FAQ
FAQ Digitale Signatur
Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Signatur
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Bestätigung der Rechtskonformität des Rechnung.de Dienstes
Schalast & Partner, Rechstanwälte
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Schaubild technischer Ablauf
Das Schaubild zeigt den technischen Ablauf für den Rechnungsversand mit qualifizierter elektronischer Signatur.
FAQ
Was ist die elektronische Signatur?
Basierend auf einem komplizierten mathematischen Verfahren, ist die elektronische Signatur - vereinfacht ausgedrückt - ein digitales Siegel, welches bei der digitalen übermittlung von Daten den Absender zweifelsfrei identifiziert (Authentizität) und den Originalzustand der transportierten Daten gewährleistet (Integrität).
Ist eine elektronisch signiertes Dokument auch verschlüsselt?
Nein. Der Inhalt der signierten Datei bleibt unabhängig von dem gewählten Sicherheitsstandard für jeden lesbar.
Wo ist die elektronische Signatur gesetzlich geregelt?
Im Signaturgesetz (SigG) und in der Verordnung zum Signaturgesetz (SigV) werden die elektronischen Signaturen selbst und insbesondere die Anforderungen an elektronische Signaturen und Zertifizierungsanbieter definiert. Die Rahmenbedingungen, wann welche elektronische Signatur verwendet werden kann oder muss beruhen im Wesentlichen auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und anderen Gesetzen sowie Rechts- und Verwaltungsverordnungen.
Welche elektronischen Signaturen sind rechtlich relevant?
Rechtlich relevant sind die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur, die qualifizierte elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung, § 2 SigG.
Kann ich durch die elektronische Signatur die gesetzliche Schriftform wahren?
Ja. Schreibt das Gesetz die schriftliche Form vor, z. B. bei Abschluss eines Mietvertrags für längere Zeit oder der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, bedarf es bei Ersatz durch die elektronische Form der qualifizierten elektronischen Signatur oder der qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung.
Hat die elektronische Signatur Beweiswert bzw. Beweiskraft vor Gericht?
Ja. Ein mit einer elektronischen Signatur versehenes elektronisches Dokument kann in einem Streitverfahren als Beweismittel eingeführt werden. Dies gilt auch für einfache und fortgeschrittene elektronische Signaturen. Auf elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, sind die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend anwendbar, d.h. solche Dokumente werden wie (Papier-) Urkunden behandelt.
Ist der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen möglich?
Ja. Seit dem 1. Januar 2002 ist der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich. Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - auch auf elektronischem Weg übermittelt werden, § 14 Abs. 1 S. 2 UStG. Die inhaltlichen Voraussetzungen der (elektronischen) Rechnung umfassen nach § 14 Abs. 4 UStG u. a. die Angabe von Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die bloße Vorlage eines Ausdrucks der Rechnung genügt jedoch nicht. Bei übermittlung der Rechnung per E-Mail ist entsprechend § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung entsprechend dem Signaturgesetz erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten.
Benötige ich die Zustimmung des Rechnungsempfängers?
Ja. Für die elektronische übermittlung von Rechnungen ist nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG die Zustimmung des Empfängers nötig. Diese Zustimmung bedarf jedoch keiner besonderen Form - es genügt, dass die Beteiligten die elektronische übermittlung von Rechnungen tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Welche Aufbewahrungspflichten habe ich?
Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die elektronische Rechnung nebst Dokumentation der Signaturprüfung, Signaturprüfschlüssel, Zertifikat und ggf. weiterer Kryptographie-Schlüssel aufbewahrt wird. Insbesondere sind aber die teilweise sehr kurzen Haltbarkeitsdaten für elektronische Archivierungsmedien zu beachten.
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