Day: March 27, 2022

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten und vermutlich auch europäischen Pflichtformat entwickelt. Denn etwa die Hälfte aller deutscher Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und müssen daher ihre Rechnungen ZUGFeRD-konform erstellen. Auch die fortschreitende Digitalisierung wird ihren Beitrag zur Verbreitung elektronischer Rechnungen leisten. Für den vorausschauend planenden Unternehmer lohnt sich eine Umstellung daher schon jetzt.

Warum sollte ich meine Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen?

Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD wurde gemeinsam mit Unternehmen und der öffentlichen Hand entwickelt. Technisch basiert ZUGFeRD auf einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) die mit einer XML-Datei (Dateiformat, das auch von Maschinen ausgelesen werden kann) kombiniert wird. Und genau hier liegt die Besonderheit: Dadurch können ZUGFeRD-Rechnungen digital ausgelesen werden und beinhalten physisch dieselben Informationen.

Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.

So können Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen

In der Regel ist für die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen eine Software erforderlich. Diese wandelt eine bestehende Rechnung um oder gibt diese direkt bei der Erstellung als PDF aus, die die entsprechenden Daten auch als XML enthält.

Viele Selbstständige, Start-ups und Kleinunternehmer sparen sich jedoch diese zusätzliche Software und nutzen die Plattform faktoora.com. Bei Faktoora ist jede Rechnung automatisch bei der Erstellung ZUGFeRD-konform. Es sind keine zusätzliche Software oder sonstige Drittanbieter-Lösungen erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: www.faktoora.com.

Und so funktioniert es:

1. Einfach auf www.faktoora.com anmelden.

2. Unternehmensdaten vervollständigen.

3. Rechnungspositionen ausfüllen und auf „Rechnung erstellen“ klicken.

4. Fertig – Die Rechnungsdatei ist nun jederzeit verfügbar und steht ZUGFeRD-konform zum Download bereit.

Dank des Internets sind die Möglichkeiten mit ausländischen Unternehmen zusammenzuarbeiten nahezu endlos. Die potenzielle Kundschaft weltweit ermöglicht ganz neue Maßstäbe für den Dienstleistungsaustausch und Warenhandel. Doch wie genau stellt man Dienstleistungen oder Produkte in Drittländern in Rechnung?

Umsatzsteuerliche Regelungen für die Rechnungsstellung in Drittländer

Im Inland ist die Verrechnung der Umsatzsteuer relativ simpel und für die meisten Unternehmer problemlos durchschaubar. Hierfür weist der Leistungserbringer die Umsatzsteuer auf der Rechnung aus und führt den Betrag anschließend ab. Innerhalb der EU gibt es mit dem Reverse-Charge-Verfahren (dazu später mehr) ebenfalls eine verständliche Möglichkeit, den Mehrwert einer Leistung zu besteuern. Befinden sich einige Kunden jedoch im Drittland, sieht die steuerliche Situation etwas komplizierter aus. Hier gilt folgende Regelung:

Rechnungsstellung von einem Regelunternehmer an einen Regelunternehmer (B2B)

Erwirbt ein anderer Regelunternehmer eine Ihrer Leistungen, liegt der Ort der erbrachten Leistung in der Regel im Land des Kunden. Grundstücksleistungen, Transportdienstleistungen und andere Sonderleistungen (mehr dazu) können hiervon jedoch Ausnahmen bilden. Hier ist es wichtig zu klären, wie die Leistung im Ausland versteuert wird. Die Rechnungsstellung erfolgt jedoch vorerst ohne ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer.

Sollte das Drittland mit Deutschland eine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung getroffen haben, wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger abgeführt. Ist dies nicht der Fall, schulden Sie dem Land der Leistungserbringung ggf. die Umsatzsteuer. Im Voraus einer Leistungserbringung an einen drittländischen Regelunternehmer sind daher die Gesetze im Land der Erbringung der Leistung zu prüfen.

Rechnungstellung von einem Regelunternehmer an eine Privatperson (B2C)

Wenn Ihre Kunden Privatpersonen sind, fällt die Mehrwertsteuer grundsätzlich im Inland an. Dabei verschiebt sich der Ort der Leistungserbringung nach Deutschland. Die Rechnung wird anschließend mit deutscher Mehrwertsteuer an den ausländischen Kunden gestellt. Sie müssen also die Mehrwertsteuer, ähnlich wie bei Geschäften im Inland, selbst abführen. Hier gibt es jedoch einige Ausnahmeregelungen für verschiedene Katalogleistungen und andere Sonderleistungen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Rechnungsstellung von einem Kleinunternehmer an ein Drittland

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Dementsprechend muss diese auch nicht im Inland abgeführt werden. Falls sich jedoch der Ort der Leistungserbringung in das Drittland verschiebt, können Sie Schuldner der Umsatzsteuer im Drittland werden. Das ist jedoch nur der Fall, wenn keine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung mit dem jeweiligen Drittland getroffen wurde.

Anforderungen an die Rechnungsstellung in ein Drittland

Die Rechnungsstellung in Drittländer ist gerade im B2B-Bereich etwas undurchsichtig. In jedem Fall dürfen folgende Angaben auf der Rechnung in ein Drittland nicht fehlen:

1. Vollständige Adresse des Dienstleistenden und Leistungsempfängers

2. Steuernummer des drittländischen Unternehmens, Umsatzsteuernummer des inländischen Unternehmens (B2B)

3. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Lieferzeitraum

4. Umfang der bezogenen Dienstleistung mit konkreter Bezeichnung

5. Die anfallende Rechnungssumme

6. Ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (falls dieser Steuerschuldner ist)

7. In Deutschland anfallende Umsatzsteuer (falls Sie Steuerschuldner sind)

Die landesspezifischen Anforderungen, inbesondere bei der B2B-Rechnungsstellung in Drittländer, können jedoch variieren. Deshalb sollten Sie sich auch hier im Vorfeld über benötigte Angaben informieren. Idealerweise lassen Sie sich von Ihrem Auftraggeber klare Auskünfte darüber geben, was seinerseits auf der Rechnung benötigt wird, um diese ohne Probleme bei seinem Finanzamt einzureichen.

Fehler in der Rechnungserstellung passieren häufiger als man vermuten würde. Wichtig ist, dass diese bemerkt und entsprechend korrigiert werden. Rechtlich bedarf es einer Rechnungsstornierung, um eine Rechnung buchhalterisch korrekt zu korrigieren.

Rechnungsstornierung – Was gilt es zu beachten?

Eine doppelte Rechnungsnummer, eine falsche Adresse oder eine fehlende Ausweisung der Mehrwertsteuer – Die Liste möglicher Fehler bei der Rechnungserstellung ist lang. Im Falle einer Betriebsprüfung können auch kleine Fehler zu großen Problemen führen. Wichtig ist, dass Rechnungen keinesfalls vom Leistungsempfänger korrigiert werden, sondern ausschließlich vom ursprünglichen Rechnungssteller. Wurde eine Rechnung noch nicht bezahlt, lässt sich eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur problemlos durchführen.

Verbuchte Rechnungen korrigieren

Sind Rechnungen bereits verbucht, lassen sich diese nicht mehr im Nachhinein korrigieren. Hier führt kein Weg an einer Rechnungsstornierung vorbei. Wurde der Rechnungsbetrag bereits bezahlt, muss eine Art „Gutschrift” für die jeweilige Rechnungssumme erstellt werden. Dazu wird eine Storno-Rechnung erstellt, die den Rechnungsbetrag als Negativsumme ausweist.

In einer Storno-Rechnung wird Bezug zu der korrigierten Rechnung genommen. Diese sollte mit ihrer Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum angeführt werden. Außerdem wird eine Storno-Rechnung in der Buchhaltung grundsätzlich als neue Rechnungsnummer angelegt. Die stornierte Rechnung sollte darin auch ausdrücklich als ungültig erklärt werden. Außerdem müssen Rechnungsstornierungen alle in § 14 Absatz 4 UStG definierten Anforderungen an eine Rechnung erfüllen.

Welche Angaben vonnöten sind, erfahren Sie hier.

Unverbuchte Rechnungen korrigieren

Wurde eine Rechnung zwar beanstandet, aber noch nicht bezahlt, lassen sich Korrekturen verhältnismäßig unkompliziert anfertigen. Hierfür genügt es, wenn der ursprüngliche Rechnungssteller eine korrigierte Rechnung nachreicht. Diese kann entweder als neue Rechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer oder als Berichtigungsdokument verschickt werden.

Eine Rechnungskorrektur muss folgende Angaben beinhalten:

• Verweis auf die Ursprungsrechnung (mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum)
• korrigierte Fehler der Ursprungsrechnung
• Name und Adresse des Kunden und Leistungserbringers

Diese Korrekturen können theoretisch handschriftlich oder formlos erfolgen. Zu beachten ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger das Berichtigungsdokument zwingend mit der ursprünglichen Rechnung zusammen verbuchen muss.

Was muss anschließend beachtet werden?

Nach der Erstellung der Rechnungsstornierung, steht einer neuen und korrigierten Rechnung nichts mehr im Wege. Die neue Rechnung wird dabei als ganz normale Rechnung behandelt. Fügen Sie aber auch hier einen Vermerk zu der korrigierten Rechnung ein. Abschließend legen Sie lediglich die stornierte Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltung unter „storniert“ ab.

Da sowohl die fehlerhafte ursprüngliche Rechnung als auch die Stornierung mit einer einzigartigen Rechnungsnummer versehen wurden, bleibt die Situation für das Finanzamt transparent. Eine Betriebsprüfung oder der normale Vorsteuerabzug dürfte daher keine Probleme verursachen.

Mit RECHNUNG.de fehlerhafte Rechnungen vermeiden

Sind Sie sich bei der Erstellung von Rechnungen unsicher? Kein Problem! Unser Möchten Sie Ihre Rechnungserstellung auslagern?

Mit unserem Factoring-Angebot bieten wir Ihnen nicht nur eine zuverlässige Rechnungsvorfinanzierung. Wir übernehmen auch die Rechnungserstellung und den Versand an Ihren Kunden. Damit fällt es Ihnen leichter, sich auf Ihre Kunden zu fokussieren.

Eine Rechnung zu erstellen klingt einfacher als es ist. Der Rechnungssteller hat bei der Ausstellung zahlreiche Anforderungen zu erfüllen. Versäumt er dies, sind mitunter finanzielle Sanktionen die Folge. In der Regel sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, gesetzeskonforme Rechnungen über ihre gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen auszustellen. Das mag zwar schnell zum Ärgernis ausarten, doch ist die Rechnungserstellung ein notwendiger Vorgang, um Umsätze zu generieren. Doch wie sieht eine ordnungsgemäße Rechnung aus und welche Vorgaben sind bei ihrer Erstellung zu beachten?

Worauf ist bei der elektronischen Rechnungsstellung zu achten?

Ein Unternehmen muss eine Rechnung längst nicht mehr als analoges Dokument in Papierform zustellen, sondern kann sie dem Empfänger zeitgemäß und unkompliziert in elektronischer Form übermitteln. Die Vorgaben bezüglich des Inhalts sind für beide Zustellungsarten identisch. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Rechnungsempfänger vorab seine Zustimmung zu dieser Form der Übermittlung geben muss. Bezahlt er die elektronisch übermittelte Rechnung, zählt dies als stillschweigende Zustimmung. Das Unternehmen übermittelt elektronische Rechnungen entweder als E-Mail-Anhang oder stellt die Datei zum Download zur Verfügung.

Welcher Steuersatz gilt?

Generell gilt der in Deutschland übliche Umsatzsteuerregelsatz von 19 Prozent, den Unternehmen dem Kunden zusätzlich in Rechnung stellen und später an das Finanzamt abführen. Gemäß einer Sonderregelung fällt für einige Waren oder Dienstleistungen jedoch ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von lediglich 7 Prozent an. In Anlage 2 zum UStG sollten sich Unternehmer im Zweifelsfall vorab vergewissern, welcher Steuersatz gilt. Bei Unsicherheit empfiehlt es sich nachdrücklich, einen Steuerberater zu konsultieren. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, sofern sie die Kleinunternehmerregelung beantragt haben.

Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Tatsächlich ist der Unternehmer verpflichtet, ein Duplikat von jeder versendeten Rechnung zu erstellen und dieses für zehn Jahre aufzubewahren. Ebenso lange muss er Rechnungen, die er von anderen Unternehmen erhalten hat, archivieren. Dabei ist es wichtig, dass die Rechnungen vollständig lesbar bleiben. Zudem ist zu beachten, dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Verstößt das Unternehmen gegen die Aufbewahrungspflicht, zieht dies eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro nach sich.

Worauf ist bei der Rechnungszustellung zu achten?

Ganz gleich ob per Brief oder als elektronisches Dokument – die Frist für die Rechnungsstellung beträgt sechs Monate. Jedes Unternehmen, das Dienstleistungen oder Warenlieferungen für andere Unternehmen oder juristische Personen vornimmt, muss die Rechnung binnen dieser sechs Monate zustellen. Die Frist beginnt mit dem vollständigen Abschluss der Lieferung oder Leistung. Andernfalls drohen für eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Absatz 2 UStG Geldbußen von bis zu 5.000 Euro.

Ist der Auftraggeber allerdings eine Privatperson, existiert keine Frist für die Rechnungsstellung. Einzige Ausnahme ist der Grundstückskauf, für den eine sechsmonatige Frist gilt.

Wann verjährt die Rechnung?

Rechnungen weisen in der Regel eine Verjährungsfrist von drei Jahren auf. Hat das Unternehmen bis zu einem Zeitpunkt drei Jahre nach dem Jahresende des Kalenderjahres der vollständigen Leistungserbringung keine Forderung abgeliefert, wurde der Betrag bis dahin nicht beglichen oder hat es den Betrag nicht mittels Mahnungen eingefordert, ist der Anspruch auf Zahlung vollständig verwirkt. Mehr dazu hier.

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 des Umsatzsteuergesetztes) ist eine Vereinfachungsregelung, die Unternehmern mit geringen Umsätzen die Option bietet, steuerrechtlich größtenteils wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Ein Kleinunternehmer muss die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Dadurch sind seine Produkte für den Endkunden, der nur die Bruttopreise vergleicht, günstiger.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kleinunternehmern großer bürokratischer Aufwand erspart bleibt. Sie führen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auf, müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen und die ansonsten verpflichtende monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt ebenfalls. In diesem Fall sind sie aber auch vom Vorsteuerabzug von Rechnungen anderer Unternehmen ausgeschlossen. Sie können die Mehrwertsteuer, die sie beim Kauf von Produkten anderer Unternehmen bezahlen, nicht steuerlich geltend machen und vom Finanzamt zurückfordern.

Bedingungen für die Anerkennung als Kleinunternehmen

Aus steuerlicher Sicht können

– Einzelunternehmer – Freiberufler – Teams in den Rechtsformen GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) – Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) – und weitere Unternehmensformen

die Kleinunternehmerregelung anfordern, sofern sie

– im ersten Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erwarten. – im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten.

WICHTIG: Die Umsatzgrenze ist 2020 gestiegen. Bisher galt, dass der Umsatz im Vorjahr 17.500 € nicht überschritten hat. Weiterhin gilt jedoch, dass im laufenden Jahr der Umsatz voraussichtlich nicht über 50.000 € liegt.

Die Summen beziehen sich jeweils immer auf ein vollständiges Kalenderjahr. Falls der Nutzer die selbstständige Tätigkeit im Laufe des Kalenderjahres aufgenommen hat, muss er den voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen. Bei diesen Umsatzgrenzen handelt es sich um Brutto-Beträge, die Umsatzsteuer ist hier also bereits enthalten. Diese müssen Kleinunternehmer in diesem Fall also weder ausrechnen noch auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.

Vier Beispiele zur Kleinunternehmerregelung

Für das bessere Verständnis verdeutlichen die folgenden vier Beispiele, in welchen Fällen die Kleinunternehmerreglung gültig ist, und wann der Unternehmer, abhängig von seinem Jahresumsatz, in die Regelbesteuerung eingestuft wird.

Fall 1: Existenzgründung als Kleinunternehmer

Ein Existenzgründer verkauft Waren über einen Internet-Shop. Für das erste Jahr erwartet er einen Umsatz von etwa 11.000 Euro. In diesem Fall gilt die Kleinunternehmerregelung, denn die geschätzte Summe hat die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überstiegen. Auch besteht die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und stattdessen die Regelbesteuerung zu wählen. An diese Entscheidung ist er allerdings fünf Jahre gebunden und ein Wechsel zurück ist nur dann möglich, wenn auch nach dieser Zeit die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten wird.

Oftmals fällt eine solche Gründung allerdings nicht auf den Jahresanfang, sondern ein beliebiges anderes Datum. In diesem Fall rechnet der Gründer den erwarteten Umsatz auf das Jahr hoch. Angefangene Monate zählen hierbei als volle Kalendermonate.

Fall 2: Erwartungen werden übertroffen

Falls die Umsätze die erwartete Summe (11.000 Euro) übertreffen und am Jahresende 23.000 Euro zusammenkommen, bleibt der Kleinunternehmer-Status trotzdem erhalten. Wichtig ist nur, dass die zu geringe Schätzung plausibel ist, also nicht wissentlich heruntergerechnet wurde.

Fall 3: In zwei aufeinanderfolgenden Jahren Umsatzgrenzen eingehalten

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das Jahr 2020 erwartet er einen Umsatz von 44.000 Euro. In diesem Fall wird der Gründer für beide Jahre als Kleinunternehmer eingestuft, denn 2019 blieb der Umsatz unter der Grenze von 22.000 Euro, und im Folgejahr liegt die Prognose unter der Umsatzgrenze von 50.000 Euro. Erst ab dem Jahr 2021 verliert der Gründer den Status des Kleinunternehmers, da er im Vorjahr mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet hat (nämlich 44.000 Euro).

Fall 4: Status als Kleinunternehmer wird aberkannt

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das darauffolgende Jahr werden aber bereits Umsätze in Höhe von 60.000 Euro erwartet. In diesem Fall wird der Grenzwert im zweiten Geschäftsjahr vermutlich überschritten. Daher wird der Gründer bereits im Kalenderjahr 2020 umsatzsteuerpflichtig. Die Überschreitung der Umsatzgrenze hat keine weiteren Folgen.

Korrekte Rechnungsstellung bei bestehender Kleinunternehmerregelung

Sofern für einen Unternehmer mit geringen Umsätzen die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, muss er bei der Rechnungsstellung einige Pflichtangaben und Verbote beachten. Solange der Status gültig ist, darf er auf seinen Rechnungen weder einen Umsatzsteuersatz noch seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben. Ferner darf er Netto- und Bruttopreise nicht getrennt ausweisen. Des Weiteren muss eine solche Rechnung einen Passus enthalten, der auf die Umsatzsteuer-Freiheit hinweist. Zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.”

Häufige Fehler vermeiden

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung birgt einige Fallstricke. Wir zeigen Ihnen, welche häufigen Fehler Kleinunternehmer begehen können und wie man sie vermeiden kann.

Sich für Kleinunternehmer-Status entscheiden, obwohl es sich nicht lohnt

Kontraproduktiv ist die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung dann, wenn die Geschäfte vor allem mit umsatzsteuerpflichtigen Firmenkunden zustande kommen. Diese bekommen die Mehrwehrsteuer vom Finanzamt erstattet und entscheiden sich bei gleichen Endpreisen tendenziell eher für einen Konkurrenten, der diese ausweist.

Wenig sinnvoll ist der Kleinunternehmer-Status auch für Geschäftstätige, die viele Investitionen tätigen müssen oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn als Kleinunternehmer haben sie kein Recht auf Vorsteuerabzug. Bei kleineren Anschaffungen fällt das noch nicht groß ins Gewicht, bei größeren Anschaffungen jedoch schon. Einem Unternehmer erstattet das Finanzamt bei einem solchen Kauf 19 Prozent Mehrwertsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Ein als Kleinunternehmer registrierter Käufer muss hingegen den vollen Preis zahlen. Bei der geplanten Anschaffung eines Computers, dessen Kaufpreis nicht selten vierstellig ist, ist der Kleinunternehmer-Status daher nicht sinnvoll. Bei einer Anschaffung für 1000 Euro spart er sich bei einer Umsatzsteuer von 19 Prozent 190 Euro.

Die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen anwenden

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen angewendet werden kann. Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro ist jedoch immer an eine Person und nicht an ein oder mehrere Unternehmen gebunden. Bleiben die einzelnen Unternehmen unterhalb der Grenze, überschreiten aber in der Summe die Umsatzgrenze, muss die jeweilige Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) handelt.

Auf der Rechnung den Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung vergessen

Kleinunternehmer sind von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen lediglich darauf hinweisen, dass sie von der Deklarationspflicht befreit sind (siehe Box oben). Vergisst der Kleinunternehmer jedoch diese Angabe, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, denn der Rechnungsempfänger wird die Rechnung in der Regel beanstanden. Schnelle Abhilfe in diesen Fällen schafft eine Rechnungskorrektur.

Ausweisen der Mehrwertsteuer

Weist ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer Rechnungsposten fälschlicherweise mit 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer aus, muss er diese Beträge an das Finanzamt abführen. Außerdem muss er den Empfänger der Rechnung über das Missgeschick und das Finanzamt über den Korrekturwunsch informieren. Falls das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet hat, bekommt der Rechnungssteller den von ihm bezahlten Mehrwertsteuerbetrag zurück. Deutlich komplizierter wird es, wenn der Rechnungsempfänger diese Vorsteuer bereits beim Finanzamt geltend gemacht hat. Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beim Finanzamt beantragen. Der Rechnungsempfänger hat die Vorsteuer hingegen zurückzuzahlen, noch bevor das Finanzamt den Betrag erstattet.

Den potenziellen Umsatz falsch einschätzen

Eine richtige Vorhersage des Umsatzes ist nicht immer einfach – weder für Neugründer noch für erfahrene Unternehmer. Sollten sich die Umsätze im Gründungsjahr über die erlaubten 22.000 Euro summieren, kommt es darauf an, ob die Mehreinnahmen überraschend eingetreten sind. Im Zweifel muss der Unternehmer dem Finanzamt glaubhaft erklären, warum mit den Mehreinnahmen nicht zu rechnen war. Für das betreffende Geschäftsjahr bleibt der Kleinunternehmer-Status erhalten, im Folgejahr wird dann die Umsatzsteuer fällig und das selbst, wenn die Einkünfte unterhalb der 22.000 Euro liegen sollten. Weist das Finanzamt hingegen nach, dass der Umsatz mutwillig kleingerechnet wurde, wird der Unternehmer rückwirkend umsatzsteuerpflichtig und die Differenz ist dementsprechend nachzuzahlen.

Nach einem Jahr in den Status wechseln

Ein Unternehmer, der im ersten Jahr auf den Kleinunternehmer-Status willentlich verzichtet hat, möchte aufgrund unerwartet kleiner Umsätze im Folgejahr in diesen wechseln. Dies ist allerdings nicht möglich. Wer sich gegen den Status als Kleinunternehmer entscheidet, muss fünf Jahre warten, bis er sie wieder beanspruchen darf und von der Regelung profitieren kann.

Das Auslaufen der Kleinunternehmerregelung verpassen

Generell müssen Unternehmer selbst errechnen, ob sie noch für die Kleinunternehmerregelung infrage kommen oder regulär besteuert werden müssen. Eine Mitteilung seitens des Finanzamts findet nicht statt. Deshalb ist es sinnvoll, kurz vor Ablauf des Jahresendes die Umsatz-Summe zu prüfen. Liegt diese über 22.000 Euro, muss im Folgejahr die Umsatzsteuer erhoben werden. Vergisst der Unternehmer, diese zu erheben, ist er dem Finanzamt den Differenzbetrag schuldig. Die Umsatzsteuer muss also abgeführt werden, ohne jemals vom Geschäftspartner verlangt worden zu sein. In diesem Fall ist die Korrektur aller falsch ausgewiesenen Rechnungen notwendig. Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden bezahlen die Differenz in der Regel, da sie diese wieder von der Steuer absetzen können. Bei falschen Rechnungen an Privatkunden und umsatzsteuerbefreite Unternehmen bleiben Selbstständige oftmals auf offenen Beträgen sitzen.

Für Rechnungsbeträge bis 250 € gelten in Deutschland geringere Anforderungen als für „normale“ Rechnungen. Die sogenannten Kleinbetragsrechnungen dienen dazu, die Rechnungserstellung bei geringen Rechnungsbeträgen zu vereinfachen. Welche Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen bestehen und was diese von normalen Rechnungen unterscheidet, erfahren Sie im RECHNUNG.de Ratgeber.

Welche Rechnungen sind Kleinbetragsrechnungen?

Häufig wird der Begriff „Kleinbetragsrechnung“ mit dem Begriff „Kleinunternehmer“ in Verbindung gebracht. Dabei haben diese absolut nichts miteinander zu tun. Kleinbetragsrechnungen können sowohl von Regelunternehmern als auch von Kleinunternehmern für alle Rechnungsbeträge bis 250 € ausgestellt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Leistung an eine Privatperson (B2C) oder an ein anderes Unternehmen (B2B) handelt.

Mehrere Rechnungen über dieselbe Dienstleistung dürfen allerdings nicht mit den vereinfachten Anforderungen der Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden, wenn diese zusammen einen Betrag von 250 € überschreiten.

Was müssen Kleinbetragsrechnungen beinhalten?

Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 € müssen grundsätzlich nur fünf Angaben beinhalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Ausstellungsdatum der Rechnung
3. Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der geleisteten Dienstleistung
4. Bruttopreis
5. Anzuwendender Steuersatz oder der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Wichtig ist, dass auch Kleinbetragsrechnungen den genauen Mehrwertsteuersatz aufführen. Ein einfacher Hinweis, dass Mehrwertsteuer berechnet wurde, ist nicht ausreichend. Werden mehrere Mehrwertsteuersätze fällig, müssen Rechnungen zudem die Bruttoendsummen pro Mehrwertsteuersatz aufführen. In einer solchen Situation muss die Rechnung auch über eine Bruttogesamtsumme verfügen.

Eine Pflicht zur vereinfachten Rechnungsstellung besteht allerdings nicht. Ein Unternehmen kann also grundsätzlich auch bei Beträgen unter 250 € Rechnungen mit vollständigen Rechnungsangaben erstellen. Sind diese Angaben allerdings fehlerhaft, gefährdet dies den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.

Was darf weggelassen werden?

Ein großer Teil der in § 14 Absatz 4 UStG festgelegten Anforderungen an „normale“ Rechnungen trifft auf Rechnungen bis 250 € nicht zu. Folgende Angaben können guten Gewissens ausbleiben:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Leistungs- und Lieferzeitraum
• Nettoentgelt und separate Berechnung der anfallenden Steuer
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Was müssen Rechnungsempfänger beachten?

Kleinbetragsrechnungen bieten sowohl dem Lieferanten als auch dem Rechnungsempfänger eine Erleichterung. Allerdings können im Alltag Situationen entstehen, in denen man bei betrieblichen Einkäufen nach einer „normalen“ Rechnung fragen muss. Das kann zum Beispiel bei größeren Anschaffungen im Baumarkt oder beim Tanken mehrerer Dienstfahrzeuge der Fall sein. Viele Kassierer wissen nicht, dass nur Rechnungen bis 250 € vereinfachte Angaben beinhalten dürfen und stellen daher lediglich einen einfachen Kassenbeleg aus. In solchen Situationen müssen betriebliche Einkäufer daher auf eine vollständige, formale Rechnung bestehen, um von ihrem Vorsteuerabzug Gebrauch machen zu können.

Kleinbetragsrechnungen unterliegen, genau wie normale Rechnungen, der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Gerade bei gedruckten Belegen ist daher eine Digitalisierung ratsam. Bei digitalen Rechnungen müssen zudem die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) beachtet werden.

Wann sollten Unternehmer Kleinbetragsrechnungen erstellen?

Ob Unternehmer von den vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen Gebrauch machen sollten, hängt von der Zeitersparnis ab, die sie dadurch erhalten. Da in vielen Branchen regelmäßig höhere Rechnungen ausgestellt werden, liegen den meisten Unternehmen korrekte Rechnungsvorlagen vor. In der Regel macht es dann nicht mehr Arbeit, diese Vorlagen vollständig auszufüllen.

In Offline-Geschäften können die vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen allerdings sehr praktisch sein. Dadurch genügen auch Geschäftskunden bis zu einer Rechnungssumme von 250 € in der Regel einfache Kassenzettel, um ihre Vorsteuer geltend zu machen.

Kleinbetragsrechnungen schnell und unkompliziert mit dem Rechnungsgenerator schreiben

Seien Sie auf der sicheren Seite mit unserem Rechnungsgenerator! In diesem können Sie kostenlos und unbegrenzt Rechnungen erstellen, die gesetzeskonform sind. Ihre Rechnungen können Sie von dort einfach speichern und als PDF exportieren. Darüber hinaus steht es Ihnen frei, die Forderung direkt zur Vorfinanzierung einzureichen, wenn Sie nicht lange auf die Zahlung Ihres Auftraggebers warten wollen und sich für den Fall eines Zahlungsausfalls schützen möchten.

Wie wir im Beitrag über Rechnungsstornierungen bereits angemerkt haben, stehen prinzipiell zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Fehler in Rechnungen auszubessern: Die Korrektur und die Stornierung. Die Rechnungskorrektur mithilfe eines Berichtigungsdokument kann lediglich bei noch nicht verbuchten Rechnungen erfolgen.

Wann müssen Rechnungen berichtigt werden?

Rechnungen müssen die in § 14 Abs. 4 UStG definierten Pflichtangaben für Rechnungen erfüllen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet. Zudem kann auch der Betriebsausgaben-Abzug gefährdet sein, wenn Zweifel an der Glaubwürdigkeit einer Abrechnung bestehen. In der Praxis bedeutet dies, dass der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer geltend machen kann und ggf. die Ausgabe vollständig aus den Betriebsausgaben gestrichen wird.

Unternehmer müssen Rechnungen also dann berichtigen, wenn diese nicht die gesetzlichen Pflichtangaben erfüllen. Rechtschreib- oder Grammatikfehler müssen nicht berichtigt werden, da diese sich nicht negativ auf den Rechnungsempfänger auswirken. Oft vorkommende Fehler sind beispielsweise folgende:

• Eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer
• Falsch ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge
• Eine fehlende Steuernummer
• Ein fehlendes Leistungsdatum
• Unregelmäßigkeiten in der Rechnungskalkulation

Worauf kommt es bei einem Berichtigungsdokument an?

Ein Berichtigungsdokument ist eine unkomplizierte Möglichkeit, Fehler in bereits erstellten Rechnungen zu korrigieren. Dies ist besonders attraktiv, da es den Zeitaufwand für eine Korrektur deutlich verringert. Das Erstellen einer komplett neuen Rechnung und eine anschließende Rechnungsstornierung muss so nämlich nicht erfolgen.

Im Fokus des Berichtigungsdokumentes muss der Zusammenhang zu der fehlerhaften Rechnung stehen. Das sollte über einen Verweis auf die entsprechende Rechnungsnummer und das ursprüngliche Rechnungsdatum erfolgen. Außerdem gilt es, den Fehler der Originalrechnung entsprechend zu berichtigen. Handelt es sich um einen Fehler im Rechnungsdatum, sollte das fehlerhafte Datum zusammen mit dem korrigierten Datum genannt werden. Bei Fehlern in der Rechnungsnummer ist diese Vorgehensweise identisch.

Zudem gehören das aktuelle Datum und die Anschriften des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers auf die Korrektur. Ansonsten gibt es keine klar definierten formalen Anforderungen an das Dokument. Dies kann Korrekturen in Listenform oder auch Korrekturen in einer ausführlichen schriftlichen Erklärung beinhalten.

Sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer müssen die Berichtigungsdokumente anschließend zusammen mit dem Original buchhalterisch ablegen. So wird sichergestellt, dass das fehlerhafte Original nicht versehentlich ohne Berichtigung verbucht wird.

Handschriftliche Korrektur einer Rechnung

Handelt es sich um eine Rechnung im Papierformat, besteht auch die Möglichkeit einer handschriftlichen Korrektur. So können Unternehmer eine Rechnungsnummer bei einem Kundentermin berichtigen, ohne ein separates Berichtigungsdokument zu erstellen. Wichtig ist, dass entsprechende Fehler korrigiert werden und die Rechnung anschließend erneut unterschrieben wird. Diese sollte dann lediglich für die eigenen Unterlagen kopiert werden, um die Korrektur in der eigenen Buchhaltung zu belegen.

Schluss mit Unsicherheiten bei der Rechnungserstellung

Mit dem kostenfreien Rechnungsgenerator von RECHNUNG.de stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen stets gesetzeskonform sind. So sparen Sie Zeit bei der Rechnungserstellung und reduzieren das Risiko fehlerhafter Rechnungen. Sie können die Rechnungen dort einfach speichern und als PDF exportieren. Möchten Sie zudem von unserem Factoring-Angebot Gebrauch machen, können Sie Rechnungen direkt über unseren Generator einreichen. Wir überweisen Ihnen Ihre Rechnungssumme innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Rechnung durch den Rechnungsempfänger.