Frau mit Rechnung

Rechnungsnummer

Was ist eine Rechnungsnummer?

Mit der Rechnungsnummer erhalten wir die Möglichkeit, Rechnungen eindeutig zu identifizieren. Jeder ausgestellten Rechnung ist eine solche eindeutige Nummer zugewiesen. Das erfolgt entweder manuell oder über eine Rechnungssoftware, die Rechnungsnummern automatisch erstellen kann.

Die Rechnungsnummer gehört zu den notwendigen Angaben auf einer Rechnung. Welche das sind, ist im § 14 Abs. 4 UStG festgelegt. Neben der Rechnungsnummer gehören dazu auch die Kontaktdaten des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens, die Steuernummer oder das Datum sowie eine Beschreibung der Leistung und das Entgelt.

Eine Ausnahme stellen Rechnungen über Kleinbeträge gemäß § 14 Abs. 6 Nr. 3 UStG dar, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Rechnungs- und Steuernummer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Worauf muss ich achten?

Entscheidend ist bei der Rechnungsnummer, dass Sie jede dieser Nummern nur einmalig vergeben dürfen. Eine bestimmte Nummer darf daher niemals auf zwei Rechnungen eines Unternehmens auftauchen. Das einzuhalten fällt jedoch leicht, wenn Sie die zweite Voraussetzung einer Rechnungsnummer berücksichtigen: Diese muss fortlaufend sein.

Sie müssen sicherstellen, dass sich die Rechnungen den Zahlungseingängen zuordnen lassen. Dafür muss jede Nummer eindeutig und fortlaufend sein. Es ist hingegen nicht erforderlich, dass die Rechnungsnummern lückenlos sind. Die Abfolge der ausgestellten Rechnungen darf durchaus unterbrochen sein. Es ist also möglich, dass zwischen zwei Nummern eine oder mehrere fehlen.

Weiterhin ist es möglich, mit mehreren Nummernkreisen mit jeweils fortlaufenden Nummern zu arbeiten. Auch hier macht das Finanzamt keine Vorgaben, wie viele Sie davon in der Praxis einsetzen. In diesem Sinne genießen Sie einige Freiheiten bei der Erstellung Ihrer Rechnungen und der Vergabe von Nummern. Entscheidend ist, dass das Finanzamt erkennen kann, welche Rechnung zu welchem Zahlungsvorgang gehört.

So sind Rechnungsnummern aufgebaut

Grundsätzlich genießen Sie als Unternehmer eine relativ große Freiheit bei der Vergabe Ihrer Rechnungsnummern. So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, die Nummer aus Zahlen oder Buchstaben zusammenzusetzen. Auch eine Kombination ist erlaubt. Weiterhin ist es nicht erforderlich, mit eins oder vorne im Alphabet zu beginnen.

Dass Nummern auf der Rechnung nicht mit eins beginnen müssen, hat einen bestimmten Grund. Dadurch sollen kleine und gerade erst neu gegründete Unternehmen keine Wettbewerbsnachteile erleiden, da sonst anhand der bereits vergebenen Nummern erkennbar wäre, wie die Auftragslage aussieht.

Eine wichtige Bedeutung kommt den Nummernkreisen beim Aufbau der Rechnungsnummern zu. Unternehmen verwenden diese, um ihre Nummern auf den Rechnungen eindeutig zu vergeben. Bei einem Nummernkreis handelt es sich dabei um eine definierte Abfolge innerhalb einer Gruppe zu ordnender Elemente.

Häufig lohnt es sich, mehrere solcher Nummernkreise zu definieren, um zum Beispiel eine geografische oder anderweitige Zuordnung von Rechnungen zu erleichtern. Das lässt sich zum Beispiel erreichen, indem Sie den Nummern Buchstabenkürzel hinzufügen. Nummernkreise können Sie durch Hinzufügungen beliebig eng fassen. Denkbar sind auch Angaben zum Jahr oder dem Monat. Hier folgen einige Beispiele, wie die Nummern aufgebaut sein könnten:

0000001
0000002

oder

RE-2022-001
RE-2022-002

oder

RE-2022-FEB-10-0001
RE-2022-FEB-10-0002

Wofür ist die Rechnungsnummer gedacht?

Die Rechnungsnummer ist vor allem für das Finanzamt nützlich. Denn dieses möchte feststellen können, ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß ausstellen. Unternehmen haben die Pflicht, die auf ihren Rechnungen erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Für das Finanzamt sind die fortlaufenden Nummern auf der Rechnung daher ein wichtiger Anhaltspunkt, ob Sie dieser Pflicht auch tatsächlich nachkommen.

Auf der anderen Seite erhalten Ihre Kunden die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder vom Finanzamt zurück. Für diesen Vorsteuerabzug dient die Rechnungsnummer als wichtiger Beleg, um die Berechtigung dazu nachweisen zu können.

Bei welchen Rechnungen benötige ich keine Rechnungsnummer?

In der Praxis begegnen wir verschiedenen Rechnungen, für die tatsächlich keine Nummer erforderlich ist. Hierbei handelt es sich um einen Verzicht. Wenn Sie wünschen, können Sie auch auf solche Rechnungen eine Rechnungsnummer setzen, die das eigentlich nicht erfordern.

Das sind die Arten von Rechnungen, bei denen Sie auf die Angabe der Nummer verzichten können:

  • Dauerleistungen: Bezieht sich der Zahlungsbeleg auf eine Dauerleistung, müssen Sie keine Nummer für die Rechnung angeben. Hier tauchen stattdessen Wohnungsnummern, Vertragsnummern und andere Identifikationsmerkmale auf.
  • Fahrausweise: Die Fahrausweise behandelt der § 34 UStDV wie die Kleinbetragsrechnungen, weshalb Sie auf die fortlaufende Rechnungsnummer verzichten können. Hier spielt die Höhe des Rechnungsbetrags allerdings keine Rolle.
  • Gutschriften: Diese stellt der Empfänger einer Leistung oder Lieferung aus. Aus diesem Grund muss der Leistungserbringer oder Lieferant keine Nummer vergeben.
  • Kleinbetragsrechnungen: Im § 33 UStDV ist geregelt, dass Sie für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unterhalb von 250 Euro keine Rechnungsnummer angeben müssen.

Was tun, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergeben habe?

Durch ein Versehen oder einen Softwarefehler kann es dazu kommen, dass Sie eine Rechnungsnummer doppelt vergeben. Die Nummern müssen aber eindeutig sein und dürfen daher nicht mehrfach auf den Rechnungen vorkommen, da sonst die Zuweisung zu den Zahlungsvorgängen nicht mehr nachvollziehbar ist. Es stellt sich die Frage, wie Sie mit einer solchen Situation umgehen können.

Der erste Schritt besteht darin, dass Sie den Empfänger der Rechnung über den Fehler informieren. In der Regel sollte das umgehend erfolgen, nachdem Sie den Fehler bemerkt haben. Danach erstellen Sie in einem zweiten Schritt eine sogenannte Stornorechnung. Diese weist die ursprüngliche Rechnungssumme noch einmal negativ aus. Dazu ist es erforderlich, die alte und fehlerhafte Rechnung in Ihrer Buchhaltung zu stornieren. Auch für diese Rechnung gelten wieder die üblichen Pflichtangaben.

Danach müssen Sie in einem dritten Schritt noch einmal eine neue Rechnung ausstellen. Diese muss über eine korrekte, fortlaufende Nummer verfügen. Der vierte Schritt besteht darin, dass Sie dem Leistungsempfänger die Stornorechnung oder Korrekturrechnung und die neue Rechnung zuschicken. Nur eine neue Rechnung oder nur eine Stornorechnung zuzusenden, reicht also nicht aus, um den Fehler zu korrigieren.

Girl in a jacket
Hinweis:

Sowohl die Stornorechnung als auch die neue und korrigierte Rechnung sollte einen Verweis auf die alte und fehlerhafte Rechnung beinhalten.

Brauchen Stornorechnungen oder Gutschriften Rechnungsnummern?

Bei einer Stornorechnung handelt es sich um eine separate Rechnung, die ihre eigene Rechnungsnummer benötigt. Hier gelten wieder die üblichen Regeln für die korrekte Vergabe einer Nummer. Am einfachsten ist es, wenn Sie dafür das System verwenden, das auch sonst für alle Ihre Rechnungen zum Einsatz kommt.

Im Falle einer Gutschrift vergeben Sie ebenfalls eine Rechnungsnummer. Das erfolgt immer durch den Gutschriftaussteller. Die Regelungen dazu finden Sie im § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG.

Wie kürze ich Rechnungsnummer ab?

In der Praxis ist es häufig notwendig oder hilfreich, das Wort Rechnungsnummer abzukürzen. Wichtig ist, dass aus der verwendeten Abkürzung klar hervorgeht, dass es sich um eine Rechnungsnummer handelt. Insbesondere Verwechslungen mit ähnlich klingenden Wörtern sollten Sie in diesem Zusammenhang vermeiden.

Das sind einige Möglichkeiten für deutlich erkennbare Rechnungsnummer Abkürzungen:

  • Rechnungsnr.
  • Rechnungs-Nr.
  • R.-Nr
  • Rg.-Nr.