann lediglich für die eigenen Unterlagen kopiert werden, um die Korrektur in der eigenen Buchhaltung zu belegen.

Schluss mit Unsicherheiten bei der Rechnungserstellung

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Angaben Rechnung

Sie haben den Auftrag ergattert, die Leistung vertragsgerecht erbracht und müssen nun nur noch eine  korrekte Rechnung erstellen. Damit Sie Ihr wohlverdientes Geld erhalten, lesen Sie hier, welche Angaben auf der Rechnung auf keinen Fall fehlen dürfen:

Obligatorische Angaben

§ 14 Absatz 4 UStG regelt detailliert die Angaben, die im Rahmen der Rechnungserstellung zu leisten sind. Bei den folgenden Vorgaben handelt es sich um Mindestanforderungen, deren Nichtbeachtung zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen können:

  • Vollständige Namen und Anschriften des Rechnungsstellers und -empfängers
  • Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Artikel oder Umfang und Art der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde
  • Netto-Betrag für die Ware oder Dienstleistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
  • Jede bereits vorab vereinbarte Minderung des Entgelts, beispielsweise ein Skonto oder ein Rabatt
  • Anzuwendender Steuersatz und der sich daraus ergebende Umsatzsteuerbetrag
Buchhaltung war noch nie so einfach

Zusätzliche Angaben

Zusätzlich sind in einigen Fällen weitere Angaben zu leisten. Liegt beispielsweise eine Steuerbefreiung vor, muss die Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass für die Warenlieferung oder Dienstleistung eine Steuerbefreiung gilt. Handelt es sich um eine Bauleistung, muss die Rechnung einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht seitens des Empfängers enthalten. Erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung oder beauftragt er Dritte, sie zu erstellen, ist die Angabe „Gutschrift“ auf dem Dokument notwendig. Ist der Rechnungssteller Hersteller von Elektrogeräten, muss er zusätzlich seine Registrierungsnummer auf der Rechnung anführen.

In der Praxis empfiehlt es sich, die Bankverbindung und ein Zahlungsziel auf der Rechnung anzugeben.

Sonderregelungen

Keine Regel ohne Ausnahmen – dies trifft auch auf das Erstellen von Rechnungen zu. Hier gibt es einige Sonderregelungen, die vor allem für Kleinunternehmer, für Rechnungen über kleine Beträge oder für versehentlich fehlerhaft ausgestellte Rechnungen gilt.

Kleinunternehmerregelung

Diese Regelung bedeutet eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht, indem sie Unternehmern mit niedrigen Umsätzen erlaubt, umsatzsteuerrechtlich wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Zwar unterliegt auch der Kleinunternehmer weiterhin formal dem Umsatzsteuergesetz, jedoch erhebt das Finanzamt diese Steuer nicht. Damit sind diese Unternehmen aber vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen ausgeschlossen.

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Kleinunternehmerregelung

Die Regelung greift bei Unternehmen, deren Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorausgegangenen Kalenderjahr maximal 22.000 Euro betrug und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Bei der Rechnungsstellung ist dies dementsprechend zu berücksichtigen. Die Rechnung eines Kleinunternehmers muss weiterhin alle obligatorischen Angaben enthalten, allerdings darf sie die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Die Ausgangsrechnung enthält in diesem Fall also nur den Bruttowert.

Kleinstbetragsrechnung

Sonderregelungen greifen, sollte der Gesamtbruttobetrag inklusive Umsatzsteuer maximal 250 Euro betragen. Erst am 12.05.2017 hat der Gesetzgeber diese Obergrenze im Sinne des Bürokratieentlastungsgesetzes von ursprünglich 150 Euro angehoben. In diesem Fall kann der Rechnungssteller eine Kleinstbetragsrechnung anfertigen. Diese muss nach § 14 Absatz 6 UStG folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name des Rechnungsstellers
  • Vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Artikel oder Umfang und Art der Dienstleistung
  • Angabe der Höhe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags in einer Summe
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine gegebenenfalls vorliegende Steuerbefreiung

Storno-Rechnung

Unterläuft dem Rechnungssteller ein Tippfehler bei der Rechnung, muss er nicht nur den Fehler korrigieren, er ist zudem verpflichtet, die fehlerhafte Version aufzubewahren. Das ist notwendig, da jede Rechnung eine laufende und eindeutige Rechnungsnummer trägt und somit Teil des lückenlosen, unternehmensinternen Buchhaltungssystems ist.

Die Storno-Rechnung ist das Mittel zur Korrektur der Ursprungsrechnung und im Grunde das Gegenteil dieser ursprünglichen Rechnung, weshalb sie umgangssprachlich auch als „Gutschrift“ bezeichnet wird. Sie enthält alle Angaben und Daten der Ursprungsrechnung und erhält eine eigene Rechnungsnummer. Der Betrag wird lediglich mit einem Minuszeichen versehen. Dies neutralisiert die fehlerhafte Rechnung.

Zuletzt ist eine dritte, korrekte Rechnung mit einer weiteren Rechnungsnummer zu erstellen. Das Unternehmen stellt alle drei Rechnungen dem Kunden zu und bewahrt die Duplikate fristgerecht auf.

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