Ratgeber

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Für geschäftliche Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lange diese ausfallen, hängt von der Art des Belegs ab. Dabei besteht für die eine Gruppe von Belegen eine kürzere Frist von sechs Jahren und für die andere eine längere von zehn Jahren. Die Rechnungen gehören ebenso wie Kontoauszüge oder Bilanzen zur zweiten Gruppe.

Hat Ihr Unternehmen eine Rechnung selbst erstellt oder von einem anderen Unternehmen eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Entscheidend ist hierbei der Zeitpunkt der Belegerstellung. Stellen Sie zum Beispiel am 01.07. eines Jahres eine Rechnung aus, beginnt die Frist ab dem 31.12. desselben Jahres.

Etwas anders verhält es sich bei Rechnungen an Privatpersonen. Handelt es sich dabei um eine Handwerkerrechnung, gilt ebenfalls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese ist jedoch kürzer und beträgt nur noch zwei Jahre. In diesem Fall ist es rechtlich vorgeschrieben, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht zu vermerken. Bezüglich des Fristbeginns ergeben sich keine Änderungen.

Die gleichen Regelungen gelten bei Rechnungen von Architekten, Gartenbaubetrieben oder Gerüstbauern. Abgesehen von dieser Ausnahme für Handwerkerechnungen besteht keine Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an private Käufer. Diese können die Rechnungen aber trotzdem bis zu zwei Jahre sinnvoll aufbewahren in Hinblick auf die gesetzliche Gewährleistung.

Warum gibt es eine Aufbewahrungsfrist?

Bezüglich der Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sind die Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit wichtige Anliegen. Die Rechnungen belegen die erbrachte und in Anspruch genommene Leistung und das auch noch Jahre später.

Ihre Relevanz haben die Aufbewahrungspflichten gerade in Hinblick auf die Besteuerung. Daher finden sich die Regelungen wenig überraschend in der Abgabenordnung und zusätzlich im Handelsgesetzbuch. Denn ohne Rechnungen kann ein Unternehmen im Rahmen der Betriebsprüfung nicht nachweisen, welche Geschäftsvorgänge es in der Vergangenheit tatsächlich abgeschlossen hat.

Sind die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens nachvollzieh- und kontrollierbar, beugt das zusätzlich der Entstehung von Betrugsfällen vor. Damit haben alle Teilnehmer am wirtschaftlichen Geschehen ein Interesse daran, dass Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren.

Wo sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geregelt?

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen finden Sie im § 147 Abgabenordnung (AO). Hier ist geregelt, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange die Fristen laufen. Regelungen zu den Fristen finden Sie auch im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).

In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung sind vielfältige Regelungen zu beachten. So müssen die Rechnungen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren hinweg lesbar bleiben. Das geht aus dem § 14 Abs. 1 S. 2 UStG hervor. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts sind ebenfalls zu gewährleisten. Sie müssen sich also zum Beispiel darum kümmern, dass niemand die Angaben auf den Rechnungen nachträglich ändert.

Wie Sie das sicherstellen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Das geht ebenfalls aus dem § 14 UStG hervor. Sie können dazu ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Ihrer Wahl etablieren. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

Ebenso wie für die Handels- und Geschäftsbriefe gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen, dass deren Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen muss. Das ist relevant bei der Übertragung auf ein Speichermedium und bedeutet, dass anders als bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen die inhaltliche Wiedergabe alleine nicht ausreicht.

Ort der Aufbewahrung

Laut § 14b Absatz 2 UStG ist es erforderlich, die Unterlagen im Inland aufzubewahren oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete. Vereinfacht gesagt hat die Aufbewahrung grundsätzlich in Deutschland zu erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Rechnungen in einer angemessenen Zeit vorlegen können müssen (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).

Elektronische Aufbewahrung

Verschiedene Regelungen sieht der § 14b UStG in Bezug auf die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen vor. Diese Rechnungen können Sie auch im Ausland aufbewahren, müssen aber in diesem Fall die Fernabfrage gewährleisten, damit die Finanzbehörde online Zugriff darauf nehmen kann.

Handelt es sich um eine elektronische Rechnung als Original, die also in digitaler Form vorliegt, gilt wiederum, dass Sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts ebenso wie die Lesbarkeit gewährleisten müssen. Das bezieht sich auf alle Rechnungen, die ein Unternehmen digital erstellt und zusendet oder die auf elektronischem Wege zugegangen sind.

Wie Sie als Unternehmer konkret die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen sicherstellen, ist Ihnen seit dem 1.07.2011 selbst überlassen. Diese Möglichkeit räumt Ihnen das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ein.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Form aufbewahren, in der Sie diese erhalten haben. Sie können die Rechnung also nicht einfach ausdrucken und die dazugehörige Datei löschen. Allerdings sind Formatkonvertierungen erlaubt, wenn Sie dafür ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format wählen.

Doch auch nach der Konvertierung müssen Sie die Originaldatei aufbewahren. Außerdem hat die Speicherung auf einem Datenträger zu erfolgen, bei dem keine nachträglichen Änderungen möglich sind.

Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungsfrist verstoßen wird?

Als buchführungspflichtiges Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungen aufzubewahren. Halten Sie sich nicht daran, liegt eine Verletzung Ihrer Buchführungspflichten vor. Im Strafgesetzbuch (StGB) und zusätzlich in der AO sind die damit verbundenen rechtlichen Folgen festgelegt. Und die können schwerwiegend sein.

So sind zum Beispiel Geldbußen bis zu einer Höhe von 5.000 Euro möglich. Die Beweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen. Liegen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht vor, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen und dabei vom jeweiligen Höchstbetrag ausgehen. Das ist natürlich zum Nachteil des betroffenen Unternehmens.

Von Geldbußen können sogar Privatpersonen betroffen sein. Das ist möglich, wenn die Rechnungen sich auf Leistungen beziehen, die ein Grundstück betreffen. Hier gilt die oben erwähnte Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Geldbußen betragen bei Privatpersonen bis zu 500 Euro.

Zudem herrscht oft Verunsicherung dahingehend, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen und kein Geld eingegangen ist. Wir geben Ihnen daher im nachfolgenden Artikel alle wichtigen Infos zum Zahlungsziel, das auf den meisten Rechnungen übrigens stets angegeben ist.

Was ist das Zahlungsziel?

Um Unternehmen und Selbstständige zu schützen und dafür zu sorgen, dass Rechnungen zeitnah bezahlt werden, gibt es das Zahlungsziel. Es handelt sich beim Zahlungsziel um einen Zeitraum, in welchem der Rechnungsbetrag beglichen sein muss. Zahlt der Kunde nicht innerhalb des Zahlungsziels, gerät er automatisch in Verzug. Das gesetzliche Zahlungsziel beträgt 30 Tage (§286 BGB). An einem konkreten Beispiel wird deutlich, wie genau das Zahlungsziel funktioniert:

Ein Unternehmen verkauft am 01.06. für 1.500,00 EUR ein Produkt und schreibt noch am gleichen Tag die Rechnung. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage.

Der Kunde hat nun 30 Tage lang Zeit, die 1.500,00 EUR zu überweisen. Ab dem 01.07. kann das Unternehmen eine Zahlungserinnerung schreiben, sofern das Geld nicht auf dem Konto eingegangen ist.

Warum sollte eine Zahlungsfrist angegeben werden?

Die Nennung eines Zahlungsziels hat zahlreiche Vorteile. In erster Linie sorgt es beim Käufer für Klarheit. Der Zahlungspflichtige weiß durch die Angabe genau, wann er die Ware spätestens bezahlen muss. Außerdem kennen viele Privatkunden das gesetzliche Zahlungsziel nicht. Wir empfehlen daher, die Zahlungsfrist stets auf die Rechnung zu schreiben.

Zusätzlich sorgt das Zahlungsziel beim Gläubiger für Planungssicherheit. Verkäufer wissen durch die Angabe nämlich immer, wann sie mit dem Geldeingang rechnen können. Dadurch entsteht letztlich eine gute Möglichkeit, um die eigene Liquidität zu planen. Die Buchhaltung wiederum kann auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen noch beglichen werden müssen.

Es ist zudem wichtig, ein Zahlungsziel anzugeben, weil das gesetzliche Zahlungsziel verkürzt oder verlängert werden kann. So gibt es die unterschiedlichsten Zahlungsfristen. Folgende Zahlungsziele werden häufig verwendet:

• 10 Tage
• 14 Tage
• 30 Tage
• 60 Tage
• 90 Tage

Außerdem lassen sich zwei verschiedene Arten von Zahlungszielen unterscheiden:

1. einseitiges Zahlungsziel
2. vereinbartes Zahlungsziel

Das einseitige Zahlungsziel wird vom Rechnungssteller festgelegt und muss vom Kunden eingehalten werden. Diese Vorgehensweise ist in der Praxis beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Privatpersonen der Regelfall.

Beim vereinbarten Zahlungsziel einigen sich Verkäufer und Käufer auf eine Frist zur Zahlung des Rechnungsbetrages. Häufig handeln Unternehmen entsprechende Fristen miteinander aus.

Die nachfolgende Statistik zeigt das durchschnittliche Zahlungsziel in Deutschland. Außerdem ist zu erkennen, dass in anderen Ländern die Zahlungsziele teilweise deutlich länger sind: Zur Statistik

Wie kann das Zahlungsziel angegeben werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Frist für die Zahlung auf der Rechnung zu formulieren. Wir zeigen Ihnen nachfolgend gängige Sätze, die auf Rechnungen stehen und so auch allgemein anerkannt werden:

• Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum (Datum einsetzen)
• die Rechnung ist sofort fällig
• zahlbar innerhalb von 30 Tagen
• es gilt das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsstellung
• die Rechnung ist zahlbar innerhalb von 10 Tagen unter Abzug von 3 % Skonto oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzüge

Was gilt, wenn kein Zahlungsziel angegeben ist?

Befindet sich auf der Rechnung kein gesonderter Hinweis mit einer Zahlungsfrist, so wird der Rechnungsbetrag umgehend fällig, sobald die im Vertrag vereinbarte Leistung (Lieferung oder Dienstleistung) erbracht wurde. Der Schuldner ist dann also verpflichtet, die Zahlung sofort zu veranlassen und darf damit beispielsweise nicht noch eine Woche warten.

Handelt es sich um einen Verbrauchsgüterkauf (ein Geschäft zwischen einem Unternehmer und einer Privatperson), bei dem es um bewegliche Sachen geht, ist der Käufer hingegen lediglich in der Pflicht, die Zahlung „unverzüglich“ vorzunehmen. Dadurch haben Privatkunden einen kleinen Spielraum für Zahlungsverzögerungen.

Was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist?

Im BGB wird genau definiert, was passiert, wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist. Außerdem erklären die Paragraphen, wie vorgegangen werden muss, wenn die Zahlungsfrist an einem Wochenende verstreicht:

• § 188 des BGB regelt das genaue Fristende (zum Beispiel bei der Angabe von 30 Tagen als Frist)
• § 193 des BGB klärt, was zu tun ist, wenn das Fristende auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt
• § 286 Absatz 3 BGB definiert, was passiert, wenn die Frist ohne Zahlungseingang verstreicht

Insbesondere der § 286 ist hinsichtlich der Fragestellung, welche Konsequenzen es hat, wenn das Zahlungsziel ohne Geldeingang abläuft, interessant. Im BGB steht dazu:

„Sobald die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten ist, gerät der Schuldner automatisch in Verzug.
Der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit ein.“

Hat der Kunde nach dem Ablauf der Zahlungsfrist nicht gezahlt, sollten Unternehmer eine Zahlungserinnerung schreiben. Der Zahlungspflichtige wird mit diesem Brief darauf hingewiesen, dass er den fälligen Rechnungsbetrag bezahlen muss. Die Zahlungserinnerung sollte eine neue Frist zur Zahlung der fälligen Rechnung beinhalten.

Reagiert der Schuldner auch auf die Zahlungserinnerung nicht, erfolgt in der Regel eine schriftliche Mahnung mit einer klar definierten Zahlungsfrist. Nach Ablauf dieser Frist kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

Eine aktuelle Statistik zeigt, dass es durch die Corona-Pandemie zu keinen nennenswerten Beeinträchtigungen des Zahlungsverhaltens gekommen ist.

Was ist eine Privatrechnung?

Wenn eine natürliche Person bzw. eine Privatperson eine Rechnung ausstellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Damit besteht ein Unterschied zu den Gewerbebetrieben. Eine Privatperson hat kein solches Gewerbe angemeldet, kann aber trotzdem Waren veräußern oder eine Leistung erbringen. Und dafür kann die Ausstellung einer Rechnung erfolgen, ebenso wie beim Gewerbebetrieb.

Die Privatrechnung müssen Sie als natürliche Person immer dann ausstellen, wenn Ihr Geschäftspartner das von Ihnen verlangt. Es besteht jedoch erst einmal keine Pflicht für private Verkäufer, eine Rechnung zu schreiben. Bei Privatgeschäften ist es sogar üblich, darauf zu verzichten. Dadurch lässt sich die Transaktion vereinfachen und zügiger abwickeln.

Einer der wesentlichen Unterschiede zur gewerblichen Rechnung besteht im fehlenden Ausweisen der Umsatzsteuer. Denn Privatpersonen sind nicht berechtigt, die Umsatzsteuer einzuziehen. Das gilt unabhängig davon, ob der als Privatperson auftretende Verkäufer außerhalb dieses Geschäfts Unternehmer ist. Damit gehört es zu den Voraussetzungen der Privatrechnung, dass mit der Leistungserbringung kein Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Verkäufers besteht.

Der typische Fall für die Ausstellung einer Privatrechnung ist der Verkauf des Autos. Veräußern Sie Ihr gebrauchtes Fahrzeug privat an eine andere Person, ist es nicht unüblich, dass der Käufer eine Rechnung verlangt. Der Grund dafür sind der zumeist relativ hohe Preis und das finanzielle Risiko, das damit einhergeht. Hier bietet die Privatrechnung eventuell eine zusätzliche Sicherheit für den Käufer.

Was muss die Privatrechnung enthalten?

Grundsätzlich ähnelt der Aufbau der Privatrechnung jenem der gewerblichen Rechnung. Diese sieht eine Reihe von Pflichtangaben vor. Folgende Angaben gehören dazu:

• Name und Anschrift des Verkäufers und des Käufers
• Datum der Rechnungsstellung
• Zeitpunkt des Verkaufs
• Angaben zur Menge und Beschreibung der verkauften Artikel
• Beschreibung der Art der Leistung bei einer Dienstleistung
• Aus einzelnen Posten gebildete Summe
• Angaben zur Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage)
• Hinweis auf Privatgeschäft, das nicht zur Angabe der Umsatzsteuer verpflichtet

Beachten Sie jedoch, dass für die Privatrechnung keine bestimmten Formvorschriften bestehen. Damit Sie Ihre gestellte Forderung begründen könnten, sollten die oben aufgeführten Angaben nicht fehlen. Sie sind jedoch prinzipiell nicht verpflichtend. Die Pflichtangaben der gewerblichen Rechnung oder der Rechnung der Freiberufler dienen nur als Orientierung für die Gestaltung Ihrer Privatrechnung.

Was dürfen Sie nicht auf der Privatrechnung aufführen?

Ebenso wichtig wie die Pflichtangaben sind die Merkmale, die nicht auf die Privatrechnung gehören. Da Privatverkäufe von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie diese nicht auf der Rechnung ausweisen. Das gilt unabhängig davon, an wen Sie verkaufen. Entscheidend ist, dass Sie selbst als Privatperson auftreten. Üblich ist die Hinzufügung einer kleinen Formel, die auf das Privatgeschäft und die Umsatzsteuerbefreiung hinweist.

Beispielformulierung: “Die oben aufgeführten Leistungen wurden im Rahmen eines Privatverkaufs erbracht. Die Verrechnung erfolgt unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG daher umsatzsteuerbefreit.”

Was gibt es bei der Privatrechnung zu beachten?

Die Ausstellung einer Privatrechnung bedeutet nicht, dass mit diesem privaten Vertrag die gleichen Rechte verbunden wären wie mit einer gewerblichen Rechnung. Es ist zum Beispiel möglich, defekte Artikel zu verkaufen, wenn der Verkäufer darauf vor dem Verkauf ausdrücklich hinweist.

Der § 433 BGB besagt, dass der veräußerte Gegenstand frei von Sach- und Rechtsmängeln sein muss. Das ist aber nicht so zu verstehen, dass er keine Mängel aufweisen dürfte. Der Verkauf ist mit Mängeln möglich, wenn der Hinweis darauf nicht fehlt. Der Verkäufer muss dann auch nicht nachbessern.

Beachten Sie weiterhin, dass für private Rechnungen das gesetzliche Widerrufsrecht nicht gilt. Dieses finden Sie in den §§ 355 ff BGB. Demnach besteht für Verbraucherverträge von Unternehmen ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Dieses bezieht sich jedoch nicht auf private Rechtsgeschäfte. Der Käufer kann den Artikel also nicht einfach zurückgeben.

Wann sollte eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Für Privatpersonen stellt sich die Frage, wann das Schreiben von Rechnungen sinnvoll ist. Grundsätzlich ist die Privatrechnung nützlich, wenn Sie mehr Rechtssicherheit erlangen möchten. Denn nur anhand der Rechnung lässt sich nachweisen, dass ein Verkauf überhaupt stattgefunden hat. Schreiben Sie keine Rechnung, hat der Käufer buchstäblich nichts in der Hand. Und das kann ein Nachteil sein in Hinblick auf die Steuer. Denn bestimmte Leistungen und Anschaffungen kann der Käufer von der Steuer absetzen. Dafür braucht er jedoch eine Rechnung.

Ab wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Eine der interessantesten Fragen im Zusammenhang mit der Privatrechnung betrifft den Übergang vom Privat- zum gewerblichen Verkauf. Ab wann sind Sie ein Unternehmer und müssen ein Gewerbe anmelden? In diesem Moment müssen Sie auch gewerbliche Rechnungen erstellen und alle Pflichtangaben berücksichtigen.

Der Übergang ist tatsächlich fließend. Anhand verschiedener Kriterien versuchen die Finanzämter zu bestimmen, ob Ihre privaten Verkäufe in Wahrheit gewerbliches Handeln darstellen. Eines der wichtigsten betrifft die Regelmäßigkeit. Verkaufen Sie zum Beispiel regelmäßig und das über einen langen Zeitraum hinweg, kann es sich um ein Gewerbe handeln. Das gilt auch, wenn Sie mit geringem zeitlichem Abstand sehr viele Artikel verkaufen.

Das sind weitere Kriterien, anhand derer eine Einschätzung erfolgen kann:

• Besteht ein professioneller Internetauftritt für den Verkauf?
• Machen Sie für Ihre Verkäufe Werbung?
• Verkaufen Sie neue Produkte?
• Verkaufen Sie viele gleichartige Produkte?
• Treten Sie als Verkäufer für eine Drittperson auf?

Eine Gewerbeanmeldung kann gerade dann erforderlich sein, wenn Sie mehrere der hier aufgeführten Kriterien erfüllen. Wenn Sie als Privatperson Gegenstände einkaufen und mit Gewinn verkaufen, könne Sie auch der Einkommensteuer unterliegen. Das Finanzamt könnte Ihnen hier die Gewinnerzielungsabsicht unterstellen. Allerdings ist eine Freigrenze in Höhe von 600 Euro zu berücksichtigen. Zudem kann der Verkauf steuerfrei sein, wenn zwischen dem Kauf und dem Verkauf mindestens ein Jahr liegt.

Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie ab einem Betrag von 250,00 Euro bestimmte rechtliche Bestandteile enthalten. Dazu gehören neben Namen und Adresse von Käufer und Verkäufer, einer fortlaufenden Rechnungsnummer, Steuernummern, dem Rechnungsbetrag und weiteren Angaben auch der Zeitpunkt der Lieferung oder der erbrachten Leistung. Für Kleinbetragsrechnungen unter 250,00 Euro gelten erleichterte Vorschriften. Daher besteht keine gesetzliche Pflicht, das Datum der Lieferung oder Leistung auf einer Kleinbetragsrechnung anzugeben.

Lieferdatum oder Leistungsdatum – was ist der Unterschied?

Rechtlich gesehen haben die Begriffe Lieferdatum und Leistungsdatum dieselbe Bedeutung. Es handelt sich um das Datum, an dem:

• beim Lieferdatum ein Unternehmen eine Ware dem Kunden direkt aushändigt beziehungsweise an den Käufer ausliefert oder dem Paketdienst übergibt.
• beim Leistungsdatum ein gewerblicher Anbieter eine Dienstleistung für seine Kunden erbringt.

Muss das Lieferdatum oder Leistungsdatum auf die Rechnung?

Das Lieferdatum oder Leistungsdatum ist ein fester gesetzlicher Bestandteil, der auf jeder Ausgangsrechnung des Verkäufers stehen muss. Das gilt auch für Verkäufe, bei denen das Lieferdatum oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Beispiele für eine Übereinstimmung der Datumsangaben sind unter anderem:

• Einkäufe im Einzelhandel, bei denen die Kunden die Ware an der Kasse bezahlen und direkt mitnehmen. Mit Abschluss des Kaufvorgangs drucken die Mitarbeiter eine Rechnung aus, die dem Käufer übergeben wird. Dabei handelt es sich nicht um den Kassenzettel oder eine Quittung, die nach der Bezahlung ausgestellt wird. Kassenzettel oder Quittung müssen kein Leistungsdatum enthalten, während das Leistungsdatum auf der Rechnung zwingend angegeben sein muss.
• Handwerksleistungen, bei denen die Handwerker die Rechnung mitbringen und nach Abschluss der Arbeiten dem Auftraggeber übergeben. In der Praxis findet diese Regelung vor allem bei kurzfristigen Arbeiten Anwendung, die innerhalb eines Tages erledigt werden können.

Welcher Zeitpunkt wird für das Lieferdatum und Leistungsdatum gewählt?

In einigen Fällen ist es nicht so einfach, das genaue Lieferdatum oder Leistungsdatum zu bestimmen. Das liegt daran, dass es verschiedene Lieferarten und Lieferbedingungen in den Kaufverträgen gibt. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) unterscheiden zwischen diesen Lieferungen:

• Abhollieferung: Das Lieferdatum entspricht dem Datum, an dem der Käufer die Ware abholt und sie ihm übergeben wird. Der Käufer muss die Abholung nicht persönlich vornehmen, sondern kann eine andere Person damit beauftragen.
• Werklieferung: Bei einer Werklieferung bearbeitet oder verarbeitet ein Unternehmen einen bestimmten Gegenstand mit selbst beschafften Hauptstoffen. Ein Beispiel ist ein Tischler, der für einen Kunden ein individuelles Möbelstück anfertigt und dazu das benötigte Holz einkauft. Als Lieferdatum bei einer Werklieferung gilt der Tag der Fertigstellung des Möbelstücks und die Abnahme durch den Auftraggeber.
• Bewegte Lieferung: Als bewegte Lieferungen gelten alle Verkäufe, bei denen die Ware an den Käufer ausgeliefert wird. Im Onlinehandel sind bewegte Lieferungen der Regelfall. Das Auslieferdatum ist der Tag, an dem der Verkäufer die Ware entweder selbst versendet oder die Bestellung einem Paketdienst beziehungsweise Spediteur zum Versand übergibt.
• Unbewegte Lieferung: Bei einer unbewegten Lieferung in einem sogenannten Reihengeschäft sind mindestens drei Parteien mit dem Versand der Ware beschäftigt:

1. der Käufer als Abnehmer
2. der Lieferant oder Großhändler als Zwischenhändler
3. der Produzent als Lieferant

Der Käufer bestellt bei einem Reihengeschäft ein Produkt bei seinem Lieferanten oder Großhändler. Der Lieferant gibt die Bestellung an den Produzenten weiter und weist den Hersteller an, die Ware direkt an den Käufer zu verschicken. Das Lieferdatum oder Leistungsdatum hängt von den Lieferbedingungen im Kaufvertrag ab. Die sogenannten Incoterms beinhalten diese Regelungen:

• Lieferung frei Haus: Das Lieferdatum ist der Tag, an dem die Ware bei dem Käufer angeliefert wird.
• Lieferung ab Werk: Das Lieferdatum ist der Tag, an dem die Ware das Werk des Produzenten verlässt.

Wie kann das Lieferdatum oder Leistungsdatum auf der Rechnung angegeben werden?

In vielen Fällen entsprechen Lieferdatum oder Leistungsdatum dem Rechnungsdatum. Trotzdem muss in der Rechnung angegeben werden, wann genau die Lieferung oder Leistung erfolgt ist. Es handelt sich um eine zusätzliche Angabe, die neben den anderen gesetzlichen Bestandteilen in der Rechnung enthalten sein muss. Es ist jedoch nicht erforderlich, zweimal dasselbe Datum anzugeben. Stattdessen reicht der Satz: „Das Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.

Auch ein Hinweis auf den Lieferschein ist erlaubt. Eine typische Formulierung dazu lautet: „Das Leistungsdatum entspricht dem Lieferscheindatum“. Außerdem sollte der Verkäufer auf der Rechnung die Lieferscheinnummer angeben. Damit diese Formulierung gültig ist, muss der Lieferschein das genaue Datum der Lieferung oder Leistung angeben. Falls es sich bei der Rechnung um eine Anzahlung handelt und das genaue Auslieferungsdatum noch nicht bekannt ist, reicht gemäß § 31 Abs. 4 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) auch der Kalendermonat aus, in dem die Fertigstellung oder Auslieferung geplant ist.

Warum muss das Lieferdatum oder Leistungsdatum angegeben werden?

Es gibt zwei Gründe, warum das Datum der Lieferung oder Leistung auf der Rechnung angegeben werden muss:

1. Das Lieferdatum oder Leistungsdatum ist ein wichtiger Termin für den Beginn der gesetzlichen Rückgabefrist und des Gewährleistungsanspruchs des Käufers.
2. Das Finanzamt macht den Abzug der Vorsteuer durch den Käufer von dem Lieferdatum oder Leistungsdatum abhängig.

Für den Käufer ist vor allem der Vorsteuerabzug ein wichtiger Grund, dass der Verkäufer das Datum der Lieferung oder das Leistungsdatum auf der Rechnung ausweist. In diesem Fall darf der Käufer die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer bei seiner Umsatzsteuervoranmeldung abziehen. Dadurch verringert sich die Steuerlast bei der nächsten Umsatzsteuerzahlung. Falls der Verkäufer das Leistungsdatum nicht in der Rechnung angibt, kann der Käufer eine Rechnungskorrektur verlangen.

Was ist die Sammelrechnung?

In einer Sammelrechnung fassen Sie mehrere Aufträge für einen Kunden in einer Rechnung zusammen. Das weicht vom Normalfall ab, wenn jeder Auftrag seine eigene Rechnung erhält. Dieses Konstrukt ist möglich und sinnvoll, wenn ein einzelner Kunde laufend Aufträge erteilt.

Die Abrechnung erfolgt im Rahmen der Sammelrechnung periodisch. Möglich ist zum Beispiel eine Erstellung der Rechnung alle drei Monate. Das hängt davon ab, was für Sie und Ihren Kunden am einfachsten und sinnvollsten ist.

Typisch ist die Verwendung von Sammelrechnungen bei Stammkunden des Unternehmens. Mit diesem Instrument genügen Sie weiterhin den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach ist für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg in Form einer Rechnung erforderlich. Dabei ist es möglich, mit nur einer Rechnung mehrere Geschäftsvorfälle zu belegen.

Was sind die Bestandteile der Sammelrechnung?

Für die Erstellung von Rechnungen müssen Sie eine Reihe von Pflichtangaben berücksichtigen. Diese dürfen auf keiner korrekt erstellten Rechnung fehlen. Die relevanten Rechnungsmerkmale finden Sie im § 14 Abs. 4 und § 14a UStG. Alle diese Pflichtangaben gelten auch für die Sammelrechnung. Deshalb ist es nützlich, sich die wichtigsten Merkmale noch einmal zu vergegenwärtigen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer
• Datum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Entgelt mitsamt Steuerbetrag und Steuersatz
• Zahlungsziel
• Beschreibung der Lieferung oder Leistung
• Eventuell Entgeltminderungen wie Rabatte und ähnliches

Hinzu kommen zusätzliche Anforderungen, die nur für die Sammelrechnung gelten. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

• Listen Sie alle Einzelabrechnungen anhand der Lieferscheine auf.
• Sie müssen die einzelnen Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe zusammenfassen.
• Sollten noch einige der nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben auf der zusammenfassenden Rechnung fehlen, muss nach § 31 Abs. 1 UStDV ein Hinweis auf die entsprechenden ergänzenden Dokumente erfolgen.
• Geben Sie den Abrechnungszeitraum und das Liefer- bzw. Leistungsdatum an.

Entscheidend ist, dass Sie die Entgelte einmal mit den Einzelsummen und zusätzlich als Gesamtsumme angeben. Das gilt auch für die damit zusammenhängenden Steuerbeträge. Damit bleibt nachvollziehbar, wie sich die Sammelrechnung zusammensetzt.

Grundsätzlich unterscheidet sich die Sammelrechnung damit nicht wesentlich von einer normalen Rechnung. Das ist ein weiterer Grund dafür, weshalb die Sammelrechnung in der Praxis eine hohe Flexibilität bietet. Entscheidend ist es, dass Sie alle Entgelte und deren Steuerbeträge zusammenfassen, wie sie in der betreffenden Periode angefallen sind.

Warum ist die Sammelrechnung sinnvoll?

Die wesentliche Motivation für die Erstellung von Sammelrechnungen ist die Zeitersparnis. Statt mehrere Rechnungen auszustellen, genügt eine einzige. Dieser Vorteil ist größer, je mehr Geschäftsvorfälle Sie zusammenfassen können. Es gilt jedoch darauf zu achten, dass die Übersichtlichkeit der Rechnungserstellung nicht darunter leidet. Sie sollten nicht zu viele Geschäftsvorfälle zusammenführen.

Wer Zeit bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen sparen möchte, greift also zur Sammelrechnung. Sie reduzieren damit die erforderliche Zahl für Buchungen auf dem Bankkonto und dem Konto des Kunden.

Sinnvoll ist eine Sammelrechnung auch, wenn Ihre Kapazitäten in der Buchhaltung begrenzt sind. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Buchhaltung nicht jeden Tag arbeitet, sondern die anfallenden Aufgaben einmal wöchentlich oder in anderen zeitlichen Abständen erledigt. In dieser Situation ist es unvermeidlich, dass sich die Lieferscheine des Kunden ansammeln.

Hier wäre es nicht sinnvoll, im Nachhinein anhand jedes einzelnen Lieferscheins noch einmal eine Rechnung auszustellen. Sammeln Sie stattdessen alle Lieferscheine und fassen Sie diese zu einer Sammelrechnung zusammen, sobald sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung wieder darum kümmern können. Auf diese Weise ergibt sich automatisch eine Periodizität.

Beispiele

Einer Ihrer Kunden bestellt jede Woche mehrfach verschiedene Artikel bei Ihnen. Wenn am Montag eine Bestellung eingeht, wissen Sie bereits, dass in den nächsten Tagen mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere folgen. In diesem Fall möchten Sie darauf verzichten, jedes Mal sofort eine Rechnung auszustellen. Möglich wäre hier zum Beispiel eine Sammelrechnung pro Woche oder pro Monat.

Eine andere Sammelrechnung kennt jeder von uns: die Stromrechnung. Die funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Wir verbrauchen ständig Strom und erhalten dafür nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums eine Stromrechnung, auf der alle Verbräuche aufgeführt und zusammengefasst sind.

Was gibt es zu beachten?

Bei der Erstellung einer zusammenfassenden Rechnung gilt es einige Punkte zu berücksichtigen. Einer davon betrifft das Liefer- oder Leistungsdatum. Dieses gehört als Angabe auf die Rechnung, doch welches Datum ist hier korrekt? Schließlich nehmen Sie in einer Periode mehrere Lieferungen vor bzw. erbringen eine Vielzahl von einzelnen Leistungen. Damit stellt sich die Frage, welches Datum Sie hier angeben können.

Die Antwort hängt davon ab, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die Sie auf der Rechnung zusammenfassen. Der Zeitpunkt der Übergabe gilt bei der Warenlieferung als Lieferdatum. Handelt es sich um eine Dienstleistung, vereinbaren Sie mit dem Kunden einen Abnahmetermin. Dieser dient dann als Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das ist sinnvoll, weil sich die Leistungserbringung in der Regel über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Insgesamt stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Auswahl, das Liefer- oder Leistungsdatum auf der Sammelrechnung anzugeben:

• Sie können pauschal darauf hinweisen, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.
• Sie geben einen Lieferschein oder ein Leistungsdatum an.
• Sie verweisen auf den Lieferschein, der das Lieferdatum enthält.
• Sie verweisen auf das Lieferscheindatum des Lieferscheins, der kein Datum aufführt. Lieferscheindatum und Lieferdatum entsprechen einander.

Hinweis:

Es spielt rechtlich keine Rolle, ob Sie auf der Rechnung von einem Leistungsdatum oder einem Lieferdatum sprechen. Lieferungen beziehen sich auf Waren und Leistungen auf die erbrachte Dienstleistung. In der Regel verwenden Sie den Begriff Lieferdatum für die tatsächlich gelieferte Ware.

Wenn Sie sich die Erstellung der Sammelrechnung erleichtern möchten, können Sie auch auf ein Muster zurückgreifen.