March 27, 2022

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Schlechte Steuerberater

Gute Steuerberater sind jeden Cent ihres Honorars wert. Diese beraten Mandanten nämlich in komplexen Steuerfragen und weisen auf Freibeträge hin, die für den Umfang der Steuerrückerstattung relevant sind. Aber auch unter den Steuerberatern gibt es Unzuverlässige, die Fristen verpassen, Unterlagen verlieren oder falsche Versprechungen machen. Das kann für Einzelunternehmer und Freiberufler teure Folgen haben.

Welche Probleme können Steuerberater schaffen?

Mit der Unterschrift unter der Steuererklärung bestätigen Unternehmer, Privatpersonen und Freiberufler, dass alle Angaben wahrheitsgemäß und richtig sind. Ist das nicht der Fall, wendet sich das Finanzamt oder die Steuerberatung nicht an den Steuerberater sondern an den Mandanten, der die Unterschrift geleistet hat. Bei verpassten Fristen oder nicht vollständigen Unterlagen übernimmt der Steuerzahler vorerst die volle Verantwortung für die Fehler seines Steuerberaters. So müssen auch die Nachteile, wie bspw. ein Säumniszuschlag, vom Mandanten getragen werden. Unzuverlässige Steuerberater können dennoch von ihren Mandanten in die Pflicht genommen werden.

Wer haftet für die Fehler des Steuerberaters?

Steuerberater haben eine Pflicht zur sorgfältigen Berufsausübung und müssen daher für ungenau ermittelte Sachverhalte haften. Zudem stehen diese in der Pflicht, sich regelmäßig über steuerrechtliche Änderungen zu informieren. Deshalb können Rechtsansprüche bei akuten Schäden durch fehlerhafte Arbeiten prinzipiell geltend gemacht werden. Um als Steuerberater zugelassen zu werden, muss grundsätzlich eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden, welche bei Ansprüchen eines Mandanten greift.

Um einen Steuerberater für Fehler und Folgeschäden durch falsche Beratung haften zu lassen, müssen ihm die Fehler vor Gericht jedoch nachgewiesen werden. Das kann oft problematisch werden – gerade wenn dem Mandanten die Steuererklärung nicht Punkt für Punkt erklärt wurde. Wir empfehlen daher, dass sich Mandanten vom Steuerberater im Voraus die relevanten Aspekte der Steuererklärung erklären zu lassen. Dann wird die Anfechtung dieser im Falle eines Schadensfalls einfacher. Da die Kosten für einen Gerichtsprozess jedoch hoch sind und im Voraus gezahlt werden müssen, lohnt sich das gerichtliche Einfordern der Schadensersatzansprüche oft nur bei höheren Summen. Gerade bei unklaren Fällen bestehen nicht immer gute Erfolgsaussichten. In der Regel zeigen sich Steuerberater bei klaren Fehlern einsichtig und zahlungsbereit, womit ein Gerichtsprozess verhindert werden kann.

Wie kann ich die Risiken für Fehler des Steuerberaters verringern?

Auch Steuerberater sind nicht unfehlbar. Gerade wenn diese stark ausgelastet sind, kann das Risiko für Fehler bei der Steuerberatung steigen. Daher ist es umso wichtiger, sich im Bekanntenkreis umzuhören und nur Steuerberater zu engagieren, die ihre Fähigkeiten bereits unter Beweis gestellt haben. Es ist empfehlenswert, nicht aus Prinzip zu dem günstigsten Angebot auf dem Markt zu greifen und eine geringere Kompetenz in Kauf zu nehmen. Grundsätzlich gilt nämlich, dass ein guter Steuerberater bares Geld sparen kann. Fehler lassen sich schon bei der Beauftragung des Beraters vermeiden. Hat man nicht das Gefühl, dass der Steuerberater der perfekte Ansprechpartner für Steuerangelegenheiten ist, ergibt eine Beauftragung wenig Sinn. Es bietet sich an, Klienten eines Beraters vor dessen Beauftragung anzusprechen. Werden diese gut und souverän vertreten, ist die Ausgangslage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit geboten. Falls deutlich wird, dass eine Kanzlei oder ein Steuerberater schon stark ausgelastet ist, sollte man sich vermutlich nach anderen Möglichkeiten umhören. Seriöse Online-Steuerberater stellen ebenfalls eine Alternative dar.

Als Unternehmer oder Freiberufler sollte man außerdem ein gewisses Grundverständnis für Steuerangelegenheiten mitbringen. Dieses ist nötig, um zumindest anfangs die Kompetenz des Beraters zu beurteilen. Zweifelt man dann schon im Beratungsgespräch die Eignung des Steuerberaters an, sollte man diesen nicht engagieren. Vertrauen ist in Steuerangelegenheiten nämlich das wichtigste Gut.

Die Trennung vom Steuerberater

Bei der Beauftragung von Steuerberatern gibt es zwei gängige Vertragsformen. Sogenannte Werkverträge sind Steuerberatungsverträge über festgelegte Dienstleistungen. Diese geben beiden Seiten die Möglichkeit, eine Zusammenarbeit jederzeit zu kündigen. Der Steuerberater kann aber alle im Vertrag vereinbarten Dienstleistungen in Rechnung stellen, auch wenn diese noch nicht erbracht wurden. Diese Vertragsform kommt vergleichsweise selten vor und wird vor Gericht kaum anerkannt.

Eine häufigere Vertragsform ist der Steuerberatungsvertrag in Form eines Dienstvertrags. Auch hier besteht die Möglichkeit einer Kündigung ohne Angaben von Gründen für beide Seiten. Ein Anspruch an die Bezahlung nicht geleisteter Dienstleistung besteht bei einem Dienstvertrag nicht.

Wichtig ist, dass im Vertrag vereinbarte Kündigungsfristen eingehalten und die Daten des Mandanten rechtzeitig an den neuen Steuerberater transferiert werden. Wenn man den Steuerberater wechseln möchte, sollte man daher den neuen Berater um Hilfe bei der Durchführung des Wechsels bitten. Wurde noch kein neuer Steuerberater ausgewählt, kann man die Kündigung auch sehr einfach selbst durchführen. Für diesen Zweck haben wir für Sie ein kurzes Kündigungsschreiben erstellt.

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Calculator and binders with papers are waiting to be processed by businesswoman or secretary back in blur. Internal Audit and tax concept

Leistung Steuerberater

Zum Unternehmerdasein gehören leider auch jede Menge Bürokratie und Papierkram. Buchhaltung und Steuern kosten Freiberufler und Gewerbetreibende wertvolle Zeit, die sie besser mit ihrer Geschäftstätigkeit und der Weiterentwicklung ihres Unternehmens verbringen sollten. Als Unternehmer tun Sie sich und Ihrer Firma daher einen großen Gefallen, wenn Sie für das Finanzielle einen Steuerberater engagieren.

Sparen Sie Geld durch einen Steuerberater

Anders als der Name vermuten lässt, beschränken sich die Leistungen eines Steuerberaters nicht auf die reine Beratung. Steuerberater stehen Ihnen nicht nur mit gutem Rat zur Seite, sondern unterstützen Sie bei der Umsetzung von Finanzdienstleistungen auch tatkräftig. Üblich ist, dass Steuerberater die Steuererklärung für ihre Auftraggeber erstellen und den Steuerbescheid des Finanzamts kontrollieren. Auch die Erstellung von Bilanzen, Jahresabschlüssen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen gehören zu ihren Serviceleistungen.

Darüber hinaus sind Steuerberater Ansprechpartner in vielen finanziellen Fragestellungen. Natürlich kennen sie alle Kniffe des Steuersystems und helfen Ihnen, bares Geld zu sparen. Allein schon durch die Einsparungen, die ein sachkundiger Steuerberater erzielt, lohnt sich der Rat eines Fachmanns. Auch für Gründer kann ein Steuerberater übrigens eine unverzichtbare Hilfe sein, um dringend benötigtes Kapital für Investitionen zu akquirieren. Entsprechend spezialisierte Profis beraten Sie bei der Beantragung der Fördermittel und unterstützen Sie bei Gesprächen mit der Bank.

Rechtliche Beratung durch einen Steuerberater

Als Unternehmer stößt man oft nicht nur auf steuerliche, sondern auch auf rechtliche Schwierigkeiten. Um für den Mandanten das optimale Ergebnis zu erzielen, wäre eine Rechtsberatung seitens des Steuerberaters oft praktisch und naheliegend. Gerade junge Startups würden davon profitieren, bei einfacheren Rechtsfragen keinen Anwalt konsultieren zu müssen. Was genau zulässig ist und welche Auskünfte nicht erlaubt sind, sind im Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) definiert. Hier gilt, wie in vielen steuerlichen Angelegenheiten, dass das Gesetz die Rahmenbedingungen vorgibt. Einzelfälle müssen grundsätzlich geprüft und individuell bestätigt werden.

Da Steuerberater in der Regel einen direkten Zugriff auf die Wirtschaftsbücher ihres Mandanten haben, werden ihnen Anzeichen einer drohenden Insolvenz oft als erstes bewusst. In solchen Fällen ist eine umgehende Mitteilung seitens des Steuerberaters nicht nur erlaubt, sondern zwingend erforderlich. Die meisten anderen Beratungsdienstleistungen in Rechtsfragen sind oft nicht oder nur eingeschränkt erlaubt. So dürfte ein Steuerberater bei Auskünften zu Mieterhöhungen eines Büros lediglich Hinweise aussprechen. Auskünfte rund um den Lohn von Angestellten dürfen dagegen von Steuerberatern als Nebenleistung ausgeführt werden, ohne dabei gegen das RDG zu verstoßen.

Der Steuerberater wird im Zweifel jeden Einzelfall ausgiebig prüfen. Schließlich möchte dieser seine Lizenz nicht verlieren oder Strafen in Kauf nehmen. Grundsätzlich besteht kein Grund zur Panik. Gute Steuerberater wissen, welche Beratungsdienstleistungen sie tätigen dürfen und wo die Barrieren des Gesetzes liegen.

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Kosten Steuerberater

Die Steuererklärung für Selbstständige kann so komplex werden, dass sich ein Unternehmer nicht mehr zutraut, diese selbst zu übernehmen. Der Weg zum Steuerexperten ist dann bereits vorgezeichnet – auch wenn die zusätzlichen Kosten zunächst gefürchtet werden. Warum ein Steuerberater auch bei anfangs geringen Einnahmen nicht teuer sein muss:

Auf dieser Grundlage berechnen sich die Kosten des Steuerberaters

Die Kosten für die Leistungen eines Steuerberaters orientieren sich am Gegenstandswert: Je mehr Sie zu versteuern haben, desto teurer wird Ihr Steuerberater. Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass Sie sich einen Steuerberater auch dann leisten können, wenn ihr Umsatz nur mäßig ausfällt. Wie viel Geld ein Steuerberater verlangen darf, ist in der Vergütungsverordnung festgelegt. Diese Verordnung bestimmt allerdings keine fixen Sätze, sondern legt Maximal- und Minimalwerte fest, innerhalb derer sich die Vergütung bewegen muss. Steuerberater haben also einen gewissen Spielraum bei ihren Tarifen und nutzen diesen auch aus.

Verlangt der Steuerberater zu viel Geld?

Große Abweichungen vom Mittelwert der Vergütungsverordnung werden meist mit besonders hohem oder besonders geringem Aufwand begründet. Sollte Ihr Steuerberater also einen besonders hohen Kostensatz berechnen, muss er dafür auch einen guten Grund haben. Über die üblichen Gebühren können Sie sich übrigens einfach selbst informieren: Die Tabellen für die Vergütungsverordnung und anwenderfreundliche Gebührenrechner für Steuerberater finden Sie online.

Transparenz ist oberstes Gebot

Steuerliche Berater sind gesetzlich dazu verpflichtet, nachvollziehbare Rechnungen zu erstellen. Sie müssen in ihrer Rechnung alle für Sie ausgeübten Tätigkeiten in Kurzform aufführen. Auch Gebühren und Auslagen müssen sie angeben. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, genau nachzuprüfen, wie der Rechnungsbetrag zustande gekommen ist.

Können Sie vom Steuerberater Geld zurückverlangen?

Sollte die Rechnung des Steuerberaters keine handfesten Fehler enthalten, wird es für Sie schwierig, dagegen Einspruch zu erheben. Nur, weil Sie mit einer Leistung unzufrieden waren, entsteht für Sie kein Anspruch auf Preisminderung. Rechtlich handelt es sich nämlich um einen Geschäftsbesorgungsvertrag, bei dem Sie solche Ansprüche nicht geltend machen können.

Anders sieht es hingegen aus, wenn Ihr Steuerberater im Rahmen seiner Tätigkeit für Sie einen Fehler gemacht hat, durch den Ihrem Unternehmen ein Schaden entstanden ist. Dann besteht möglicherweise ein Anspruch auf Schadensersatz. Die bloße Behauptung eines Schadens reicht aber natürlich nicht aus – Sie müssen ihn auch beweisen. Das ist beispielsweise dann leicht möglich, wenn das Finanzamt einen Verspätungszuschlag verhängt hat, weil der Steuerberater Fristen versäumt hat.

Bei bloßer Unzufriedenheit mit den Leistungen eines Steuerberaters Geld von ihm zurückzufordern ist also schwierig bis unmöglich. Die beste Lösung ist in diesem Fall meist, einfach den Steuerberater zu wechseln. Ein kleiner Trost: Ob Sie sich bei Ihrem Steuerberater gut aufgehoben fühlen oder nicht, seine Kosten können Sie jedenfalls von der Steuer absetzen.

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Faktoora-ZUGFeRD

ZUGFeRD

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Wer häufiger Rechnungen erstellt, wird früher oder später mit dem Thema „ZUGFeRD“ konfrontiert. Bereits jetzt gibt es Auftraggeber, die nur noch ZUGFeRD konforme Rechnungen akzeptieren. Trotzdem herrscht häufig noch Unklarheit über das Thema. RECHNUNG.de erklärt, wie Sie schnell und einfach eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen.

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten und vermutlich auch europäischen Pflichtformat entwickelt. Denn etwa die Hälfte aller deutscher Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und müssen daher ihre Rechnungen ZUGFeRD-konform erstellen. Auch die fortschreitende Digitalisierung wird ihren Beitrag zur Verbreitung elektronischer Rechnungen leisten. Für den vorausschauend planenden Unternehmer lohnt sich eine Umstellung daher schon jetzt.

Warum sollte ich meine Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen?

Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD wurde gemeinsam mit Unternehmen und der öffentlichen Hand entwickelt. Technisch basiert ZUGFeRD auf einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) die mit einer XML-Datei (Dateiformat, das auch von Maschinen ausgelesen werden kann) kombiniert wird. Und genau hier liegt die Besonderheit: Dadurch können ZUGFeRD-Rechnungen digital ausgelesen werden und beinhalten physisch dieselben Informationen.

Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.

So können Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen

In der Regel ist für die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen eine Software erforderlich. Diese wandelt eine bestehende Rechnung um oder gibt diese direkt bei der Erstellung als PDF aus, die die entsprechenden Daten auch als XML enthält.

Viele Selbstständige, Start-ups und Kleinunternehmer sparen sich jedoch diese zusätzliche Software und nutzen die Plattform faktoora.com. Bei Faktoora ist jede Rechnung automatisch bei der Erstellung ZUGFeRD-konform. Es sind keine zusätzliche Software oder sonstige Drittanbieter-Lösungen erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: www.faktoora.com.

Und so funktioniert es:

1. Einfach auf www.faktoora.com anmelden.

2. Unternehmensdaten vervollständigen.

3. Rechnungspositionen ausfüllen und auf „Rechnung erstellen“ klicken.

4. Fertig – Die Rechnungsdatei ist nun jederzeit verfügbar und steht ZUGFeRD-konform zum Download bereit.

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Rechnungsstellung-in-Drittländer-kleiner

Rechnungsstellung Drittländer

Dank des Internets sind die Möglichkeiten mit ausländischen Unternehmen zusammenzuarbeiten nahezu endlos. Die potenzielle Kundschaft weltweit ermöglicht ganz neue Maßstäbe für den Dienstleistungsaustausch und Warenhandel. Doch wie genau stellt man Dienstleistungen oder Produkte in Drittländern in Rechnung?

Umsatzsteuerliche Regelungen für die Rechnungsstellung in Drittländer

Im Inland ist die Verrechnung der Umsatzsteuer relativ simpel und für die meisten Unternehmer problemlos durchschaubar. Hierfür weist der Leistungserbringer die Umsatzsteuer auf der Rechnung aus und führt den Betrag anschließend ab. Innerhalb der EU gibt es mit dem Reverse-Charge-Verfahren (dazu später mehr) ebenfalls eine verständliche Möglichkeit, den Mehrwert einer Leistung zu besteuern. Befinden sich einige Kunden jedoch im Drittland, sieht die steuerliche Situation etwas komplizierter aus. Hier gilt folgende Regelung:

Rechnungsstellung von einem Regelunternehmer an einen Regelunternehmer (B2B)

Erwirbt ein anderer Regelunternehmer eine Ihrer Leistungen, liegt der Ort der erbrachten Leistung in der Regel im Land des Kunden. Grundstücksleistungen, Transportdienstleistungen und andere Sonderleistungen (mehr dazu) können hiervon jedoch Ausnahmen bilden. Hier ist es wichtig zu klären, wie die Leistung im Ausland versteuert wird. Die Rechnungsstellung erfolgt jedoch vorerst ohne ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer.

Sollte das Drittland mit Deutschland eine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung getroffen haben, wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger abgeführt. Ist dies nicht der Fall, schulden Sie dem Land der Leistungserbringung ggf. die Umsatzsteuer. Im Voraus einer Leistungserbringung an einen drittländischen Regelunternehmer sind daher die Gesetze im Land der Erbringung der Leistung zu prüfen.

Lara: so einfach kann Buchhaltung sein

Rechnungstellung von einem Regelunternehmer an eine Privatperson (B2C)

Wenn Ihre Kunden Privatpersonen sind, fällt die Mehrwertsteuer grundsätzlich im Inland an. Dabei verschiebt sich der Ort der Leistungserbringung nach Deutschland. Die Rechnung wird anschließend mit deutscher Mehrwertsteuer an den ausländischen Kunden gestellt. Sie müssen also die Mehrwertsteuer, ähnlich wie bei Geschäften im Inland, selbst abführen. Hier gibt es jedoch einige Ausnahmeregelungen für verschiedene Katalogleistungen und andere Sonderleistungen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Rechnungsstellung von einem Kleinunternehmer an ein Drittland

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Dementsprechend muss diese auch nicht im Inland abgeführt werden. Falls sich jedoch der Ort der Leistungserbringung in das Drittland verschiebt, können Sie Schuldner der Umsatzsteuer im Drittland werden. Das ist jedoch nur der Fall, wenn keine Reverse-Charge-ähnliche Vereinbarung mit dem jeweiligen Drittland getroffen wurde.

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Reverse-Charge-Verfahren

Das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren ist ein Verfahren zur Umkehr der Steuerschuld innerhalb der EU. Wenn die Umsatzsteuer auf eine Leistung im Land des Leistungsempfängers anfällt, ist dieser zum Abführen der Steuer verpflichtet. Damit müssen Sie sich nicht mit ausländischen Finanzämtern auseinandersetzen, was den Dienstleistungsaustausch innerhalb der EU maßgeblich vereinfacht. Werden Leistungen aus einem EU-Land bezogen, werden Sie Schuldner der Umsatzsteuer und müssen diese in der Umsatzsteuervoranmeldung abführen. Beispiel: Ein Regelunternehmer in Deutschland berät ein Unternehmen in Frankreich. Die Umsatzsteuer wird anschließend vom französischen Unternehmen an das französische Finanzamt abgeführt. Deutschland hat ähnliche Vereinbarungen zur Umkehr der Steuerschuld mit vielen Drittländern getroffen. Falls Sie beispielsweise eine Dienstleistung in die Schweiz erbringen, würde die Umsatzsteuer ebenfalls vom schweizerischen Unternehmen abgeführt werden. Wichtig ist jedoch, dass die gesetzlichen Gegebenheiten im Vorfeld der Zusammenarbeit geprüft werden. Nur so können Sie feststellen, ob eine Vereinbarung ähnlich dem Reverse-Charge-Verfahren zwischen Deutschland und dem Drittland vorliegt.

Rechnung mit dem Handy erstellen

Anforderungen an die Rechnungsstellung in ein Drittland

Die Rechnungsstellung in Drittländer ist gerade im B2B-Bereich etwas undurchsichtig. In jedem Fall dürfen folgende Angaben auf der Rechnung in ein Drittland nicht fehlen:

1. Vollständige Adresse des Dienstleistenden und Leistungsempfängers

2. Steuernummer des drittländischen Unternehmens, Umsatzsteuernummer des inländischen Unternehmens (B2B)

3. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Lieferzeitraum

4. Umfang der bezogenen Dienstleistung mit konkreter Bezeichnung

5. Die anfallende Rechnungssumme

6. Ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (falls dieser Steuerschuldner ist)

7. In Deutschland anfallende Umsatzsteuer (falls Sie Steuerschuldner sind)

Die landesspezifischen Anforderungen, inbesondere bei der B2B-Rechnungsstellung in Drittländer, können jedoch variieren. Deshalb sollten Sie sich auch hier im Vorfeld über benötigte Angaben informieren. Idealerweise lassen Sie sich von Ihrem Auftraggeber klare Auskünfte darüber geben, was seinerseits auf der Rechnung benötigt wird, um diese ohne Probleme bei seinem Finanzamt einzureichen.

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Rechnungen stornieren

Fehler in der Rechnungserstellung passieren häufiger als man vermuten würde. Wichtig ist, dass diese bemerkt und entsprechend korrigiert werden. Rechtlich bedarf es einer Rechnungsstornierung, um eine Rechnung buchhalterisch korrekt zu korrigieren.

Rechnungsstornierung – Was gilt es zu beachten?

Eine doppelte Rechnungsnummer, eine falsche Adresse oder eine fehlende Ausweisung der Mehrwertsteuer – Die Liste möglicher Fehler bei der Rechnungserstellung ist lang. Im Falle einer Betriebsprüfung können auch kleine Fehler zu großen Problemen führen. Wichtig ist, dass Rechnungen keinesfalls vom Leistungsempfänger korrigiert werden, sondern ausschließlich vom ursprünglichen Rechnungssteller. Wurde eine Rechnung noch nicht bezahlt, lässt sich eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur problemlos durchführen.

Verbuchte Rechnungen korrigieren

Sind Rechnungen bereits verbucht, lassen sich diese nicht mehr im Nachhinein korrigieren. Hier führt kein Weg an einer Rechnungsstornierung vorbei. Wurde der Rechnungsbetrag bereits bezahlt, muss eine Art „Gutschrift” für die jeweilige Rechnungssumme erstellt werden. Dazu wird eine Storno-Rechnung erstellt, die den Rechnungsbetrag als Negativsumme ausweist.

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Seit 2013 sind klassische Gutschriften im Zusammenhang mit Rechnungsstornierungen nicht mehr zulässig. Auf Rechnungsstornierungen nutzen Sie daher einfach den Terminus Storno-Rechnung oder Rechnungskorrektur.

In einer Storno-Rechnung wird Bezug zu der korrigierten Rechnung genommen. Diese sollte mit ihrer Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum angeführt werden. Außerdem wird eine Storno-Rechnung in der Buchhaltung grundsätzlich als neue Rechnungsnummer angelegt. Die stornierte Rechnung sollte darin auch ausdrücklich als ungültig erklärt werden. Außerdem müssen Rechnungsstornierungen alle in § 14 Absatz 4 UStG definierten Anforderungen an eine Rechnung erfüllen.

Welche Angaben vonnöten sind, erfahren Sie hier.

Unverbuchte Rechnungen korrigieren

Wurde eine Rechnung zwar beanstandet, aber noch nicht bezahlt, lassen sich Korrekturen verhältnismäßig unkompliziert anfertigen. Hierfür genügt es, wenn der ursprüngliche Rechnungssteller eine korrigierte Rechnung nachreicht. Diese kann entweder als neue Rechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer oder als Berichtigungsdokument verschickt werden.

Eine Rechnungskorrektur muss folgende Angaben beinhalten:

  • Verweis auf die Ursprungsrechnung (mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum)
  • korrigierte Fehler der Ursprungsrechnung
  • Name und Adresse des Kunden und Leistungserbringers

Diese Korrekturen können theoretisch handschriftlich oder formlos erfolgen. Zu beachten ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger das Berichtigungsdokument zwingend mit der ursprünglichen Rechnung zusammen verbuchen muss.

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Da es sich bei einer Storno-Rechnung um eine separate Rechnung handelt, muss auch diese über eine chronologisch korrekte Rechnungsnummer verfügen. Nutzen Sie daher das System, welches Sie auch zur normalen Vergabe von Rechnungsnummern verwenden.

Was muss anschließend beachtet werden?

Nach der Erstellung der Rechnungsstornierung, steht einer neuen und korrigierten Rechnung nichts mehr im Wege. Die neue Rechnung wird dabei als ganz normale Rechnung behandelt. Fügen Sie aber auch hier einen Vermerk zu der korrigierten Rechnung ein. Abschließend legen Sie lediglich die stornierte Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltung unter „storniert“ ab.

Da sowohl die fehlerhafte ursprüngliche Rechnung als auch die Stornierung mit einer einzigartigen Rechnungsnummer versehen wurden, bleibt die Situation für das Finanzamt transparent. Eine Betriebsprüfung oder der normale Vorsteuerabzug dürfte daher keine Probleme verursachen.

Mit RECHNUNG.de fehlerhafte Rechnungen vermeiden

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Rechnung erstellen

Eine Rechnung zu erstellen klingt einfacher als es ist. Der Rechnungssteller hat bei der Ausstellung zahlreiche Anforderungen zu erfüllen. Versäumt er dies, sind mitunter finanzielle Sanktionen die Folge. In der Regel sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, gesetzeskonforme Rechnungen über ihre gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen auszustellen. Das mag zwar schnell zum Ärgernis ausarten, doch ist die Rechnungserstellung ein notwendiger Vorgang, um Umsätze zu generieren. Doch wie sieht eine ordnungsgemäße Rechnung aus und welche Vorgaben sind bei ihrer Erstellung zu beachten?

Worauf ist bei der elektronischen Rechnungsstellung zu achten?

Ein Unternehmen muss eine Rechnung längst nicht mehr als analoges Dokument in Papierform zustellen, sondern kann sie dem Empfänger zeitgemäß und unkompliziert in elektronischer Form übermitteln. Die Vorgaben bezüglich des Inhalts sind für beide Zustellungsarten identisch. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Rechnungsempfänger vorab seine Zustimmung zu dieser Form der Übermittlung geben muss. Bezahlt er die elektronisch übermittelte Rechnung, zählt dies als stillschweigende Zustimmung. Das Unternehmen übermittelt elektronische Rechnungen entweder als E-Mail-Anhang oder stellt die Datei zum Download zur Verfügung.

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Elektronische Rechnung

Der Versand elektronischer Rechnungen via E-Mail ist seit 2011 möglich. Am 01.07.2016 entfielen die Notwendigkeiten einer digitalen Signatur oder der Einhaltung der EDI-Standards. Die Zustellung einer Rechnung in elektronischer Form erfordert keine digitale Signatur und keinen elektronischen Datenaustausch gemäß dem EDI-Verfahren (englisch „electronic data interchange“). Einige Aspekte muss der Versender jedoch gewährleisten: – Echtheit der Rechnungsherkunft – Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung – Lesbarkeit des Dokuments

Welcher Steuersatz gilt?

Generell gilt der in Deutschland übliche Umsatzsteuerregelsatz von 19 Prozent, den Unternehmen dem Kunden zusätzlich in Rechnung stellen und später an das Finanzamt abführen. Gemäß einer Sonderregelung fällt für einige Waren oder Dienstleistungen jedoch ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von lediglich 7 Prozent an. In Anlage 2 zum UStG sollten sich Unternehmer im Zweifelsfall vorab vergewissern, welcher Steuersatz gilt. Bei Unsicherheit empfiehlt es sich nachdrücklich, einen Steuerberater zu konsultieren. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, sofern sie die Kleinunternehmerregelung beantragt haben.

Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?

Tatsächlich ist der Unternehmer verpflichtet, ein Duplikat von jeder versendeten Rechnung zu erstellen und dieses für zehn Jahre aufzubewahren. Ebenso lange muss er Rechnungen, die er von anderen Unternehmen erhalten hat, archivieren. Dabei ist es wichtig, dass die Rechnungen vollständig lesbar bleiben. Zudem ist zu beachten, dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Verstößt das Unternehmen gegen die Aufbewahrungspflicht, zieht dies eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro nach sich.

Worauf ist bei der Rechnungszustellung zu achten?

Ganz gleich ob per Brief oder als elektronisches Dokument – die Frist für die Rechnungsstellung beträgt sechs Monate. Jedes Unternehmen, das Dienstleistungen oder Warenlieferungen für andere Unternehmen oder juristische Personen vornimmt, muss die Rechnung binnen dieser sechs Monate zustellen. Die Frist beginnt mit dem vollständigen Abschluss der Lieferung oder Leistung. Andernfalls drohen für eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Absatz 2 UStG Geldbußen von bis zu 5.000 Euro.

Ist der Auftraggeber allerdings eine Privatperson, existiert keine Frist für die Rechnungsstellung. Einzige Ausnahme ist der Grundstückskauf, für den eine sechsmonatige Frist gilt.

Wann verjährt die Rechnung?

Rechnungen weisen in der Regel eine Verjährungsfrist von drei Jahren auf. Hat das Unternehmen bis zu einem Zeitpunkt drei Jahre nach dem Jahresende des Kalenderjahres der vollständigen Leistungserbringung keine Forderung abgeliefert, wurde der Betrag bis dahin nicht beglichen oder hat es den Betrag nicht mittels Mahnungen eingefordert, ist der Anspruch auf Zahlung vollständig verwirkt. Mehr dazu hier.

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Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerreglung ist eine Vereinfachung im Steuerrecht, die vor allem kleine und neugegründete Unternehmen entlastet. Sie ist nicht auf Neugründer beschränkt und darf unbegrenzt häufig angefordert werden. Unternehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, können den Kleinunternehmerstatus beantragen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Den vorschnellen Verzicht sollten Sie sich allerdings gut überlegen – denn die Kleinunternehmerregelung bringt viele Vorteile mit sich.

Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 des Umsatzsteuergesetztes) ist eine Vereinfachungsregelung, die Unternehmern mit geringen Umsätzen die Option bietet, steuerrechtlich größtenteils wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Ein Kleinunternehmer muss die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Dadurch sind seine Produkte für den Endkunden, der nur die Bruttopreise vergleicht, günstiger.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kleinunternehmern großer bürokratischer Aufwand erspart bleibt. Sie führen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auf, müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen und die ansonsten verpflichtende monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt ebenfalls. In diesem Fall sind sie aber auch vom Vorsteuerabzug von Rechnungen anderer Unternehmen ausgeschlossen. Sie können die Mehrwertsteuer, die sie beim Kauf von Produkten anderer Unternehmen bezahlen, nicht steuerlich geltend machen und vom Finanzamt zurückfordern.

Bedingungen für die Anerkennung als Kleinunternehmen

Aus steuerlicher Sicht können

– Einzelunternehmer – Freiberufler – Teams in den Rechtsformen GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) – Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) – und weitere Unternehmensformen

die Kleinunternehmerregelung anfordern, sofern sie

– im ersten Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erwarten. – im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten.

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Tipp: Kleinunternehmerregelung bereits vor Geschäftsbetrieb anfragen

Wenn die Umsätze die Grenze von 22.000 Euro zu übersteigen drohen, kann es sinnvoll sein, die Kleinunternehmerregelung vor dem eigentlichen Start in die Geschäftsphase zu beantragen – beispielsweise vor einem längeren Urlaub. Denn werden in den ersten Monaten keine Umsätze erzielt, bleibt für die profitablen Monate ein größerer Spielraum bis zum Erreichen des Maximalumsatzes.

WICHTIG: Die Umsatzgrenze ist 2020 gestiegen. Bisher galt, dass der Umsatz im Vorjahr 17.500 € nicht überschritten hat. Weiterhin gilt jedoch, dass im laufenden Jahr der Umsatz voraussichtlich nicht über 50.000 € liegt.

Die Summen beziehen sich jeweils immer auf ein vollständiges Kalenderjahr. Falls der Nutzer die selbstständige Tätigkeit im Laufe des Kalenderjahres aufgenommen hat, muss er den voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen. Bei diesen Umsatzgrenzen handelt es sich um Brutto-Beträge, die Umsatzsteuer ist hier also bereits enthalten. Diese müssen Kleinunternehmer in diesem Fall also weder ausrechnen noch auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.

Vier Beispiele zur Kleinunternehmerregelung

Für das bessere Verständnis verdeutlichen die folgenden vier Beispiele, in welchen Fällen die Kleinunternehmerreglung gültig ist, und wann der Unternehmer, abhängig von seinem Jahresumsatz, in die Regelbesteuerung eingestuft wird.

Fall 1: Existenzgründung als Kleinunternehmer

Ein Existenzgründer verkauft Waren über einen Internet-Shop. Für das erste Jahr erwartet er einen Umsatz von etwa 11.000 Euro. In diesem Fall gilt die Kleinunternehmerregelung, denn die geschätzte Summe hat die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überstiegen. Auch besteht die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und stattdessen die Regelbesteuerung zu wählen. An diese Entscheidung ist er allerdings fünf Jahre gebunden und ein Wechsel zurück ist nur dann möglich, wenn auch nach dieser Zeit die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten wird.

Oftmals fällt eine solche Gründung allerdings nicht auf den Jahresanfang, sondern ein beliebiges anderes Datum. In diesem Fall rechnet der Gründer den erwarteten Umsatz auf das Jahr hoch. Angefangene Monate zählen hierbei als volle Kalendermonate.

Fall 2: Erwartungen werden übertroffen

Falls die Umsätze die erwartete Summe (11.000 Euro) übertreffen und am Jahresende 23.000 Euro zusammenkommen, bleibt der Kleinunternehmer-Status trotzdem erhalten. Wichtig ist nur, dass die zu geringe Schätzung plausibel ist, also nicht wissentlich heruntergerechnet wurde.

Fall 3: In zwei aufeinanderfolgenden Jahren Umsatzgrenzen eingehalten

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das Jahr 2020 erwartet er einen Umsatz von 44.000 Euro. In diesem Fall wird der Gründer für beide Jahre als Kleinunternehmer eingestuft, denn 2019 blieb der Umsatz unter der Grenze von 22.000 Euro, und im Folgejahr liegt die Prognose unter der Umsatzgrenze von 50.000 Euro. Erst ab dem Jahr 2021 verliert der Gründer den Status des Kleinunternehmers, da er im Vorjahr mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet hat (nämlich 44.000 Euro).

Fall 4: Status als Kleinunternehmer wird aberkannt

Im Gründungsjahr 2019 betrug der Umsatz eines Unternehmers 16.600 Euro. Für das darauffolgende Jahr werden aber bereits Umsätze in Höhe von 60.000 Euro erwartet. In diesem Fall wird der Grenzwert im zweiten Geschäftsjahr vermutlich überschritten. Daher wird der Gründer bereits im Kalenderjahr 2020 umsatzsteuerpflichtig. Die Überschreitung der Umsatzgrenze hat keine weiteren Folgen.

Korrekte Rechnungsstellung bei bestehender Kleinunternehmerregelung

Sofern für einen Unternehmer mit geringen Umsätzen die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, muss er bei der Rechnungsstellung einige Pflichtangaben und Verbote beachten. Solange der Status gültig ist, darf er auf seinen Rechnungen weder einen Umsatzsteuersatz noch seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben. Ferner darf er Netto- und Bruttopreise nicht getrennt ausweisen. Des Weiteren muss eine solche Rechnung einen Passus enthalten, der auf die Umsatzsteuer-Freiheit hinweist. Zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.”

Häufige Fehler vermeiden

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung birgt einige Fallstricke. Wir zeigen Ihnen, welche häufigen Fehler Kleinunternehmer begehen können und wie man sie vermeiden kann.

Sich für Kleinunternehmer-Status entscheiden, obwohl es sich nicht lohnt

Kontraproduktiv ist die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung dann, wenn die Geschäfte vor allem mit umsatzsteuerpflichtigen Firmenkunden zustande kommen. Diese bekommen die Mehrwehrsteuer vom Finanzamt erstattet und entscheiden sich bei gleichen Endpreisen tendenziell eher für einen Konkurrenten, der diese ausweist.

Wenig sinnvoll ist der Kleinunternehmer-Status auch für Geschäftstätige, die viele Investitionen tätigen müssen oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn als Kleinunternehmer haben sie kein Recht auf Vorsteuerabzug. Bei kleineren Anschaffungen fällt das noch nicht groß ins Gewicht, bei größeren Anschaffungen jedoch schon. Einem Unternehmer erstattet das Finanzamt bei einem solchen Kauf 19 Prozent Mehrwertsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Ein als Kleinunternehmer registrierter Käufer muss hingegen den vollen Preis zahlen. Bei der geplanten Anschaffung eines Computers, dessen Kaufpreis nicht selten vierstellig ist, ist der Kleinunternehmer-Status daher nicht sinnvoll. Bei einer Anschaffung für 1000 Euro spart er sich bei einer Umsatzsteuer von 19 Prozent 190 Euro.

Die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen anwenden

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Kleinunternehmerregelung auf mehrere Unternehmen angewendet werden kann. Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro ist jedoch immer an eine Person und nicht an ein oder mehrere Unternehmen gebunden. Bleiben die einzelnen Unternehmen unterhalb der Grenze, überschreiten aber in der Summe die Umsatzgrenze, muss die jeweilige Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) handelt.

Auf der Rechnung den Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung vergessen

Kleinunternehmer sind von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen lediglich darauf hinweisen, dass sie von der Deklarationspflicht befreit sind (siehe Box oben). Vergisst der Kleinunternehmer jedoch diese Angabe, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, denn der Rechnungsempfänger wird die Rechnung in der Regel beanstanden. Schnelle Abhilfe in diesen Fällen schafft eine Rechnungskorrektur.

Ausweisen der Mehrwertsteuer

Weist ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer Rechnungsposten fälschlicherweise mit 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer aus, muss er diese Beträge an das Finanzamt abführen. Außerdem muss er den Empfänger der Rechnung über das Missgeschick und das Finanzamt über den Korrekturwunsch informieren. Falls das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet hat, bekommt der Rechnungssteller den von ihm bezahlten Mehrwertsteuerbetrag zurück. Deutlich komplizierter wird es, wenn der Rechnungsempfänger diese Vorsteuer bereits beim Finanzamt geltend gemacht hat. Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beim Finanzamt beantragen. Der Rechnungsempfänger hat die Vorsteuer hingegen zurückzuzahlen, noch bevor das Finanzamt den Betrag erstattet.

Den potenziellen Umsatz falsch einschätzen

Eine richtige Vorhersage des Umsatzes ist nicht immer einfach – weder für Neugründer noch für erfahrene Unternehmer. Sollten sich die Umsätze im Gründungsjahr über die erlaubten 22.000 Euro summieren, kommt es darauf an, ob die Mehreinnahmen überraschend eingetreten sind. Im Zweifel muss der Unternehmer dem Finanzamt glaubhaft erklären, warum mit den Mehreinnahmen nicht zu rechnen war. Für das betreffende Geschäftsjahr bleibt der Kleinunternehmer-Status erhalten, im Folgejahr wird dann die Umsatzsteuer fällig und das selbst, wenn die Einkünfte unterhalb der 22.000 Euro liegen sollten. Weist das Finanzamt hingegen nach, dass der Umsatz mutwillig kleingerechnet wurde, wird der Unternehmer rückwirkend umsatzsteuerpflichtig und die Differenz ist dementsprechend nachzuzahlen.

Nach einem Jahr in den Status wechseln

Ein Unternehmer, der im ersten Jahr auf den Kleinunternehmer-Status willentlich verzichtet hat, möchte aufgrund unerwartet kleiner Umsätze im Folgejahr in diesen wechseln. Dies ist allerdings nicht möglich. Wer sich gegen den Status als Kleinunternehmer entscheidet, muss fünf Jahre warten, bis er sie wieder beanspruchen darf und von der Regelung profitieren kann.

Das Auslaufen der Kleinunternehmerregelung verpassen

Generell müssen Unternehmer selbst errechnen, ob sie noch für die Kleinunternehmerregelung infrage kommen oder regulär besteuert werden müssen. Eine Mitteilung seitens des Finanzamts findet nicht statt. Deshalb ist es sinnvoll, kurz vor Ablauf des Jahresendes die Umsatz-Summe zu prüfen. Liegt diese über 22.000 Euro, muss im Folgejahr die Umsatzsteuer erhoben werden. Vergisst der Unternehmer, diese zu erheben, ist er dem Finanzamt den Differenzbetrag schuldig. Die Umsatzsteuer muss also abgeführt werden, ohne jemals vom Geschäftspartner verlangt worden zu sein. In diesem Fall ist die Korrektur aller falsch ausgewiesenen Rechnungen notwendig. Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden bezahlen die Differenz in der Regel, da sie diese wieder von der Steuer absetzen können. Bei falschen Rechnungen an Privatkunden und umsatzsteuerbefreite Unternehmen bleiben Selbstständige oftmals auf offenen Beträgen sitzen.

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kleinbetragsrechnung

Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungsbeträge bis 250 € gelten in Deutschland geringere Anforderungen als für „normale“ Rechnungen. Die sogenannten Kleinbetragsrechnungen dienen dazu, die Rechnungserstellung bei geringen Rechnungsbeträgen zu vereinfachen. Welche Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen bestehen und was diese von normalen Rechnungen unterscheidet, erfahren Sie im RECHNUNG.de Ratgeber.

Welche Rechnungen sind Kleinbetragsrechnungen?

Häufig wird der Begriff „Kleinbetragsrechnung“ mit dem Begriff „Kleinunternehmer“ in Verbindung gebracht. Dabei haben diese absolut nichts miteinander zu tun. Kleinbetragsrechnungen können sowohl von Regelunternehmern als auch von Kleinunternehmern für alle Rechnungsbeträge bis 250 € ausgestellt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Leistung an eine Privatperson (B2C) oder an ein anderes Unternehmen (B2B) handelt.

Mehrere Rechnungen über dieselbe Dienstleistung dürfen allerdings nicht mit den vereinfachten Anforderungen der Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden, wenn diese zusammen einen Betrag von 250 € überschreiten.

Was müssen Kleinbetragsrechnungen beinhalten?

Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 € müssen grundsätzlich nur fünf Angaben beinhalten:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  2. Ausstellungsdatum der Rechnung
  3. Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der geleisteten Dienstleistung
  4. Bruttopreis
  5. Anzuwendender Steuersatz oder der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Wichtig ist, dass auch Kleinbetragsrechnungen den genauen Mehrwertsteuersatz aufführen. Ein einfacher Hinweis, dass Mehrwertsteuer berechnet wurde, ist nicht ausreichend. Werden mehrere Mehrwertsteuersätze fällig, müssen Rechnungen zudem die Bruttoendsummen pro Mehrwertsteuersatz aufführen. In einer solchen Situation muss die Rechnung auch über eine Bruttogesamtsumme verfügen.

Eine Pflicht zur vereinfachten Rechnungsstellung besteht allerdings nicht. Ein Unternehmen kann also grundsätzlich auch bei Beträgen unter 250 € Rechnungen mit vollständigen Rechnungsangaben erstellen. Sind diese Angaben allerdings fehlerhaft, gefährdet dies den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.

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Kleinbetragsrechnungen können nur bei inländischen Geschäften zum Einsatz kommen. Bei grenzüberschreitenden Leistungen und Lieferungen innerhalb der EU oder in Drittländern gelten andere Rechnungsanforderungen.

Was darf weggelassen werden?

Ein großer Teil der in § 14 Absatz 4 UStG festgelegten Anforderungen an „normale“ Rechnungen trifft auf Rechnungen bis 250 € nicht zu. Folgende Angaben können guten Gewissens ausbleiben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Leistungs- und Lieferzeitraum
  • Nettoentgelt und separate Berechnung der anfallenden Steuer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer

Was müssen Rechnungsempfänger beachten?

Kleinbetragsrechnungen bieten sowohl dem Lieferanten als auch dem Rechnungsempfänger eine Erleichterung. Allerdings können im Alltag Situationen entstehen, in denen man bei betrieblichen Einkäufen nach einer „normalen“ Rechnung fragen muss. Das kann zum Beispiel bei größeren Anschaffungen im Baumarkt oder beim Tanken mehrerer Dienstfahrzeuge der Fall sein. Viele Kassierer wissen nicht, dass nur Rechnungen bis 250 € vereinfachte Angaben beinhalten dürfen und stellen daher lediglich einen einfachen Kassenbeleg aus. In solchen Situationen müssen betriebliche Einkäufer daher auf eine vollständige, formale Rechnung bestehen, um von ihrem Vorsteuerabzug Gebrauch machen zu können.

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Besondere Vorsicht ist geboten, wenn eine Kleinbetragsrechnung mit zusätzlichen Angaben, wie dem Namen und der Anschrift des Käufers, versehen wird. Wenn versehentlich ein falscher Name oder eine fehlerhafte Anschrift aufgeführt wird, kann dies ein Grund für das Finanzamt sein, den Vorsteuerabzug zu verweigern. Die Belege von betrieblichen Einkäufen sollten daher grundsätzlich und unabhängig von der Rechnungssumme auf ihre Richtigkeit geprüft werden.

Kleinbetragsrechnungen unterliegen, genau wie normale Rechnungen, der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Gerade bei gedruckten Belegen ist daher eine Digitalisierung ratsam. Bei digitalen Rechnungen müssen zudem die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) beachtet werden.

Wann sollten Unternehmer Kleinbetragsrechnungen erstellen?

Ob Unternehmer von den vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen Gebrauch machen sollten, hängt von der Zeitersparnis ab, die sie dadurch erhalten. Da in vielen Branchen regelmäßig höhere Rechnungen ausgestellt werden, liegen den meisten Unternehmen korrekte Rechnungsvorlagen vor. In der Regel macht es dann nicht mehr Arbeit, diese Vorlagen vollständig auszufüllen.

In Offline-Geschäften können die vereinfachten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen allerdings sehr praktisch sein. Dadurch genügen auch Geschäftskunden bis zu einer Rechnungssumme von 250 € in der Regel einfache Kassenzettel, um ihre Vorsteuer geltend zu machen.

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Mit unserem kostenfreien Rechnungsgenerator stellen Sie Rechnungen gesetzeskonform und schnell aus. So sparen Sie Zeit bei der Rechnungserstellung und reduzieren das Risiko von Fehlern. Möchten Sie zudem von unserem Factoring-Angebot Gebrauch machen, können Sie Ihre Rechnungen direkt über den Rechnungsgenerator einreichen.

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Rechnungen-korrigieren

Fehlerhafte Rechnungen korrigieren

Wie wir im Beitrag über Rechnungsstornierungen bereits angemerkt haben, stehen prinzipiell zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Fehler in Rechnungen auszubessern: Die Korrektur und die Stornierung. Die Rechnungskorrektur mithilfe eines Berichtigungsdokument kann lediglich bei noch nicht verbuchten Rechnungen erfolgen.

Wann müssen Rechnungen berichtigt werden?

Rechnungen müssen die in § 14 Abs. 4 UStG definierten Pflichtangaben für Rechnungen erfüllen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet. Zudem kann auch der Betriebsausgaben-Abzug gefährdet sein, wenn Zweifel an der Glaubwürdigkeit einer Abrechnung bestehen. In der Praxis bedeutet dies, dass der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer geltend machen kann und ggf. die Ausgabe vollständig aus den Betriebsausgaben gestrichen wird.

Unternehmer müssen Rechnungen also dann berichtigen, wenn diese nicht die gesetzlichen Pflichtangaben erfüllen. Rechtschreib- oder Grammatikfehler müssen nicht berichtigt werden, da diese sich nicht negativ auf den Rechnungsempfänger auswirken. Oft vorkommende Fehler sind beispielsweise folgende:

  • Eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer
  • Falsch ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge
  • Eine fehlende Steuernummer
  • Ein fehlendes Leistungsdatum
  • Unregelmäßigkeiten in der Rechnungskalkulation

Worauf kommt es bei einem Berichtigungsdokument an?

Ein Berichtigungsdokument ist eine unkomplizierte Möglichkeit, Fehler in bereits erstellten Rechnungen zu korrigieren. Dies ist besonders attraktiv, da es den Zeitaufwand für eine Korrektur deutlich verringert. Das Erstellen einer komplett neuen Rechnung und eine anschließende Rechnungsstornierung muss so nämlich nicht erfolgen.

Im Fokus des Berichtigungsdokumentes muss der Zusammenhang zu der fehlerhaften Rechnung stehen. Das sollte über einen Verweis auf die entsprechende Rechnungsnummer und das ursprüngliche Rechnungsdatum erfolgen. Außerdem gilt es, den Fehler der Originalrechnung entsprechend zu berichtigen. Handelt es sich um einen Fehler im Rechnungsdatum, sollte das fehlerhafte Datum zusammen mit dem korrigierten Datum genannt werden. Bei Fehlern in der Rechnungsnummer ist diese Vorgehensweise identisch.

Zudem gehören das aktuelle Datum und die Anschriften des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers auf die Korrektur. Ansonsten gibt es keine klar definierten formalen Anforderungen an das Dokument. Dies kann Korrekturen in Listenform oder auch Korrekturen in einer ausführlichen schriftlichen Erklärung beinhalten.

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Wurde eine Rechnung bereits verbucht, führt nichts an einer ordnungsgemäßen Rechnungsstornierung vorbei. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsstornierungen.

Sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungserbringer müssen die Berichtigungsdokumente anschließend zusammen mit dem Original buchhalterisch ablegen. So wird sichergestellt, dass das fehlerhafte Original nicht versehentlich ohne Berichtigung verbucht wird.

Handschriftliche Korrektur einer Rechnung

Handelt es sich um eine Rechnung im Papierformat, besteht auch die Möglichkeit einer handschriftlichen Korrektur. So können Unternehmer eine Rechnungsnummer bei einem Kundentermin berichtigen, ohne ein separates Berichtigungsdokument zu erstellen. Wichtig ist, dass entsprechende Fehler korrigiert werden und die Rechnung anschließend erneut unterschrieben wird. Diese sollte dann lediglich für die eigenen Unterlagen kopiert werden, um die Korrektur in der eigenen Buchhaltung zu belegen.

Schluss mit Unsicherheiten bei der Rechnungserstellung

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