Ratgeber

Eine erfolgreiche Kundenakquise hängt in vielen Fällen maßgeblich von dem Preis-Leistungs-Verhältnis Ihres Angebotes ab. Das sollte Selbstständige jedoch nicht dazu verleiten, zu günstige Angebote zu schreiben. Schließlich entstehen gerade in einer Selbstständigkeit hohe Kosten, die durch angemessene Stundenhonorare gedeckt werden müssen.

Den passenden Stundensatz festlegen

Der Stundensatz eines Dienstleisters nimmt maßgeblichen Einfluss auf die Kosten seines Angebots. In vielen digitalen Berufen ist dieser der Hauptkostenpunkt und muss daher angemessen festgelegt werden. Bei der Bestimmung des idealen Stundensatzes sollten Freiberufler und Gewerbetreibende besonders auf ihre beruflichen Ausgaben schauen. Außerdem müssen Krankheitstage, Urlaub und Weiterbildungen berücksichtigt werden.

Was verdienen Angestellte in Ihrer Branche?

Obwohl sich Selbstständige im Allgemeinen nicht an den Gehältern von Angestellten orientieren sollten, gilt folgende Faustregel: Der Stundenlohn eines Selbstständigen sollte mindestens 50 % über dem Gehalt eines Angestellten in einer ähnlichen Position liegen. Schließlich tragen Sie als Selbstständiger ein unternehmerisches Risiko und müssen sich um die Kundenakquise, Rechnungserstellung, Materialbeschaffung, sowie betriebliche Ausgaben selbst kümmern. Grund genug, um auf eine bessere Bezahlung zu bestehen.

Das Durchschnittsgehalt eines vollbeschäftigten Angestellten lag im dritten Quartal 2018 bei 4.067 € brutto pro Monat. Informationen dazu finden Sie beim Statistischen Bundesamt in der Fachserie 16, Reihe 2.1.

Zu diesem Betrag kommt noch der Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung. Dieser liegt bei rund 20 %, was sich auf 785 € beläuft. Um also einen fairen Vergleich zwischen selbstständiger Arbeit und der Arbeit eines Angestellten durchzuführen, müssen wir also von 4.892 € monatlich ausgehen.

Welche Kosten kommen auf Sie zu?

Zur selbstständigen Arbeit gehören grundsätzlich höhere Kosten, als bei einem Angestelltendasein. Als Personen außerhalb der gesetzlichen Sozialversicherungen müssen Sie die Kosten für die Krankenversicherung und Altersvorsorge vollständig tragen. Zudem müssen technisches Equipment, Büromiete, Büromaterial und eventuelle Reisekosten einkalkuliert werden. Hierbei sollte man mit mindestens 1.500 € rechnen, was alle anfallenden Kosten beinhaltet. Von diesen Kosten sollten mindestens 35-40 % als Rücklage für spontane Investitionen einkalkuliert werden. Daher empfehlen wir ca. 2.100 € als Kostenpauschale in die Berechnung einzufügen.

Damit ermitteln wir ein Monatsgehalt von rund 7.000 €, welches für hauptberufliche Selbstständige als Richtwert dienen sollte.

Unproduktive Tage mit einkalkulieren

Krankheitstage, Aus- und Weiterbildungen, sowie Urlaube müssen bei der Berechnung des Stundensatzes einkalkuliert werden. Schließlich können Sie nicht 365 Tage im Jahr arbeiten. Die Neukundenakquise, Buchhaltung, Rechnungserstellung und Verwaltung, sowie andere Tätigkeiten verhindern, dass Sie 160 Stunden Ihrer Arbeitszeit im Monat verkaufen können. Möchten Sie also eine gute Balance zwischen Freizeit und Beruf finden, sollten Sie nicht mehr als 13 Vollzeit-Arbeitstage pro Monat in die Berechnung Ihres Stundensatzes einplanen.

Als Selbstständiger in Vollzeit sollten Sie bei der Angebotserstellung daher mindestens mit einem Stundensatz von 67,25 € rechnen. Dies stellt jedoch das untere Level des Markstandards dar. Je nach Branche und Expertise können Selbstständige und Freiberufler bis zu 250 € pro Stunde berechnen.

Spezifische Kosten berechnen

Je nach Branche fallen Kosten für die Anfahrt zu einem Kunden oder Materialkosten an, die für die Angebotserstellung relevant sind. Diese sind unbedingt separat festzuhalten, damit beim Kunden absolute Preistransparenz herrscht. Üblich sind Fahrtkostenpauschalen von 10 € bis 20 € für eine kurze Strecke von bis zu zehn Kilometern. Die Materialkosten unterscheiden sich je nach Branche. Bei handwerklichen Berufen ist es zudem üblich, dass Materialkosten nicht den Einkaufskosten entsprechen, sondern mit einem Aufschlag versehen werden.

Den Bearbeitungsaufwand können Selbstständige ebenfalls in die Kosten für die Angebotserstellung miteinbeziehen. Wichtig ist jedoch, dass dies im Voraus mit dem Kunden abgesprochen wird, da ein Angebot im Regelfall kostenlos ist.

Gesamtkosten eines Angebotes festlegen

Bevor Sie das Angebot an Ihren potenziellen Kunden senden können, müssen alle anfallenden Kosten offen zusammengerechnet werden. Dazu gehört der Stundenaufwand, Materialkosten, Fahrtkosten und eventuelle Bearbeitungskosten. Anschließend wird die Umsatzsteuer, wie gewohnt, separat ausgewiesen. Wie Sie zudem Freizeichnungsklauseln in Ihr Angebot integrieren können, erfahren Sie hier.

Unser Tipp:

Scheuen Sie sich nicht, ein augenscheinlich zu hohes Angebot abzugeben, wenn Sie Ihrem Kunden einen höheren Mehrwert bieten können. Wichtig ist nämlich, dass Sie von Ihrer Selbstständigkeit gut leben können. Zudem macht ein angemessenes Angebot einen grundsätzlich seriöseren Eindruck auf Ihren Kunden.

Angebote begegnen uns im Alltag überall. Werbeprospekte und bunte Flyer im Briefkasten, große Plakatwände an der Bushaltestelle und an der U-Bahn oder vollgepackte Litfaßsäulen sind nur einige Beispiele. Der Markt hat sich verändert und die Konkurrenz wächst stetig. Um im Gedächtnis zu bleiben und erfolgreich Kunden zu gewinnen, braucht es eine gewisse Markenpräsenz und überzeugende Angebote. Dennoch gibt es im Gegensatz zu Rechnungen nur sehr wenige Vorgaben oder Vorschriften bezüglich der Form und des Inhalts von Angebotsschreiben. Ein professionelles Angebotsschreiben, das den Interessenten überzeugt, sollte wie folgt aufgebaut sein:

Diese Elemente sollte ein Angebot enthalten:

1. Prominent platziertes Firmenlogo

Es ist das Markenzeichen Ihres Unternehmens und sollte sich Ihrem Kunden einprägen.

2. Gängige Formalien

Hierzu gehören Name, Rechtsform und Adresse Ihres Unternehmens, Vor- und Nachname des Absenders, die entsprechenden Daten Ihres Kunden sowie Ort und Datum, an dem das Angebot versendet wird.

3. Die Betreffzeile

Sie benennt kurz und knapp den Gegenstand des Angebots.

4. Die Anrede

Sie richtet sich im Idealfall persönlich an den Ansprechpartner. Das wirkt respektvoll und macht einen professionellen Eindruck.

5. Der Fließtext

Darin beschreiben Sie kurz und präzise Ihre Dienste am Kunden.

6. Leistungsaufstellung

Sie sollte alle vereinbarten Eckdaten, den Umfang und die Kosten übersichtlich in Form einer Tabelle oder Aufzählung auflisten.

Tipps für die Angebotsformulierung

Daneben helfen Ihnen folgende Tipps bei der Formulierung des Fließtexts für ein attraktives Angebot:

Vorteile und positive Aspekte hervorheben

Heben Sie direkt im Einstieg in den Fließtext die Vorteile und positiven Aspekte Ihres Angebots für den Kunden hervor. Um den Interessenten von Ihrem Produkt beziehungsweise Ihrer Dienstleistung zu überzeugen, sollten Sie mindestens ein Alleinstellungsmerkmal benennen.

Überzeugende Argumente

Nennen Sie schlagkräftige Argumente, die den Kunden davon überzeugen, dass Ihr Angebot das richtige für ihn ist. Gehen Sie dabei auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden ein und erklären Sie, inwiefern er von Ihren Dienstleistungen beziehungsweise Ihrem Produkt profitiert. Verzichten Sie dabei weitestgehend auf Fachsprache, damit Ihr Schreiben verständlich bleibt.

Klare Gliederung und kurze Absätze

Gliedern Sie Ihr Angebot klar und verständlich in kompakte Absätze von maximal vier Zeilen. Vermeiden Sie Wiederholungen bereits genannter Aspekte, um das Schreiben nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Insgesamt sollte das Angebotsschreiben eine Länge von einer Seite nicht überschreiten. Handelt es sich um einen Großauftrag, der eine lange Auflistung von Details erfordert, können Sie die Angebotsinhalte in einem Begleitschreiben erläutern.

Gesamtkosten aufschlüsseln

Erleichtern Sie Ihrem Kunden die Übersicht über die Kosten, indem Sie Ihre Leistungen in Produktgruppen gliedern, den Gesamtpreis aufschlüsseln und beispielsweise den Nettopreis, die Umsatzsteuer und anfallende Lieferkosten nennen.

Frist setzen

Legen Sie in Ihrem Schreiben eine Frist fest, innerhalb welcher das Angebot gültig ist. Diese erinnert den Kunden daran, auf Ihr Angebot zu reagieren. Besteht ernsthaftes Interesse, wird er sich schnellstmöglich melden, damit das Angebot nicht verfällt.

Mit einem Kostenvoranschlag kalkulieren Händler und Dienstleister die für einen Kunden anfallenden Kosten. Dabei wird dem Kunden mitgeteilt, welche Kosten anfallen würden, wenn eine bestimmte Leistung in Anspruch genommen wird. Grundsätzlich gilt, dass Kostenvoranschläge unverbindlich sind und erst vom Kunden bestätigt werden müssen, damit ein gültiger Vertrag zustande kommt.

Rechtliche Rahmenbedingungen des Kostenvoranschlags

Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass die Hauptmerkmale des Kostenvoranschlags im BGB geregelt werden. Dieses unterscheidet dabei zwischen dem unverbindlichen und dem verbindlichen Kostenvoranschlag. Dabei ist festgelegt, dass ein Kostenvoranschlag immer dann als unverbindlich gilt, wenn dies nicht ausdrücklich anderes formuliert wird. Mit verbindlichen Kostenvoranschlägen verpflichtet sich ein Werkunternehmer die angegebenen Kosten einzuhalten. Deshalb rät die Handwerkskammer dazu, bei der Erstellung des Kostenvoranschlages klar auszudrücken, dass es sich um eine unverbindliche Darstellung der Kosten handelt.

Wenn ein unverbindlicher Kostenvoranschlag angenommen und zur Vertragsgrundlage wird, ist der Auftragnehmer nicht unbedingt an den angegeben Preis gebunden. Dieser kann überschritten werden, was jedoch dem Kunden mitzuteilen ist, sobald es sich deutlich macht. Dabei wird zwischen wesentlichen und unwesentlichen Überschreitungen unterschieden, wobei eine unwesentliche Überschreitung in der Regel bei unter 10% des Gesamtbetrags vorliegt. Bei einer wesentlichen Überschreitung der Kosten ist der Auftraggeber zu einer vorzeitigen Kündigung des Vertrags berechtigt, wobei jedoch die Kosten für die bisher angefallene Arbeitszeit an den Auftragnehmer gezahlt werden müssen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass normale Kostenvoranschläge nicht in Rechnung gestellt werden dürfen, da sie der Auftragsbeschaffung zuzuschreiben sind. Für viele Unternehmer mag dies ungerecht wirken, gerade wenn Arbeitszeit in die Kalkulation der Kosten geflossen ist. Deshalb bieten sich Vermerke in den eigenen AGBs oder Preislisten an, um einen Kostenvoranschlag dennoch in Rechnung stellen zu können. Bspw. kann dies bei Reparaturen sehr sinnvoll sein, bei welchen das Problem nicht klar ersichtlich ist.

Ist ein Kostenvoranschlag mit einem Angebot gleichzusetzen?

Wichtig zu vermerken ist, dass ein Kostenvoranschlag rechtlich ganz klar von einem Angebot unterschieden wird. Deswegen liegen hier auch unterschiedliche Auflagen vor, obwohl bei einem Angebot, wie auch bei einem Kostenvoranschlag prinzipiell lediglich die Kosten für eine Arbeitsleistung dargestellt werden sollen. Im Gegensatz zum Kostenvoranschlag ist ein Angebot verbindlich, sogar wenn dies nur mündlich ausgesprochen wird. Um ein nichtbindendes Angebot zu erstellen, muss eine Freizeichnungsklausel integriert werden. Das kann bspw. die Randnotiz „Unverbindliches Preisangebot“ sein, welche auf dem Angebot platziert wird. Angebote sind zudem immer kostenlos und können im Gegensatz zum Kostenvoranschlag nicht in Rechnung gestellt werden.

Was muss ein Kostenvoranschlag beinhalten?

Beim Erstellen eines Kostenvoranschlags sind einige Vorgaben zu beachten. Obwohl dieser möglichst direkt gehalten werden sollte, um Kosten übersichtlich darzustellen, dürfen folgende Aspekte nicht fehlen:

– Eine Beschreibung von Art und Umfang der geplanten Arbeiten – Angabe der voraussichtlich benötigten Arbeitszeit mit den dazugehörigen Kosten – Auflistung des benötigten Materials und der Materialkosten – Informationen zum geplanten Arbeitszeitraum

Die voraussichtlichen Kosten sollten übersichtlich und logisch nachvollziehbar aufgelistet werden. Für Schriftsteller, Grafiker und Designer bietet es sich zudem noch an, zu der eigentlichen Auflistung der Kosten noch die Anzahl eventueller Korrekturrunden festzulegen.

Falls Umsatzsteuer auf die geplanten Arbeiten anfällt, sollte eine Angabe des Brutto- und Nettopreises ebenfalls erfolgen. Dabei ist wichtig, dass die Umsatzsteuer nicht nur der Endsumme hinzugefügt, sondern auch prozentual angegeben wird.

Viele Unternehmer fügen nach der Durchführung eines Auftrags auch noch eine Nachkalkulation an. Diese kalkuliert die zukünftig anfallenden Kosten noch einmal nach der Ausführung des ersten Auftrags. Somit können genauere Schätzungen der in Folgeaufträgen anfallenden Kosten getätigt werden. Besonders bei Aufträgen mit potenzieller Weiterbeschäftigung des Auftragnehmers ist dies angebracht und sinnvoll, um eine transparente Zusammenarbeit mit dem Kunden zu ermöglichen.

Wie kann ich einen möglichst präzisen Kostenvoranschlag erstellen?

Das Erstellen eines Kostenvoranschlags ist gerade dann schwierig, wenn es sich um einen Neukunden handelt. Dieser hat häufig andere Erwartungen an eine Dienstleistung, als ein Bestandskunde. Wir empfehlen in solchen Fällen tendenziell vorsichtig zu kalkulieren, damit sich ein Kunde nicht für ein anderes Angebot entscheidet, welches ihm günstiger erscheint. Dennoch sollten die anfallenden Kosten nicht unterschätzt werden, damit eine möglichst hohe Transparenz für den Kunden geschaffen wird. Für Dienstleister im kreativen Bereich bietet es sich beispielsweise an, über eine vergütete Arbeitsprobe eine Vorstellung der Anforderungen zu bekommen und die Kosten mit einer Nachkalkulation dann exakter einzuschätzen.

Für die Formatierung des eigentlichen Kostenvoranschlags stehen im Internet verschiedene Vorlagen bereit. Diese sollten vor der Abgabe darauf geprüft werden, ob die oben genannten vier Aspekte übersichtlich dargestellt werden.

Mit einer Kleinunternehmerregelung können Sie den bürokratischen Aufwand für Ihre Selbstständigkeit möglichst gering halten. Doch welche Vorteile und Pflichten haben Unternehmer, falls sie sich für ihre Anwendung entscheiden? Lesen Sie, welche Bedingungen Sie für die Regelung erfüllen müssen, was Sie bei der Rechnungserstellung beachten sollten und welche Fehler es dabei zu vermeiden gilt.

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus zu beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Für Freelancer waren die Verdienstmöglichkeiten selten so gut wie heute. So stieg der durchschnittliche Stundensatz für IT- und Engineering-Freelancer von 87,36€ im Jahr 2017 auf 91,05€ 2018. Zudem wird für 2019 ein Anstieg auf 93,47€ erwartet. Da sich Auftraggeber in der Praxis jedoch oft für ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis entscheiden, ist eine angemessene Preiskalkulation die Basis für einen dauerhaften Erfolg als Freelancer.

Woran orientieren sich Freelancer in ihrer Preiskalkulation?

Die ideale Preiskalkulation für Freelancer liegt in der Regel zwischen ihrem Wunschgehalt und ihren finanziellen Mindestanforderungen. Um ein passendes Stundenhonorar festzulegen, sollten freie Fachkräfte daher zuerst ihre Mindestanforderungen definieren. Als Faustregel gilt, dass das Monatsgehalt eines Selbstständigen mindestens 50% über dem Monatsgehalt eines Festangestellten in gleicher Position liegen sollte. Die Mehrausgaben haben dabei den größten Einfluss auf den Wert und setzen sich unter anderem aus höheren Steuern, Krankenversicherungsbeiträgen, der privaten Altersvorsorge und sämtlichem Equipment zusammen.

Wie man die Mindestkosten eines Angebots ermittelt, haben wir bereits hier zusammengefasst. Geht es um die Berechnung eines fairen und lukrativen Stundensatzes, kommt es auf den individuellen Marktwert an. Schließlich bezahlen Auftraggeber niemanden für seinen reinen Zeitaufwand, sondern für den Wert, der übermittelt wird.

Wie berechnen Freelancer ihren Marktwert?

Sind die Mindestanforderungen geklärt, gilt es, einen genaueren Blick auf den eigenen Marktwert zu werfen. Dieser setzt sich aus zwei Komponenten zusammen und bestimmt, wie viel Freelancer für ihre Leistungen berechnen können:

– Qualifikationen / Skills – Angebot und Nachfrage / Bedarf

Der Marktwert eines Freelancers ist der augenblickliche Wert, den seine Dienste auf dem Markt haben. Dementsprechend fließen in dessen Berechnung der individuelle Wert und die allgemeine Nachfrage ein. Je höher der Bedarf nach einer Leistung ist, desto einfacher ist es für Freelancer attraktive Honorare zu verlangen.

Das spiegelt sich in der Praxis wider. Die Freelancer-Stundensätze der zwei aktuell gefragtesten Branchen SAP und Beratung / Management lagen 2018 in Deutschland bei durchschnittlich 110,19€, bzw. 104,94€. In der Medienbranche lagen die durchschnittlichen Stundensätze dagegen bei lediglich 62,35€, was auf eine niedrigere Nachfrage und ein höheres Angebot hindeutet.

Ebenso fließen Qualifikationen und Fähigkeiten direkt in den Marktwert ein. So liegt bspw. der durchschnittliche Stundensatz für Freelancer in der Altersgruppe 40 bis 49 bei ganzen 95,00€, während unter 30 Jährige lediglich 74,00€ berechnen.

Den eigenen Marktwert zu berechnen ist nicht einfach. Hilfreich ist ein Blick auf die Konkurrenz, das Bedürfnis des Kunden und die eigenen Fähigkeiten. Gibt es besondere Qualifikationen, die einen wertvoller für Kunden machen? Dann sollte sich dies in der Preiskalkulation bemerkbar machen.

Fazit: Die Preiskalkulation für Freelancer in der Praxis

Als Freelancer in einer Anfangsphase werden Sie vermutlich auf Probleme in der Ermittlung Ihrer Stunden- und Tagessätze stoßen. Dies ist völlig normal und eng mit der Selbstständigkeit verbunden. Möchten Sie einen höheren Stundensatz als die Konkurrenz berechnen, sollten Sie Ihren Kunden jedoch gute Gründe dafür vorlegen können. Ein vielseitigeres Dienstleistungs-Portfolio, mehr Erfahrung in ihrem Fachbereich oder deutlich zufriedenere Kunden sind gute Anhaltspunkte für eine Gehaltsverhandlung.

Was können Sie tun, damit Ihre Kunden zuverlässig zahlen?

Die beste Preiskalkulation nützt nichts, wenn Sie auf einen unzuverlässigen Kunden treffen. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, können Sie mit unserem Factoring-Angebot Ihre Rechnungen innerhalb kürzester Zeit vorfinanzieren.