Elise Beitel

Als Mitbegründerin eines erfolgreichen Leipziger Start-ups hat Elise bewiesen, dass sie eine gute Beraterin ist, wenn es darum geht, ein Start-up zu managen und zu verhindern, dass Fehler ihr kreatives Geschäft ruinieren.

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Externes Mahnwesen

Besonders kleinere Unternehmen sind auf das pünktliche Begleichen ihrer Rechnungen angewiesen. Sollten Kunden die Zahlungsfristen von Rechnungen nicht einhalten, lassen sich die Forderungen im internen oder externen Mahnwesen durchsetzen.

Externes Mahnwesen

Mahnungen zu erstellen und Zahlungserinnerungen in regelmäßigen Abständen an einen Kunden zu senden, kostet Zeit und Geld. Gerade kleinere Unternehmen haben oft nicht genügend Kapazitäten, um ein Mahnverfahren selbst durchzuführen. Der Zeitaufwand eines Mahnprozesses kann bei höheren Rechnungen einige Stunden pro Tag übersteigen und sich wochenlang hinziehen. Spezialisierte Unternehmen bieten an, das Mahnwesen grundsätzlich gegen einen Anteil des Rechnungsbetrags zu übernehmen.

Wenn Sie als Unternehmer schon Mahnungen versendet haben, bieten Inkasso-Unternehmen Dienstleistungen zum Eintreiben der Forderungen an.

Inkasso-Unternehmen zur Eintreibung von Außenständen

Inkasso-Unternehmen werden immer dann beauftragt, wenn Unternehmen das Geld von Schuldnern außergerichtlich erhalten möchten. Das kann Zeit und Ressourcen sparen, die für einen Gerichtsprozess nötig wären. Sogenannte Treuhand-Inkasso funktioniert folgendermaßen: Rechnungen werden bei Fälligkeit an das Inkasso-Unternehmen übergeben oder dieses wird erst dann beauftragt, wenn bereits selbst versandte Mahnungen zu keinem Ergebnis geführt haben. Der Unternehmer bleibt Gläubiger: Sollte auch das Inkasso-Büro, etwa aufgrund einer Insolvenz des Schuldners, kein Geld eintreiben können, bleibt der Unternehmer auf dem Schaden sitzen.

Welche Mahn-Möglichkeiten stehen außerdem zur Verfügung?

Neben dem externen Mahnwesen bestehen zwei weitere Möglichkeiten, selbst gerichtlich gegen den Schuldner vorzugehen:

Gerichtliches Mahnverfahren

Eine weitere Möglichkeit, nach erfolglosen Mahnungen gegen den Schuldner vorzugehen, ist das gerichtliche Mahnverfahren. Dies ist ein durch das Mahngericht verfasster Bescheid, durch den ein Geldbetrag auch ohne Gerichtsverhandlung vollstreckt werden kann. Dieses Verfahren ist schnell und die Kosten sind überschaubar.

Klage vor Gericht

Gläubiger können noch einen Schritt weiter gehen und den Säumigen in einem regulären Gerichtsverfahren auf die Begleichung der Schuld verklagen. Hier besteht für den Kläger ein Risiko durch hohe Gebühren. Hat die Klage Erfolg, können diese Kosten auf den Schuldner abgewälzt werden. Es besteht allerdings die Möglichkeit, dass die Kläger auf ihren Kosten sitzen bleiben, weil die Klage abgewiesen wird oder der Schuldner nicht in der Lage ist, die Ausstände zu bezahlen.

Wie vermeidet man einen möglichen Mahnprozess von Anfang an?

Ein Mahnprozess kann gerade kleineren Unternehmen viele Probleme bereiten. Liquiditätsengpässe, die oft Folge zurückgehaltener Rechnungszahlungen sind, können sogar unter Umständen die Existenz eines Unternehmens bedrohen.

Das Factoring von RECHNUNG.de ermöglicht eine sichere und unkomplizierte Vorfinanzierung Ihrer offenen Rechnung. Ab einer Gebühr von 0,5% können Sie die Forderungen Ihrer Rechnungen an uns abtreten und erhalten dann die Rechnungssumme innerhalb von 24 Stunden. Sollte Ihr Kunde anschließend die Zahlung verweigern, kümmern wir uns um den Mahnprozess. Somit können Sie sich voll und ganz auf Ihr operatives Geschäft konzentrieren.

Rechtsschutzversicherung

Rechtsschutzversicherung Selbstständige

Bei Selbstständigen unterscheidet man zwischen einer Rechtsschutzversicherung für den privaten und für den gewerblichen Bereich. Dabei bietet nur die gewerbliche Variante einen Versicherungsschutz bei Rechtsstreitigkeiten, die mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen.

Welche Leistungen übernimmt eine Rechtsschutzversicherung?

Die meisten Rechtsschutzversicherungen bieten unterschiedliche Leistungsspektren. Dadurch können sich Selbstständige ihren individuellen Schutz selbst zusammenstellen.

Die Kosten werden dabei je nach Leistungsumfang, der Betriebsgröße, der maximalen Deckungssumme und der gewählten Selbstbeteiligung ermittelt. In der Regel enthalten die meisten Versicherungspakete den so genannten allgemeinen Firmenrechtsschutz. Dieser deckt üblicherweise folgende Bereiche ab:

  • Rechtsstreitigkeiten im Steuer- und Sozialversicherungsrecht
  • Schutz bei rechtlichen Auseinandersetzungen mit Behörden (Verwaltungsrecht)
  • Eingeschränkter Schutz bei Vertragsstrafrecht

Zu dem allgemeinen Firmenrechtsschutz können Selbstständige und Freiberufler noch andere Bausteine hinzuwählen, die besonders zu ihrem Unternehmen passen. Dazu gehören bspw.:

Arbeitsrechtsschutz

Ein solcher Baustein würde im Fall eines Rechtsstreits im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis greifen. Oft ist dies der Fall, wenn ehemalige Angestellte aufgrund von Kündigungen oder Abfindungen vor Gericht ziehen.

Verkehrsrechtsschutz

Dieser zielt auf Unternehmen mit Firmenfahrzeugen ab und schützt im Zusammenhang mit Unfällen, Strafverfahren und Bußgeldern.

Erweiterer Strafrechtsschutz

Im allgemeinen Schutz einer gewerblichen Rechtsschutzversicherung ist ein gewisser Strafrechtsschutz meist eingeschlossen. Mit diesem sind jedoch häufig keine vorsätzlichen Straftaten abgedeckt. Der erweiterte Strafrechtsschutz übernimmt so auch die Prozesskosten in Betrugsanschuldigungen oder anderen Straftaten.

Erweiterter Vertragsschutz

Zählen Vertragsabschlüsse zum Hauptgeschäft eines Unternehmens, werden Rechtsstreitigkeiten nur in den wenigsten allgemeinen Angeboten der Rechtsschutzversicherungen abgedeckt. Ein entsprechendes Paket für einen vollkommenen Schutz lässt sich bei den meisten Anbietern dazu buchen.

DSGVO-Rechtsschutz

Internetunternehmer haben oft mit Abmahnungen aufgrund von DSGVO-Verstößen zu kämpfen. In vielen Versicherungen lässt sich dies separat absichern. Je nach Versicherungsanbieter gibt es noch weitere Bausteine, die Selbstständige buchen können. Oft sind diese auch in Basis-, Erweiterten-, und Premium-Paketen zusammengefasst, die den Überblick erleichtern sollen. Es ist definitiv empfehlenswert, sich im Voraus ausgiebig beraten zu lassen und einen genauen Blick auf die eigenen Anforderungen zu werfen.

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Eine Rechtsschutzversicherung übernimmt nicht die Kosten eventueller Strafzahlungen. Diese kommt lediglich für die Prozesskosten und Anwaltskosten im Streitfalle auf. Eine rechtmäßige DSGVO-Abmahnung müssten Unternehmen trotz einer Rechtsschutzversicherung in vollem Umfang bezahlen.

In diesen Fällen lohnt sich ein Rechtsschutzversicherung für Selbstständige

Im gewerblichen Umfeld kann es schnell zu einem Gerichtsprozess kommen. Meistens geht es dabei um Vertragsbrüche, die von einer Partei begangen wurden. Wenn man sich als Selbstständiger selbst zu einer Risikogruppe zählen würde oder sich schon öfter mit Abmahnungen und Gerichtsprozessen auseinandersetzen musste, lohnt sich eine Versicherung besonders. Welche Leistungen abgedeckt werden sollten, hängt von den eigenen Anforderungen ab. Wir empfehlen jedoch ein großzügiges Leistungsspektrum zu wählen, wenn man selbst viele Verträge schließt. Das kann der Fall sein, wenn Sie:

  • als selbstständiger Berater tätig sind
  • regelmäßig mit freien Mitarbeitern zusammenarbeiten
  • oder darauf angewiesen sind, Verschwiegenheitserklärungen oder Wettbewerbsverbote zu unterzeichnen.
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Die meisten gewerblichen Rechtsschutzversicherungen werden erst drei Monate nach dem Vertragsabschluss aktiv. Damit möchten sich Versicherer vor Versicherungsbetrug schützen und geben ihren Kunden Möglichkeiten, sich doch noch für einen anderen Anbieter zu entscheiden. Viele Selbstständige schließen eine umfangreiche Rechtsschutzversicherung daher mehrere Monate vor dem Abschluss von anderen Versicherungen ab, die eventuelle Konfliktpunkte darstellen können (z.B. die Berufsunfähigkeitsversicherung).

Zudem lohnt sich eine Rechtsschutzversicherung für Selbstständige ohne hohe Rücklagen. Da diese die Kosten eines Rechtsstreits übernimmt, steht weiterhin genügend Liquidität zur Durchführung des eigenen Geschäftsbetriebs zur Verfügung. Größere Unternehmen mit eigenen Rechtsabteilungen schützen sich dagegen oft nicht über eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung. Diese haben in der Regel ausreichende Ressourcen, um die Kosten eines Gerichtsprozesses vorstrecken zu können, ohne ihr Kerngeschäft zu gefährden.

Eine umfangreiche gewerbliche Rechtsschutzversicherung bietet unter anderem AXA an. Damit Sie keine finanziellen Sorgen durch eine optimale Absicherung haben und den Kopf befreien für Wichtigeres, kaufen wir Ihre Forderung an, versorgen Sie mit schneller Liquidität und schützen Sie vor Zahlungsausfällen – mit SimpleCash, der Factoring-Lösung von AXA powered by RECHNUNG.de!

Berufsgenossenschaft

Berufsgenossenschaften Freiberufler

Die Berufsgenossenschaft ist die gesetzliche Unfallversicherung. Für Selbstständige und Freiberufler ist sie jedoch nur selten verpflichtend. Diese müssen zwar ihre eigenen Angestellten anmelden, sind aber selbst meistens nicht verpflichtet, Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu zahlen. Hier besteht daher grundsätzlich nur die Möglichkeit einer freiwilligen Mitgliedschaft.

Die Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft

Zusammen mit der gesetzlichen Krankenversicherung ist die gesetzliche Unfallversicherung der älteste Zweig der Sozialversicherung. Diese bietet ein als vorbildlich geltendes Leistungsangebot bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten. So entsteht die Gewissheit, dass im Falle eines Arbeitsunfalls, eine exzellente medizinische Versorgung mit entsprechenden Rehabililtationsangeboten geboten wird. Für Angestellte von Selbstständigen (gewerbetreibend und freiberuflich) ist dieser Schutz daher zurecht in Stein gemeißelt.

Auf der anderen Seite wird jedoch das Monopol der Berufsgenossenschaften und deren Beitragspolitik heftig kritisiert. Gerade die hohen Personal- und Verwaltungskosten treiben die Beiträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in die Höhe. Freiberufler und Selbstständige entscheiden sich daher häufig gegen die Unfallversicherung einer Berufsgenossenschaft.

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Die Berufsgenossenschaft springt lediglich für Arbeits- und Wegeunfälle ein. Diese bietet keinen privaten Versicherungsschutz, weshalb dort grundsätzlich über eine Zusatzversicherung nachzudenken ist. Die privaten Alternativen der VBG sind davon auch keine Ausnahme und lediglich auf dienstliche Unfälle ausgelegt.

Wann sind Berufsgenossenschaften für Freiberufler verpflichtend?

Aktuell unterliegen Mitglieder des Gesundheitsdienstes, der Wohlfahrtspflege sowie der Friseurbranche der Pflicht, einer Berufsgenossenschaft anzugehören. Die dafür zuständige Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) hat durch ihre Satzung (§3 SGB VII) die Versicherungspflicht für Unternehmer eingeführt.

Buchhaltung war noch nie so einfach

Freiwillige Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften

Die Gewissheit, dass im Falle eines Arbeitsunfalls exzellente medizinische Versorgung geboten wird, ist grundsätzlich sehr attraktiv. Daher sind auch viele Freiberufler anderer Branchen gerne Mitglieder einer Berufsgenossenschaft. Sollten diese nicht Angestellte ihres eigenen Unternehmens sein, sind sie nicht automatisch pflichtversichert. In solchen Fällen besteht die Möglichkeit einer freiwilligen Mitgliedschaft. Im Gegensatz zu pflichtversicherten Freiberuflern und Angestellten, können freiwillige Mitglieder ihre Versicherungssumme frei wählen. Der Beitrag wird also unabhängig von dem jeweiligen Einkommen berechnet.

Für die meisten freien Berufe ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) zuständig. Ob eine freiwillige Mitgliedschaft wirklich lohnenswert ist, hängt von dem jeweiligen Kosten-Nutzen-Verhältnis ab. Wir empfehlen, einen genauen Blick auf die Angebote privater Anbieter für Unfallversicherungen zu werfen. Häufig bieten diese attraktive Angebote, die im Vergleich zur Berufsgenossenschaft deutlich günstiger sind.

Besser abgesichert auch durch Factoring

Freiberufler, die nicht pflichtversichert sind, sollten also schauen, ob sich die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft lohnt. Lohnenswert ist zudem auch, sich als Freiberufler in finanzieller Hinsicht abzusichern. Factoring ist dabei eine effiziente Form der Finanzierung. Sie erhöht Ihre Liquidität und schützt Sie vor Zahlungsausfällen Ihrer Kunden.

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Stilles vs Offenes Factoring

Offenes Factoring zeigt sich branchenübergreifend effektiv und wird von vielen Unternehmen regelmäßig als Finanzierungsform in Anspruch genommen. Um beim Kunden den Anschein zu erwecken, dass kein Factor am Zahlungsprozess beteiligt ist, bieten verschiedene Factoring-Anbieter stilles Factoring als Alternative an.

Die Vorteile und Nachteile beider Factoring-Arten

Die Rechnungsvorfinanzierung hat sich in den letzten Jahren als gängige Finanzierungsform etabliert und gewinnt durchgehend an Bekanntheit. In verschiedenen Branchen scheuen sich viele Unternehmen jedoch weiterhin preiszugeben, die Rechnungen der eigenen Kunden vorzufinanzieren.

Diese Kunden mit einem Factoring-Notifikationsschreiben und einem entsprechenden Rechnungsvermerk auf das Factoring aufmerksam zu machen, ist daher nicht die beste Lösung. Aus der Sicht eines Unternehmens kann stilles Factoring also durchaus attraktiv sein. Hohe Anforderungen, eine deutlich höhere Gebühr und der direkte Mehraufwand machen diese Form der Rechnungsvorfinanzierung jedoch nur für die wenigsten Unternehmen attraktiv.

In der Factoring-Beratung zeigt sich, dass die Sorge vieler Unternehmer unbegründet ist und offenes Factoring keinen negativen Eindruck bei den eigenen Kunden hinterlässt. Selbst unter großen Bestandsunternehmen ist offenes Factoring die Regel und wird als übliche Finanzierungsform anerkannt.

Für die meisten Unternehmer ist offenes Factoring daher die bessere Wahl. Geringe Gebühren, eine unkomplizierte Handhabung und die hohe Verfügbarkeit bieten kleinen sowie großen Gesellschaften eine zuverlässige Finanzierungsform ohne zusätzliche Sicherheiten.

Flexibles Factoring in Anspruch nehmen

aifinyo.de bietet offenes Factoring schon ab 0,5% der Rechnungssumme an und übernimmt dabei das volle Ausfallrisiko. Laden Sie dazu einfach Ihre Rechnung hoch. Nach erfolgreicher Prüfung der Rechnung übermitteln wir diese an Ihren Kunden. Die Rechnungssumme erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Rechnung durch den Rechnungsempfänger.

Haben wir Sie neugierig gemacht? Hier können Sie Ihre erste Rechnung heute noch hochladen.

Information zu aifinyo:

Nicht sicher, ob offenes Factoring das Richtige für Sie ist? Keine Sorge – Ihre erste Rechnung finanzieren wir bis zu einem Betrag von 500,00€ kostenfrei vor.

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Finanzierung für Gründer

Wer sein eigenes Unternehmen gründen oder weiterentwickeln möchte, benötigt Geld. Jeder noch so kleine Aspekt muss finanziert werden. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen, welche Formen und Möglichkeiten Sie bei der Finanzierung eines Unternehmens haben und für welche Situationen sich die jeweiligen Optionen besonders gut eignen.

Wie erhält man eine Finanzierung?

Eine Unternehmensfinanzierung zu erhalten, stellt sich für viele Gründer als komplexe und schlecht lösbare Aufgabe dar. Prinzipiell stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, wenn man zusätzliches Kapital für sein Unternehmen benötigt.

Eigenkapital

Eine Eigenkapitalfinanzierung stellt die Beteiligung eines Investors am Unternehmen dar. Dieser bringt Kapital sowie Expertise mit in das Unternehmen und erhält im Tausch Unternehmensanteile. Das Thema Eigenkapitalfinanzierung wird in Deutschland immer populärer.

Interessierte Gründer können sich an Risikokapitalgeber, wie Freigeist Capital und Acton Capital wenden. Weitere Risikokapitalgeber finden Sie in dieser Liste. Gründer sollten in jedem Fall Geduld, Ausdauer und eine besonders potenzialträchtige Idee mitbringen, um sich für einen Risikokapitalgeber interessant zu machen.

Fremdkapital

Eine Fremdkapitalfinanzierung ist eine Unternehmensfinanzierung über ein Darlehen. Hierfür stehen meist nur Banken und Privatkapitalgeber zur Verfügung. Obwohl lokale Banken meist kritisch gegenüber Gründern handeln und Kredite an Selbstständige nur zögerlich bereitstellen, ist eine Fremdkapitalfinanzierung für viele junge Unternehmen dennoch sehr interessant.

Mit der Unterstützung von Förderbanken, wie dem KFW-Gründerkredit, lässt sich Fremdkapital zu attraktiven Konditionen aufnehmen. Wie man den KFW-Gründerkredit beantragen kann lesen Sie hier.

Eine weitere Möglichkeit ist die Zuhilfenahme von Privatkapitalgebern. Peer to Peer Investmentplattformen, wie Auxmoney, stellen Gründern ebenfalls Kredite bereit. Ein unkomplizierter Beantragungsprozess soll die Aufnahme von Fremdkapital für Gründer maßgeblich vereinfachen.

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Tipps Angebot schreiben

Ein Großteil der Gewerbetreibenden, Freiberufler und Selbstständigen erstellt direkt nach dem ersten Kontakt mit dem Kunden ein Angebot. Oft werden dabei leider die eigentlichen Bedürfnisse des Kunden vergessen. Das wiederum kann schnell zu einer Absage führen. Somit entscheidet schon das erste Vorgespräch darüber, ob ein Angebot erfolgreich ist und Sie den Auftrag bekommen.

Wie erstellt man ein erfolgreiches Angebot?

Die Angebotserstellung ist für viele Unternehmer ein Mittel zum Zweck. Wer nicht wirklich darauf angewiesen ist, wird sich auch nicht weiter damit beschäftigen. Für Agenturen und Dienstleister sind Angebote dagegen oft ein Hauptbestandteil in der Kundenakquise. Wie umfangreich das ist und worauf es sich stützt, hängt in erster Linie vom Kunden und dem jeweiligen Auftrag ab.

1. Das Kundengespräch

Die meisten Aufträge werden im Kundengespräch gewonnen. Daher ist dies nicht nur der erste Schritt zur Abgabe eines erfolgreichen Angebotes, sondern mit Abstand auch der Wichtigste. Im Fokus steht hier, die Bedürfnisse des Kunden vollständig zu erkennen. Gelingt dies nicht, verzögern Rückfragen den Prozess der Angebotserstellung. Es ist daher empfehlenswert, sich einige relevante Fragen im Voraus aufzuschreiben, die als Leitfaden im Kundengespräch genutzt werden können.

Leitfaden für ein Kundengespräch

– Welches Problem hat der Kunde und welche Leistung kann ihm zur Bewältigung dabei helfen? – Wo liegt der jeweilige Nutzen des Produkts? – Wie ist der finanzielle Rahmen? – In welchem Zeitraum muss das Angebot vorliegen und wann muss das Produkt oder die Dienstleistung geleistet werden? – Wer trifft die Entscheidungen im Unternehmen? – Wurden andere Angebote eingeholt? – Gibt es versteckte Kosten, die sich der Kunde mit der Wahl des richtigen Anbieters sparen kann? – Wann gibt es eine Antwort bzw. wann sind Rückfragen angebracht? – Wie sieht eine erfolgreiche Lösung des Problems aus? – Was würde den Kunden zur erneuten Zusammenarbeit motivieren?

Wenn es nicht vorher schon klar ist, sollte im Kundengespräch auch die Entscheidungsgrundlage geklärt werden. Nach welchen Kriterien wird die Verkaufsentscheidung getroffen? Ist es nur der Preis oder geht es dem Kunden gegebenenfalls um eine bestimmte Leistung, die ein günstigerer Dienstleister oder Lieferant nicht erbringen könnte?

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Falls Sie einmal nicht mit dem Entscheidungsträger sprechen, senden Sie ruhig im Anschluss eine E-Mail mit den Informationen, die Ihnen zur Abgabe eines Angebotes noch fehlen. Das macht einen professionellen Eindruck beim Kunden und sorgt dafür, dass ein bedürfnisorientiertes Angebot vorgelegt werden kann.

2. Angebotsinhalte definieren

Ein erfolgreiches Kundengespräch ist der Ausgangspunkt für den zweiten Schritt: Die Definition der Angebotsinhalte. Dabei geht es darum, welche Leistung der Kunde erhalten möchte und wie diese möglichst überzeugend beschrieben wird. Lange Artikelnummern oder Beschriftungen sollten vermieden werden. Wichtig ist es dagegen, die Überzeugungspunkte des Kunden mit möglichst aussagekräftigen Angebotsinhalten anzusprechen.

Eine klare und überzeugende Sprache ist besonders wichtig. Gibt es Fragen, die sich bereits im Angebot klären lassen? Dann sollte dies unbedingt genutzt werden. Außerdem sollte ein besonderer Fokus darauf gesetzt werden, ob es sich um ein verbindliches oder ein unverbindliches bzw. freibleibendes Angebot handeln soll. Falls sich ein Kunde Monate im Voraus um Angebote bemüht, bietet sich eine Freizeichnungsklausel an. So kann man nicht an das Angebot gebunden und zu einer Lieferung verpflichtet werden.

BedeutungFormulierungen
PreislichDie im Angebotsschreiben genannten Preise können sich nachträglich ändern.“Preis freibleibend”, “Preisänderungen vorbehalten”
ZeitlichBefristet die Gültigkeit des Angebots.“Dieses Angebot gilt bis zum…”
MengenmäßigDie im Angebotsschreiben angegebene Menge ist nicht bindend.“Solange der Vorrat reicht”

3. Professionelle Darstellung

Eine übersichtliche, professionelle Darstellung ist ideal, um aus der Masse hervorzutreten. Hier bietet es sich an, die Unternehmensfarben zu verwenden und auch ein Logo zu integrieren. Wird ein digitales Angebot versendet, sollte man besonderen Wert auf die Formatierung legen. Für Offline-Angebote lohnt sich dagegen die Verwendung eines hochwertigen Briefpapiers, welches den Wert der angebotenen Leistungen hervorhebt.

Wichtig ist außerdem, dass das Angebot den jeweiligen Umständen entspricht. Kein Kunde möchte ein langes Begleitschreiben für einen kleineren Auftrag erhalten. Dies hinterlässt den Eindruck, als würde der Angebotssteller auf den Auftrag besonders angewiesen sein. Einen monatelangen Auftrag mit hoher Auslastung kann man dagegen mit einem ausgiebigen Begleitschreiben abrunden. Hier kommt es besonders darauf an, das richtige Maß zu finden und auf die Details aus dem Kundengespräch einzugehen.

4. Absenden und Nachfragen

Ist das Angebot erstellt, sollte es auch schnellstmöglich zum Kunden kommen. Wichtig ist, dass es zum jeweiligen Ansprechpartner geht. Falls es nicht anders gewünscht wird, sollte das Angebot daher direkt an den Entscheidungsträger adressiert werden.

Abhängig von den jeweiligen Angaben aus dem Erstgespräch sind Rückfragen nach einigen Wochen angebracht. Diese hinterlassen einen positiven Eindruck und signalisieren, dass Interesse am Kunden besteht.

5. Feedback einholen

Entscheidet sich der Kunde gegen das Angebot, sollte man ergründen, warum das so ist und ob man selbst etwas falsch gemacht hat. Eventuell wurden das Motiv und die Bedürfnisse des Kunden nicht gut genug eingeschätzt. Vielleicht hat man unwissentlich mit günstigeren Anbietern konkurriert. Das Beste ist, den Kunden zu Wort kommen zu lassen und noch einmal telefonisch nachzufragen, warum er sich für oder gegen das Angebot entschieden hat. Falls inzwischen schon erfolgreich die Leistung erbracht wurde, sollte Feedback dazu eingeholt werden.

Möglicherweise motiviert man den Kunden dadurch auch zu einer weiteren oder längerfristigen Zusammenarbeit.

Auf die Leistung folgt die Rechnung

Haben Sie ein erfolgreiches Angebot geschrieben, den Kunden für sich gewonnen und den Auftrag ausgeführt, kann es passieren, dass Sie noch lange auf die Bezahlung Ihrer Leistung warten müssen. Mit der Vorfinanzierung Ihrer Rechnung können Sie sich von der langen Wartezeit befreien, Ihr Geld abzüglich einer kleinen Servicegebühr schon am nächsten Tag erhalten und zahlungsfähig für Ihre laufenden Kosten bleiben. Außerdem schützen Sie dadurch das Verhältnis zu Ihrem Kunden, da RECHNUNG.de Ihnen auch die unangenehme Kommunikation im Falle einer verspäteten Zahlung mit einem professionellen Mahnwesen abnimmt. Ab einer Gebühr von 0,5% des Rechnungsbetrags können Sie Ihre Forderungen vorfinanzieren lassen.

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Bewirtungsbeleg

Bei einem Essen mit Geschäftspartnern können Sie wichtige Dinge in angenehmer Atmosphäre besprechen. Bei Tisch werden Verträge abgeschlossen, Vorgehensweisen geplant und neue Kunden gewonnen. Damit das Essen als Bewirtung steuerlich abgesetzt werden kann, muss der Rahmen angemessen sein. Weitere wichtige Voraussetzungen für die Absetzbarkeit von Geschäftsessen sind ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg und eine vollständige Restaurantrechnung. Doch was genau betrachtet das Finanzamt eigentlich als Geschäftsessen und was nicht?

Was macht ein Geschäftsessen aus?

Geschäftsessen können in einem bodenständigen Restaurant mit gutbürgerlicher Küche genauso stattfinden wie bei einem angesagten Sushi-Lokal oder in einem exklusiven Sternerestaurant. Der Rahmen sollte dabei natürlich zum Anlass und den beteiligten Firmen passen. Das sieht auch der Gesetzgeber so. Den Besuch eines Nachtclubs beispielsweise akzeptiert das Finanzamt grundsätzlich nicht als Geschäftsessen.

70 Prozent der Bewirtungskosten eines Geschäftsessens können Unternehmen von der Steuer absetzen. So steht es in § 4 Absatz 5 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Voraussetzung dafür ist, dass ein geschäftlicher Anlass besteht.

Um Missbrauch vorzubeugen, damit also keine privaten Essen als Geschäftsessen deklariert werden, sieht der Gesetzgeber relativ strenge Auflagen vor. Für die steuerliche Absetzung reicht es nicht aus, dass der Bewirtungsbeleg die Namen aller Personen enthält, die am Geschäftsessen teilgenommen haben. Es muss auch einen betrieblichen Anlass geben. Den Anlass müssen Sie dabei konkret formulieren. Es genügt nicht, einfach nur „Geschäftsessen“ oder „Meeting“ zu schreiben. Eine Projektbesprechung (geben Sie das konkrete Projekt an) oder die Verhandlung über einen Auftrag (auch hier nennen Sie am besten den konkreten Auftrag) sind hingegen gültige Anlässe.

Der Teilnehmerkreis muss sich auf Firmenangehörige und Geschäftsfreunde beschränken. Zu den erlaubten Teilnehmern zählen eigene Mitarbeiter sowie unternehmensexterne Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder angestrebt wird. Bei Letzteren kann es sich beispielsweise um Lieferanten oder Kunden handeln. Familienmitglieder oder persönliche Freunde müssen Sie hingegen privat einladen.

Im Gegensatz zum Geschäftsessen können Sie Mitarbeiterbewirtungen sogar zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Darum handelt es sich, wenn ausschließlich Ihre Mitarbeiter teilnehmen. Sobald auch ein Geschäftsfreund zugegen ist, ist das gemeinsame Mahl per Definition ein Geschäftsessen. Die Mitarbeiterbewirtung ist nur dann abzugsfähig, wenn sie in einem Restaurant erfolgt. Wer seine Mitarbeiter zu sich nach Hause einlädt, kann die Bewirtungskosten nicht steuerlich geltend machen.

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Rechnung und Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg ist nicht dasselbe wie die Rechnung. Manche Restaurants drucken den Bewirtungsbeleg bereits auf die Rückseite der Rechnung – ausfüllen müssen Sie ihn jedoch immer selbst. Sollte sich auf der Rückseite der Rechnung kein Bewirtungsbeleg finden, müssen Sie ein Leerformular verwenden. Der Bewirtungsbeleg muss nämlich maschinell hergestellt sein, damit er vom Finanzamt anerkannt wird. Wichtig für die Absetzbarkeit von Geschäftsessen ist neben dem Bewirtungsbeleg auch die Restaurantrechnung. Sie muss allen üblichen Anforderungen an eine Rechnung genügen. Dazu gehört auch, dass bei Beträgen über 150 Euro der Name des Rechnungsempfängers vorhanden ist. Das ist bei Restaurantrechnungen nicht immer üblich, aber viele Lokale können den Namen des Gastes am Computer eintragen. Falls das nicht möglich ist, muss der Wirt den Namen manuell nachtragen und mit seinem Firmenstempel bestätigen. Die Rechnung muss außerdem fest mit dem Bewirtungsbeleg verbunden sein. Sollte sich der Bewirtungsbeleg nicht auf der Rechnungsrückseite befinden, tackern Sie die beide Nachweise am besten zusammen.

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Darauf sollten Sie bei der Rechnung achten

Bevor Sie sich an das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs machen, sollten Sie prüfen, ob der Gastwirt die Rechnung richtig ausgefüllt hat. Reichen Sie Ihren Bewirtungsbeleg nämlich ohne gültige Rechnung ein, wird das Finanzamt ihn nicht akzeptieren und Sie bekommen keine Bewirtungskosten erstattet. Überprüfen Sie daher die Rechnung auf Vollständigkeit und bitten Sie den Gastwirt gegebenenfalls, fehlende Angaben nachzutragen.

Bei einer Rechnungssumme bis zu 150 Euro inklusive Umsatzsteuer reicht eine Kleinbetragsrechnung aus. Sie muss folgende Angaben enthalten:

  • Rechnungsdatum
  • Name und Adresse des Restaurants
  • Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis (Bruttobetrag mit Steuersatz reicht)
  • Bruttobetrag

Bei höheren Beträgen ist eine normale Rechnung mit deutlich mehr Angaben nötig:

  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum
  • Name und Adresse des Restaurants
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gastwirtschaft
  • Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inkl. Preis
  • Nettobetrag
  • Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttobetrag

Falls Sie Trinkgeld geben, sollte der Kellner dessen Höhe auf der Rechnung vermerken. Diesen Vermerk bestätigt er am besten mit einem Firmenstempel, mindestens aber mit seiner Unterschrift.

Bewirtungsbeleg Schritt für Schritt ausfüllen

Halten Sie erst einmal eine korrekte und vollständige Rechnung in den Händen, ist das Schwierigste geschafft. Den Bewirtungsbeleg auszufüllen, ist nämlich nicht kompliziert. Alle notwendigen Angaben, Schritt für Schritt:

  1. Tag der Bewirtung: Tragen Sie hier das Datum ein, an dem das Geschäftsessen stattgefunden hat.
  2.  Ort der Bewirtung: In dieses Feld tragen Sie den Namen und die Anschrift des Restaurants ein. Übernehmen Sie dafür die Angaben aus der Rechnung.
  3. Gastgeber: Das sind Sie selbst, also tragen Sie Ihren eigenen Namen ein.
  4. Teilnehmer der Bewirtung: Hier tragen Sie alle Teilnehmer des Geschäftsessens ein (Vor- und Nachnamen).
  5. Anlass der Bewirtung: Sie müssen einem konkreten, geschäftlichen Anlass der Bewirtung angeben. Vage Angaben wie „Besprechung“ oder „Kontaktpflege“ haben vor dem Finanzamt keinen Bestand. Auch private Anlässe wie ein Geburtstag oder ein Dienstjubiläum zählen nicht.
  6. Höhe der Aufwendungen laut Rechnung: Hier tragen Sie den Rechnungsbetrag ein, den Sie bezahlt haben.
  7. Trinkgeld: Tragen Sie ein, wie viel Trinkgeld Sie gegeben haben.
  8. Gesamtbetrag: Das ist der Betrag, den Sie insgesamt bezahlt haben, also Rechnungsbetrag plus Trinkgeld.
  9. Ort, Datum, Unterschrift des Gastgebers: Datieren und unterschreiben Sie den Nachweis.

Achten Sie auf den Namen!

Das Finanzamt kontrolliert bei Bewirtungskosten sehr genau. Es kommt regelmäßig vor, dass Bewirtungen nicht anerkannt werden. Eine sorgfältige Kontrolle der Angaben auf Restaurantrechnungen und das gewissenhafte Ausfüllen der Bewirtungsbelege ist daher unbedingt notwendig. Besonders wichtig ist, dass auch der Name der bewirtenden Person in der Rechnung zu finden ist. Das wird nämlich in Restaurantrechnungen gerne vergessen. Laut Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) darf dieser Name nur vom Gaststätteninhaber beziehungsweise seinen Mitarbeitern auf der Rechnung vermerkt werden, nicht jedoch vom Rechnungsempfänger selbst.

Teamwork

Erfolgreiche Webpraesenz

Die eigene Webpräsenz dient als digitale Visitenkarte für Freiberufler und kann dabei helfen, potenzielle Kunden zu überzeugen. Wenn der eigene Internetauftritt jedoch nicht aussagekräftig die eigene Zielgruppe anspricht, besteht das Risiko potenzielle Kunden abzuschrecken. Die Besucher einer Webseite entscheiden nämlich in kürzester Zeit, ob eine mögliche Zusammenarbeit für sie infrage kommt oder nicht. Daher ist es umso wichtiger, die eigene Zielgruppe zu bestimmen und die Struktur der Webseite entsprechend anzupassen.

Der erste Schritt zur erfolgreichen Webpräsenz

Zielgruppe definieren und Suchmuster potenzieller Kunden verstehen

Um eine überzeugende Webseite anzufertigen, sollten Sie sich vorerst klar machen, welche Personen in Ihrer Zielgruppe liegen. Es ist empfehlenswert, sich auf die Zielgruppe festzulegen und im späteren Verlauf der Webseiten-Erstellung nicht abzuweichen. Menschen suchen im Internet nach unterschiedlichen Inhalten und reagieren ganz unterschiedlich. So sollte die Webseite eines Freiberuflers nicht zu mehreren Zielgruppen gleichzeitig sprechen, sondern aussagekräftig auf die Suchmuster der eigenen Kunden ausgelegt sein. Meistens handeln die Besucher der Webseiten von Freiberuflern nach folgenden Schemata:

Informationssuchend

Informationssuchende Webseitenbesucher handeln mehrwertorientiert. Diese wissen in der Regel genau, wonach sie suchen und sind bereit, überdurchschnittlich viele Inhalte wahrzunehmen. Für Freiberufler sind dies meistens Besucher, die ihre Webseite durch Eigeninitiative über Suchmaschinen gefunden haben.

Eine aussagekräftige Beschreibung der eigenen Dienstleistungen und ein überzeugendes Portfolio kann diese Besucher zu einer Kontaktanfrage bewegen. Wichtig ist, dass auch informationssuchende Besucher an entscheidenden Punkten der Webseite auf Kaufmöglichkeiten hingewiesen werden.

Elementfokussiert und kaufbereit

Wenn Webseitenbesucher von vornherein elementfokussiert agieren, sind es meistens wiederkehrende Besucher. Diese haben bei ihrem ersten Besuch der Webseite vermutlich informationssuchend gehandelt und sich inzwischen auf einen Kauf festgelegt. Für elementfokussierte Besucher stehen Handlungsaufforderungen und der schnellste Weg zum Kontaktformular im Mittelpunkt.

Es ist auch möglich, dass diese Besucher über ein anderes Medium von Ihnen erfahren haben. Zielgerichtete Handlungsaufforderungen können diese Benutzer zu einem Kauf oder einer Kontaktanfrage bewegen. Wichtig ist hier, dass eine klare Navigation zu einer Kontaktmöglichkeit oder einer Online-Bestellung führt.

Die Gestaltung der eigenen Webseite sollte also einen Mittelweg zwischen klaren Handlungsaufforderungen und informationsreichen Inhalten bieten. Eine übersichtliche und intelligente Strukturierung kann daher zu sehr guten Ergebnissen führen. Damit erreichen Sie, dass sich der kaufbereite Besucher nicht von zu vielen Inhalten erschlagen fühlt. Dennoch bieten Sie dem informationssuchenden Interessenten genügend Inhalte, um sich ein Bild von der eigenen Dienstleistung zu machen.

Diese Elemente gehören in eine erfolgreiche Webpräsenz

Die Besucher Ihrer Webpräsenz haben in der Regel wenig Zeit. Häufig möchten diese in kürzester Zeit mit relevanten Inhalten Informationen gewinnen und Weiteres persönlich besprechen.

Daher ist es wichtig, dass das Alleinstellungsmerkmal Ihrer Dienstleistungen im Zentrum Ihrer Webseite steht. Versuchen Sie auf der Startseite, Ihre Kernkompetenz in den Mittelpunkt zu stellen. Referenzen Ihrer Kunden finden dort ebenfalls Platz. Anstatt weit auszuholen, bringen Sie auf den Punkt, was Sie von der Konkurrenz unterscheidet. In Unterseiten lassen sich anschließend Beispiele für diese Kernkompetenz listen und weitere Informationen bereitstellen.

Dienstleistungsübersicht

Eine Übersicht über Ihre Dienstleistungen sollte die Probleme Ihrer Webseitenbesucher ansprechen. Diese haben häufig ein akutes Problem oder eine Aufgabe und benötigen klare Lösungsansätze. Beantworten Sie die Fragen Ihrer Kunden mit präzisen Beschreibungen Ihrer Dienstleistungen und Ihres Talents.

Portfolio

Ihr Portfolio dient als Ort, um Ihre Dienstleistungen für potenzielle Kunden zu visualisieren. Im Idealfall hat sich der Besucher schon mit Ihren Dienstleistungen auf theoretischer Ebene beschäftigt und erwartet nun Beispiele. Wichtig ist, dass Sie auch hier gewisse Limits einhalten. Ein Portfolio aus sechs bis sieben überzeugenden Arbeitsbeispielen reicht in den meisten Fällen vollkommen aus.

Angaben zu der eigenen Person

Niemand möchte mit einem Fremden zusammenarbeiten. Eine „Über mich“- Seite kann beim Vertrauensaufbau helfen. Hier können Sie auf Ihre persönlichen Werte, Ihre Leidenschaften und Hobbys eingehen. Versuchen Sie eine Geschichte zu erzählen und dem Besucher zu vermitteln, warum Sie gut in sein Team passen.

Blog

Ein Blog oder eine News-Sektion kann dabei helfen, Aufmerksamkeit zu gewinnen. Hier können Artikel veröffentlicht werden, die für Ihre Zielgruppe relevant sind. Diese sollten einen Mehrwert bieten und Ihre Kompetenz beweisen. Viele Freiberufler veröffentlichen auf ihrem Blog zudem persönliche Geschichten. Damit schaffen sie Vertrauen beim Kunden und stärken ihre eigene Marke. Wirklich effektiv ist ein Blog vor allem dann, wenn veröffentlichte Artikel später in sozialen Medien geteilt werden können oder über Suchmaschinen gefunden werden.

Referenzen

Eine separate Seite für Referenzen hilft, Vertrauen zu schaffen. Ihre Kunden möchten sich schließlich davon überzeugen, dass Sie auch für andere Unternehmen erfolgreich arbeiten. Listen Sie Referenzen von Ihren Kunden, die mit Ihrer Arbeit sehr zufrieden waren. Häufig sind diese dann auch bereit, ein kurzes Statement für Ihre Webseite zu verfassen.

Beispiele für erfolgreiche Webseiten

In den Weiten des Internets lassen sich sehr viele herausragende Webseiten von Freiberuflern finden. Wir haben Ihnen unsere Favoriten einmal aufgelistet:

Nandini Jammi (nandinijammi.com)

Auf der Webseite von Frau Jammi wird Vertrauen geschaffen. Sie stellt sich als Marke in den Mittelpunkt und verweist geschickt auf ihre Kernkompetenzen. Die Webseite wirkt einzigartig und gut strukturiert. Hier werden sowohl informationssuchende Besucher, als auch kaufbereite, elementfokussierte Interessenten angesprochen.

Bethany Joy (bethanyjoy.org)

Bethany Joy hat eine besonders klare Marketingaussage auf Ihrer Webseite. Hier wird Vertrauen aufgebaut und auf Probleme eingegangen. Der informationssuchende Interessent wird optimal angesprochen und findet viele sachliche Inhalte vor. Zudem stehen strategisch positionierte Handlungsaufforderungen bereit, die zur Kontaktaufnahme anregen.