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Proforma Rechnung

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist grundsätzlich eine Rechnung im eigentlichen Sinne; aber eben auch eine spezielle Rechnung für spezielle Anlässe. Während Sie mit einer “normalen” Rechnung die gelieferte Ware oder geleistete (Dienst-) Leistung abrechnen und den Empfänger zur Zahlung auffordern, wird die Proforma-Rechnung in erster Linie der Form wegen ausgestellt (lat. “pro forma” bedeutet “nur der Form halber”). Daher fehlt in diesem Dokument stets die Zahlungsaufforderung – diese wird mit dem Beleg grundsätzlich nicht bezweckt.

Zudem löst eine Proforma-Rechnung im Regelfall keine Buchung in der Buchhaltung aus, während eine Rechnung stets einen Eintrag auf Soll und Haben in den Rechnungswesen-Systemen findet. Beide Belege sind auch streng voneinander zu trennen; die Umwandlung einer Proforma-Rechnung in eine “normale” Rechnung ist daher – auch wenn es in der Praxis gerne durchgeführt wird – nicht vorgesehen und nicht möglich.

Einsatz der Proforma-Rechnung in der Praxis

Exporte in Nicht-EU-Länder

Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung erfolgt aus zollrechtlichen Gründen und hat daher in diesen Fällen informativen Charakter. Im Rahmen von internationalen Handelsbeziehungen informieren Sie mit diesem Beleg Zollbehörden über Art, Umfang und Wert von versendeten Waren. Dies ist insbesondere bei einer Warenausfuhr in Nicht-EU-Länder (Drittländer) notwendig, um die Deklarationspflichten beim Export zu erfüllen. Die Pflicht zur Deklaration besteht auch dann, wenn Sie innerhalb der Gewährleistungspflicht einen Warentausch oder eine Ersatzlieferung vornehmen, die nicht zu einer erneuten Berechnung führen.

Dokumente im Rahmen eines Akkreditivs

Sobald Sie eine Lieferung per Akkreditiv (L/C, letter of credit) vereinbaren, kommen Sie sehr wahrscheinlich mit einer Proforma-Rechnung in Berührung. Beim Akkreditiv verpflichtet sich die Bank eines Käufers (Akkreditivauftraggeber) zur Zahlung einer vereinbarten Summe an einen Verkäufer (Akkreditivbegünstigter), sobald bestimmte Unterlagen und Dokumente vorliegen. Insbesondere im Auslandsgeschäft können Importeure mit einem Akkreditiv Exporteuren die Zahlung bei Eingang der Waren und Vorliegen aller notwendigen Dokumente garantieren. Die Proforma-Rechnung hat bei der Abwicklung eine wesentliche Rolle und erfüllt hier die Funktion eines Angebots.

Beleg zur Rechnungsabgrenzung

Auch wenn Sie keine internationalen Handelsbeziehungen haben, können Sie mit einer Proforma-Rechnung konfrontiert sein oder werden. Liegt für einen Geschäftsvorgang die tatsächliche Rechnung (noch) nicht vor und der Vorgang muss jedoch – beispielsweise zu Abgrenzungszwecken im Rahmen des Jahresabschlusses – in der Buchführung berücksichtigt werden, kann ein Ersatzbeleg (pro forma) zum Einsatz kommen. Geht dann zu einem späteren Zeitpunkt die Original-Rechnung ein, ersetzt diese den Vorab-Beleg.
Der Vorteil besteht darin, dass der Ersatzbeleg keine “offizielle” Buchung auslöst. Es werden daher weder ertrags- und umsatzsteuerliche Pflichten noch offene Posten generiert. In Abgrenzungsfällen kann daher mit der Proforma-Rechnung keine versehentliche Mahnung ausgelöst werden.

Vorab-Dokument bei Vorauskasse

Wurde mit Ihrem Kunden vereinbart, eine Lieferung oder Leistung per Vorauskasse zu bezahlen – also vorab, bevor die Leistung erbracht und (Abschluss-) Rechnungen ausgestellt wurden – kann die Ausstellung einer Proforma-Rechnung zur Anwendung kommen. Sie ist in diesem Fall lediglich eine Zahlungsaufforderung und erfüllt im weiteren Sinne die Funktion einer Auftragsbestätigung.

Warenwert bei Mustersendungen

Auch beim Versand von Waren zur Probe (Muster) kann die Proforma-Rechnung zur Dokumentation des Warenwertes dienen. Sofern die Versendung nicht eindeutig als Nutzung zur Probe erkennbar ist, klassifiziert die Zollbefreiungsverordnung Waren mit einer Höchstmenge von bis zu 5 Einheiten oder einem Wert von 50 EUR in der Regel als Muster.

Spendenquittung

Gemeinnützig anerkannte Organisationen können bei Erhalt einer Sach-Spende mit einer Proforma-Rechnung die Spende quittieren bzw. die Zuwendung bestätigen.

Dokument als Angebot

Eine Proforma-Rechnung kann auch komplett andere Zwecke haben. In manchen Ländern erfüllt das Dokument die Funktion eines Angebots, um das Produkt oder die Dienstleistung und die Konditionen zu dokumentieren.

Empfohlene Angaben auf einer Proforma-Rechnung

Da die Proforma-Rechnung kein gesetzlich geregeltes Dokument ist, bestehen im Gegensatz zur klassischen Rechnung keine Vorgaben zu den erforderlichen Inhalten und zur Form. Empfehlenswert ist jedoch aus Gründen der Klarheit, die wichtigsten Angaben der Handelsrechnungen zu verwenden oder sich zumindest daran zu orientieren.
Wesentlich ist, dass das Dokument von einer offiziellen Rechnung streng unterschieden werden kann. Dies wird erreicht, indem der Beleg die Bezeichnung “Proforma-Rechnung” oder auch die internationale Bezeichnung “Proforma-Invoice” deutlich sichtbar trägt.

Des Weiteren sollten sich – je nach Anwendungsfall – folgende Angaben auf dem Dokument finden:

  • Name und Anschrift des Ausstellers (Leistender)
  • Name und (Liefer-) Anschrift des Empfängers
  • Eindeutige Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens (z. B. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Handelsregister-Nr., EORI-Nr.)
  • Ausstellungsdatum
  • Handelsübliche Bezeichnung der Ware
  • Zolltarifnummern
  • Menge der Ware
  • Brutto- und Nettogewicht der Ware
  • Einzel- und Gesamtpreis der Ware
  • Angabe zur Währung
  • Nebenkosten (Verpackung, Versand, Versicherung)
  • Angaben zur Umsatzsteuer (Steuerpflicht, Steuerschuldnerschaft oder ggfs. Steuerbefreiung)
  • Angaben zur Lieferung (Bedingungen, Zeitpunkt)
  • Ursprungserklärung
  • Bankverbindung des Ausstellers

Zudem sollte das Dokument eigenhändig unterzeichnet und mit einem offiziellen Firmenstempel versehen sein.

Wie ist mit der Umsatzsteuer umzugehen?

Die Pflicht zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung mit Umsatzsteuer entsteht erst nach Lieferung der Waren oder Erbringung der Leistung. Da eine Proforma-Rechnung jedoch in der Regel vor der ausgeführten Lieferung oder Leistung ausgestellt wird, ist grundsätzlich eine Ausstellung ohne Ausweis der Umsatzsteuer folgenfrei möglich.

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Hinweis

Sobald eine Zahlung vor Lieferung oder Leistungserbringung vereinnahmt wird, handelt es sich umsatzsteuerrechtlich um eine Anzahlung, die zur Folge hat, dass die dazugehörige Umsatzsteuer mit Vereinnahmung der Zahlung entsteht und folglich zu verbuchen ist.

Folgen einer falsch ausgestellten Proforma-Rechnung

Unrichtig oder unzureichend ausgestellte Belege stören nicht nur den Ablauf des entsprechenden Prozesses, beispielsweise der Zollabwicklung. Sie können im Extremfall auch ein Bußgeld nach sich ziehen oder strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben. In Einzelfällen können die fehlerhaften Belege auch eine Haftungsschuld oder eine zollrechtliche Verbindlichkeit auslösen. Auch wenn die Proforma-Rechnung kein gesetzlich normiertes Dokument ist, können die Folgen bei unzureichender Ausstellung unangenehm werden – eine korrekte und saubere Ausstellung ist daher dringend zu empfehlen.

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